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Melewi 運用 Dropbox Business 協調設計師和創作專業人士組成的跨國團隊,而無需設立總部。

重要成果

隨時隨地存取重要檔案

檔案安全與復原

協作效率更高

挑戰

散佈多個時區的團隊

Melewi 創辦人 Melissa Ng 在創立屬於自己的設計公司時,就立下一個理想,希望能由設計師和開發人員組成完全的遠端團隊。自認為「數位遊牧民族」的 Ng 希望能夠駕馭全球團隊帶來的創作能力,同時善用各個設計師對當地市場精細入微的瞭解,而不受限於實體工作場所的限制。因此各地文化、不同的影響、各種設計背景持續融合,正是這支團隊競爭優勢的來源。

Ng 進一步說明:「我們是真正全球化的團隊,因此在設計將來自各地的所有人作為對象的產品時,我們確實掌握了優勢。我們的設計師來自新加坡、菲律賓、希臘、印度、巴西、丹麥、英國、美國。」這支團隊共同合作處理許多跨國客戶的專案,如 Visa、Samsung、McDonalds 等。為了建立起協調一致的全球團隊,Ng 需要採用合適的協作平台,幫助團隊維持工作效率。Ng 選擇使用 Dropbox Business 讓團隊能夠同步處理平面設計、UX、開發相關的大量檔案。凡事難以盡如人意。

在早期階段,整理和共享檔案確實是項難題。Ng 回想道:「我們一開始並沒有使用 Dropbox,也沒有建立檔案的架構。真的會把人搞糊塗,有幾百萬封電子郵件來來回回, 不斷寄來的檔案實在很煩人。」因此對解決方案的需求顯而易見。

「我們必須讓設計師能夠隨時存取資料,不能因為時差而讓任何人有所不便。」

解決方案

結構化的安全儲存解決方案

Ng 的團隊早已使用個人的 Dropbox 帳戶彼此分享大型檔案,因此升級為 Dropbox Business 是自然而然的選擇。如今 Dropbox Business 已經是 Melewi 日常運作不可或缺的一部份,所有資產、檔案、文件、合約都存在於雲端之上。Melewi 對每項工作設定嚴格的檔案結構,一個資料夾供內部使用,另個相同的資料夾則給客戶,藉此讓大家保持同步。

Ng 表示:「我們處理好檔案結構後,因為大家都具備相同的認知,事情就變得鬆多了。Dropbox Business 讓我們省去了許多搜尋文件的時間, 檔案請求的數量也大幅減少,可能一個月才有一次。」

此外,預覽功能也加快了客戶核准檔案的速度,因為有些客戶的裝置上並未安裝 Adobe Photoshop 等設計或開發專用的軟體。對 Melewi 更具吸引力的是 Dropbox Business 的共享權限設定、追蹤、檔案復原等安全功能,因為該公司經常需要處理國際品牌的設計資料、開發人員檔案、使用者歷程、策略文件等。若團隊成員誤刪了 Dropbox 資料夾內的重要文件,輕輕鬆鬆就能將檔案還原。

Ng 對這類意外事件一笑置之:「真是好險檔案能夠還原,一下子檔案就全都回來了。」

「Dropbox Business 省去了許多搜尋文件的時間, 檔案請求的數量也大幅減少,可能一個月才有一次。」

成果

全球流暢協作

Dropbox Business 讓 Ng 得以實現她的理想,組成富有能力而多樣化的遠端工作團隊,可汲取各種不同的設計語言和影響力,打造出更優秀的產品。除此之外,誰都不用等到總部「上班」才能存取重要檔案。

「我們必須讓設計師能夠隨時存取資料,不能因為時差而讓任何人有所不便。」
Dropbox Business 降低了協作時常會產生的溝通負擔,因此 Melewi 可專注應對客戶的需求。

Ng 表示:「我不只是想做出漂亮的設計,我希望能夠理解客戶的顧客,希望瞭解他們的動機,也想全盤掌握公司的狀態。」

既然無需實體的工作空間,Melewi 在招募人才時便不用顧慮到地點問題。

Ng 進一步說明:「我們必須要找到擁有相同價值觀的合適人才一同合作,無論對方身在何處。若找不到合適的人力,就會事倍功半。」