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新加坡最大規模的共同工作空間 JustCo 在去年大幅擴張。有了 Dropbox Business 的協助,該公司能夠管理位在多個國家內的檔案和資產,讓團隊和客戶能時時獲得最新資訊並常保安全。

重要成果

為外部合作夥伴提供高品質的客戶體驗

可安全存取機密資訊

為內部團隊提供高效率的新進員工培訓

挑戰

成長中的團隊分佈各地

JustCo 意欲成為新加坡 (暫不論全亞洲) 最大規模的共同工作空間網路,而且對其雄心壯志並不諱言,因此在 2015 年大幅擴張單一辦公室架構的規模也並非意外之舉。JustCo 現在共有十一處設備齊全的地點,備有新創公司所需的最新設施,從產品設計空間到時尚的展示廳等樣樣俱備。

空間更多、員工更多、地點更多,代表再也無法僅由簡易的網路連接儲存裝置 (NAS) 系統來管理資料,導致各地的員工想要檢視同個檔案時會有所困難。檔案可能僅在幾個地點同步處理,其他地方則否。Wan Sing 表示:「這對使用者來說並非很好用的系統。從使用者管理的角度來看,當時我們的團隊在不斷成長,且需要更加安全的管理控制功能。」

除此之外,從新進員工的培訓,乃至員工離職時的智慧財產保護作業,人力資源流程的管理實在相當耗時。「在我們改用 Dropbox Business 之前,需要花許多時間為新進員工進行入職訓練。我們的團隊平均在每個人身上要花上 30 分鐘的時間。」

「隨著公司成長,我們的資料儲存系統開始顯現問題。從使用者管理的角度來看,當時我們的團隊在不斷成長,且需要更加安全的管理控制功能,因此我們選擇使用 Dropbox Business。」

解決方案

集中式的儲存與管理控制功能

由於公司大多數員工自己都有使用 Dropbox,採用 Dropbox Business 無需再三考慮。Wan Sing 表示:「有些員工早已選擇使用免費的 Dropbox 帳戶,以便輕鬆共享和儲存檔案。」隨著公司規模擴大,安全性和更大的儲存空間變得越發重要。

「我們決定改用 Dropbox Business,而 IT 資訊主頁馬上就提供了更多控制功能。雙因素驗證功能也很有用,IT 部門也發現新進員工的訓練變得更輕鬆了。」新進員工和離職員工的處理工作都獲得改善。「有員工離職時,輕鬆就能將員工擁有的機密資訊取回。回復檔案版本相當簡單,且公司資料可保安全無虞。」

合作設計和協同合作變得更加流暢,且能跨越多個地點完成工作,讓 JustCo 能夠發揮空前的工作效率。Wan Sing 表示:「我們有 70 名員工散佈在新加坡和亞洲各地的十一個據點,但我們工作時就像大家都身處相同地點一般。行銷團隊常會使用 Dropbox 儲存大型檔案,例如設計檔、大型影像資料、影片檔等,而且全都可以不斷更新修訂。檔案整理得有條不紊,全都集中一處……這種協作的概念超越了空間本身,且體現在我們所使用的產品和我們為新創公司和創業家所提供的服務上。」

「我們有 70 名員工散佈在新加坡和亞洲各地的十一個據點,但我們工作時就像大家都身處同地一般。」

成果

不斷成長的空間

資料的整理和安全性既然受到妥善處理,Wan Sing 和他的團隊就能將更多時間投注在 JustCo 的遠大前程上。

Wan Sing 表示:「其實除了實際的共同工作空間社群之外,我們甚至還會讓我們的會員與合作夥伴互相聯繫,他們自己可能本來難以取得此種管道。我們希望協助大家的公司發展,為他們提供成長所需的工具、社群和人脈。」