国内外で数々の広告賞の受賞歴を持つ、クリエイティブ エージェンシー Great Works Tokyoでは、チーム向けオンライン ストレージとして Dropbox Business を導入。
グローバル拠点のチームと時差のない協同作業を実現しています。

Great Works Tokyo の Dropbox 導入の主な成果

Maple Hill Creamery, a food company

質の高いコミュニケーションによる生産性向上

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アクティビティの監視により、迅速な問題の把握と以前のバージョンへの復元

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ハードディスクの破損によるデータ損失のリスクを解消

導入の目的

予定の大半を占めるのは、国内外への出張と会議。 多忙な責任者が選んだデータ共有ツール

Great Works は、ストックホルム、コペンハーゲン、ニューヨーク、東京、上海を拠点に展開するクリエイティブ エージェンシー です。東京オフィスの開設は 2008 年。国内のお客様はもとより、アブソルート ウオッカなどグローバル クライアントの仕事に共同で取り組むことも多くあります。取材当時、複数のクライアントの責任者を務めるとともに、チーフ クリエイティブ オフィサーとして全体のクリエイティブ コントロールに携わっていた、鈴木氏。月の半分を出張にあて、オフィスに在席しているときもほとんどの時間に会議が予約されています。

「企画書や書類のチェックは夜になってから。出張は国内外問わずあり、新幹線や飛行機など、移動手段もさまざまです。国内で日帰りなら、1日で5時間ぐらいの移動時間があるので、この時間をデスクワークにあてています」(鈴木 氏)

多忙な鈴木氏が持ち歩いているデバイスは、クリエイティブや日々の作業に使用する 2 台のスマートフォン( iOS と Android) とノート パソコンで、データ容量や作業によって使い分けています。社員との日々のコミュニケーションには、ビジネス向け チャット Slack を採用するなど、クラウド志向の強い Great Works Tokyo。データ共有ツールとしては、早くから Dropbox を採用しています。

「外国人スタッフにとって、Dropbox によるファイル共有は当然のこと。スウェーデンや香港から来た社員はメイン ツールとして使っていました。個人で Dropbox Basic から使い始めましたが、フォルダの共有やデータのやり取りがとても楽なのが特長。無料版の容量制限 2 GB はすぐいっぱいになり、有料で 1 TB まで使える Dropbox Pro にアップグレードしました。現在では、クリエイティブ チーム全員で社内のデータ共有ツールとして、Dropbox Business を他のクラウド サービスと組み合わせて使っています。」(鈴木氏)

ソリューション

ハードディスクから Dropbox Business への 置き換えで、リスクを大幅に軽減

機能によってクラウド サービスを使い分けている Great Works Tokyo でも、Dropbox Business を導入する以前は物理的なハードディスクでデータ管理をしていました。 複数台の大きなハードディスクを鍵のかかる場所に保管し、ブランドごとに色を変えたり、付箋をつけたりしていましたが、すぐにデータを探すのは困難な状況だったと、鈴木氏は語ります。

「落下などでディスクが破損すると、データを損失してしまうリスクもありました。Dropbox Business ではハードディスクでやり取りするリスクが解消され、データ管理が便利になりました。ハードディスクの購入費用も削減されたので、まさにいいことずくめです。」(鈴木 氏)

また、クリエイティブ エージェンシーとして、お客様の機密情報を扱っているため、同社ではセキュリティ面にも配慮しています。フォルダごとの権限管理は、アカウントごとに設定。
万が一、PC を紛失してしまっても閲覧権限の即時削除で対応できます。また、データの編集履歴がアクティビティとして残っているため、改ざんや誤修正の問題もすぐに把握し、バージョン履歴から復元できます。

「Dropbox でデータを管理していれば、閲覧権限をいつでも管理できるため、バイク便でハードディスクを送ったり、デジタルに詳しくない人のパソコンに保管したりするよりも安全です。
データを預けるのは、お金を銀行に預けるのと同じ。プロに預けたほうがきちんと管理してもらえますし、スマートフォンでも 利用できるような利便性も兼ね備えています。」(鈴木氏)

導入の効果

質の高いコミュニケーションにより、 生産性と創造力を向上

Great Works Tokyo では、Dropbox Business の導入後、メールの送受信量が大幅に減少しています。

「最近は動画のキャンペーンが増加しており、動画のコメント欄を重宝しています。Dropbox 上で気になる秒数のところで止めて脇にコメントを書いて共有できます。メールとブラウザを何度も切り替える必要がなくなりました。また、選択型同期機能もよく使います。以前はハードディスクを持ち歩いていましたが、いまは必要なフォルダを選択して同期するだけで、プロジェクトに必要な情報をデバイスに準備できます。」(鈴木 氏)

また、時差のある海外の拠点とものづくりを進めるうえで、ミスコミュニケーションが減少し、生産性も向上しています。以前は、電話会議を行っていましたが、ヨーロッパやアメリカとのやりとりではお互いの夜と朝に時間を調整する必要がありました。現在では、帰宅前に Dropbox の共有リンクを送るだけで、海外の拠点では作業が進んでおり、翌朝には誰がどのプロセスを進めているのか把握できます。

「CG のように時間をかけるほどクオリティが上がる種類のものは、少しの時間のロスも惜しいので、レンダリングして送ってもらって翌日見て…ではなく、リアルタイムでフィードバックを戻せるのがいいですね。コミュニケーションの密度が濃くなり、より筋肉質なアウトプットができるようになったと感じています。」(鈴木 氏)

データ管理機能だけでなく、コミュニケーション機能も有効活用することで、本来すべきことに時間を費やせるようになった、 Great Works Tokyo。クリエイティブな仕事に必要となるのは、作業時間だけではありません。よい仕事をするためには良質な インプット、例えば映画/美術鑑賞の時間や考える時間が必要であると、鈴木氏は日頃から社員に話しています。Dropbox Business を活用し、作業を効率化することで、生産性だけでなく、創造力の向上にも繋がっているようです。

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