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Dropbox Business により社内アカウントの管理機能を大幅に強化した結果、営業支援のための ISMS認証取得に貢献

株式会社クリエイターズマッチの Dropbox 導入の主な成果

メール添付でのファイル共有をやめて Dropbox に一元化したことで、やり取りがスムーズに 

モバイルでの閲覧には 2 段階認証やアプリでのパスコードロック機能を有効にし、セキュリティも強化 

アカウントを統括し、管理機能を強化したことにより社内でのサーバー運用を明確化 

抱えていた課題

ISMS認証取得を見据えた安全で便利なファイル運用が必要に

株式会社クリエイターズマッチは、バナーやランディングページといった、インターネットの広告制作に特化した会社で、日本トップクラスの実績を誇っています。「クリエイター」という職業が、経済的にも社会的にもより価値の高い仕事として認知されることを目指し、CREATIVE(制作)、PRODUCT(開発)、EDUCATION(教育)、の3つの分野にわたり、広告制作に特化したクリエイターのためのグループウェア「AdFlow」などのサービスを展開しています。

クリエイターズマッチでは、自社でファイルサーバー(NAS)を購入し、社内のファイル共有環境として利用していました。容量が足りなくなってきた際サーバーを増設するか、ファイル共有サービスを導入するかを検討することになりました。

「2台目のサーバーを購入するにしても、社外からファイルにアクセスするためには VPN を設定し、さらに各自のパソコンを設定しなくてはなりません。実は僕自身、Dropbox を2009年ごろから使っていました。便利だし、この際 Dropboxを導入しようかなと思っていたんですが、やはりランニングコストがかかるので、正直躊躇していた部分がありました。ただ、弊社では2014年に、「AdFlow」や営業支援のため、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)を取得することになりました。そのため、社内のサーバー運用を曖昧なままにするわけにはいかなくなったんです。」と語るのは取締役の岡村佳浩氏です。

様々なファイル共有サービスを1か月ずつ試した結果、同期のスピードが速い点や、ファイルが意図せず増えていくといったエラーがない点など、機能的に Dropbox が一番優れていたと、岡村氏は振り返ります。

「インフラやアプリの性能差もあるとは思いますが、サービス全体のクオリティは Dropbox が抜きん出ていると感じました。ISMS取得に不可欠な、退職者を含めたアカウントを会社側で統括できる管理機能が強力であるといった点も、Dropbox Businessを選んだ理由です。」

「Dropbox の一番いいと思う機能は選択型同期です。基本はオンラインにファイルを置き、選択型同期を活用すればローカルストレージは少なくなる。しかも、細かいフォルダまで設定できるのがいいと思います。」

ソリューション

顧客資料から開発資料まで、大切なファイルを保存

Dropbox Business の導入は、ISMS認証の取得に貢献しただけでなく社内外でのファイル共有を楽にできるようにしてくれたと岡村氏は語ります。

「お客様への提案資料などの共有をこれまでメール添付に頼っていたのが、外部のパートナー会社とのファイル共有はもちろん、お客様からも Dropbox の共有リンクが送られてくるようになりました。投資会社とやり取りする際、共有リンクが送られてくることもあります。」(岡村氏)

また、モバイルなどパソコン以外で Dropbox Business を利用する際は、セキュリティ面にも気を配っています。2段階認証はもちろん、アプリを使う場合はパスコードロック機能を有効にし、ファイルを閲覧する際に使用するデバイスにもパスコードを設定することを徹底しています。

「軽い打ち合わせであれば iPad を使い、Keynote で作ったプレゼン資料を Dropbox Business 上でプレビューさせています。Mac 上で、自分が必要なファイルをシンクさせて利用するというのも主な使い方です。顧客提案資料や見積もり請求書、『AdFlow』の仕様書といった開発資料など、重要なファイルは全て Dropbox Businessに入っています。顧客によってはオンラインストレージの利用ができない場合があるので使い分けています。」(岡村氏)

「NAS の容量がギリギリになると不安ですし、新しいハードディスクにデータの移行をしようとすると時間も手間もかかります。Dropbox Business 導入後は、管理者としてそのようなストレスがなくなりました。」

結果

NAS 利用での不安が Dropbox Business で一気に解消

「自社サーバーを利用していた頃は、週末に重要な資料などを見たい場合は出社しないとアクセスできませんでしたが、Dropbox Business 導入後は時と場所を選ばず確認できるので、ファイル共有の環境が自由になり非常にメリットを感じている」と、岡村氏は語ります。

これまでは NAS が壊れた時の心配も抱えていた同社ですが、Dropbox Business上にファイルがあれば、ファイル破損のようなトラブルがあったとしても、無制限のバージョン履歴機能で過去のファイルに戻れるので安心できるようになったとのこと。

「NAS でファイルがなくなると、未来永劫見つけられなくなってしまいますが、Dropbox Business なら探せば必ずあるんです。ファイルを見つけやすく、かつ復元機能もあるので、すごく助かっています。1つのハードディスクに頼るのと、Dropbox Business にファイルがあるのとでは、全くと言っていいほど安心感が違います。」(岡村氏)