学校法人 城北学園では、教員用の情報共有基盤として、Dropbox Business を採用。
Dropbox Basic ユーザーが多数いたこともあり、導入もスムーズ。活用を進めることで、コラボレーションとセキュリティ機能の利点も享受しています。
学校法人 城北学園 城北中学校・高等学校の Dropbox 導入の主な成果
同期が早く、使い慣れたアプリをビジネスでも活用
いつでも、どこでも、どのデバイスでもコラボレーション
無制限のバージョン管理と信頼性の高いセキュリティ機能
導入の目的
各教員のナレッジを学校全体で共有したい
「着実、勤勉、自主」を校訓として、日々の行動の規範に位置づけている、城北中学校・高等学校。1941 年に設立し、1943 年より現在地の板橋区東新町に広い校舎と充実した設備を備える同校では、「人間形成と大学進学」の 2 つを目標としており、ほぼ 100 % の生徒が大学を受験しています。
「教員は、各自が独自の教材を持っていたり、独自のプリントを作ったりしています」と、清水 団先生 (城北中学校・高等学校 ICT 委員長) は語ります。
同学年を担当する教員間では、さまざまな情報を自然と共有。しかし、担当する学年が異なると、他の教員がどのような教材を使用しているのか、わからないことが多くありました。
「各教員がこれまでに作成した教材は、学校にとって財産として共有すべき情報です。どのようにしたら、各教員のナレッジを効率よく蓄積することができるのか考えていました。」(清水 団先生)
「電子コンテンツも教材として活用されていく中で、クラウドに電子化された情報を共有していくのは大事だと実感しました。」
ソリューション
環境整備よりも利活用を考え、クラウド ストレージを採用
今、教育の世界は大きな変化を遂げようとしています。2013 年 6 月に閣議決定された「世界最先端 IT 国家想像宣言」では、あらゆる国民が ICT の恩恵を受けられるよう、リテラシーの底上げを図り、高度 ICT 人材の育成に力を入れていくと宣言しています。これらの目標の達成に向け、全国の教育機関では ICT 導入が進められており、2020 年までに小中学校の生徒 1 人につき 1 台のタブレットを整備するとしています。
城北学園でも、教員へのデバイス配布と Wi-Fi の整備を行っており、今年度から生徒用に 160 台のタブレットを試験的に導入。しかし、「環境の整備よりも、どのように利活用すべきかを考えている」と、清水先生は語ります。
教員のナレッジの蓄積と情報共有について検討していた同校では、教員が個人で活用していた Dropbox に着目しました。まずは、Basic ライセンスで共有フォルダを作成。教員が個人的に使用していたこともあり、清水先生の所属する数学科のフォルダにはスムーズに情報が集約されていきました。セキュアで使いやすいストレージであることを実感し、本年度から教員用に Business ライセンスを取得しています。
「Dropbox の一番の利点は、個人レベルでも利用者数が多いことが示す、使いやすさです。Dropbox Business を導入してすぐ『簡単にできた』という感想を得ました。メールで招待し、アクティベート、フォルダの作成などの流れもスムーズに進行。今後、電子コンテンツも教材として活用されていく中で、クラウドで電子化された情報を共有していくのは大事だと実感しました」(清水先生)
「Dropbox Business なら紙だけでなく、情報漏えいと消失の危険性、そしてバックアップの回数も軽減できます。」
導入の効果
共有範囲を考慮し、個人/共有フォルダを活用
「使いやすさと同じように実感しているメリットは安全に情報共有できる点です」と、清水先生は語ります。
「学内で共有される情報は教材などのナレッジだけでなく、個人的な情報もあります。例えば、オリエンテーションなどの行事では、食物アレルギーなどの情報も共有します。これらの情報はプリントにしたり、学内全体で共有したりせずに、特定の教員だけとセキュアに共有すべきです。Dropbox では、個人フォルダと共有フォルダを作れるため、特定の教員とだけ共有する情報は個人用フォルダに保管し、個別に共有するようにしています。」
2 段階認証に対応しているのも、Dropbox を採用した理由のひとつ。不正アクセスがあった場合にも通知があるため、すぐに対処が行えます。情報漏えいには個人のリテラシーの問題もありますが、セキュリティ基盤のしっかりとしたサービスを選ぶことが何といっても重要です。
「上書きを躊躇したり、バックアップを気にしたりすることもなくなった」と、清水先生は語ります。城北学園では、保護者会で出た意見をまとめて、学年通信を作成しています。以前はファイル サーバーに素案を保存し、関係者に書き込みを依頼していましたが、複数人による上書きで一部の情報が消失しまったり、上書きを恐れて書き込みを躊躇したりすることがありました。Dropbox では、無制限のバージョン履歴機能があるため、上書きされてもすぐに以前のバージョンを復元できます。現在では、上書きを恐れずに、闊達な意見交換が行えるようになっています。
また、Dropbox の同期はネットワーク接続時に自動で行われるため、編集時にWi-Fi につながっているか確認する必要もなくなりました。
「Mac の Time Machine でバックアップするには、USB や Wi-Fi に接続している必要がありました。しかし、Dropbox なら、接続時に自動でファイルを同期。ネットワーク環境に依存しないため、仕事を持ち帰ることもできるようになりました。Dropbox Business なら紙だけでなく、情報漏えいと情報消失の危険性、そしてバックアップの回数も減らせます」と清水先生。
教育現場においても、Dropbox Business が教職員のニーズに幅広く対応し日々の業務をサポートしています。
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