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熊本県でコンサルティングサービスを提供する株式会社キャップドゥでは、Dropbox Business を活用して業務改善を実践。 さらに、Dropbox Business リセラープログラムに登録することで、自社の活用事例で得たノウハウをお客様へ提供しています。

株式会社キャップドゥの Dropbox 導入の主な成果

ファイル管理とノートアプリ、2つのクラウドサービスを Dropbox Business に統合

Dropbox Business と G Suite を併用により、G Mail や Google カレンダーとシームレスに連携

自社の業務改善で得たノウハウを Dropbox Business リセラープログラムによりお客様へ提供

抱えていた課題

もう複数のツールを使いこなす必要が無いと 気付いたことがきっかけに

株式会社キャップドゥは、ホームページ(https://www.capdo-jp.com/)に「クラウドで九州・熊本にイノベーションを!」というメッセージを掲げるITコンサルティングサービスです。「Check」「Action」「Plan」「Do」の頭文字をとった「CapDo」という社名で、2016年3月8日に起業。各種クラウドアプリのライセンス販売、導入支援、運用および定着化支援コンサルティングなどのサービスを提供しています。

「現在は、ITを活用した業務改善をテーマとしたコンサルティングサービスを提供しています。ITは飽くまでもツールです。導入を目的とするのではなく、アナログでは限界があることをデジタルに置き換えるようにご提案しています。例えば、手帳の使い方など、その作業自体に着目してお話しをすることが多いことから、地域の手帳活用セミナーにも呼んでいただきました」森田氏

アナログで行っている作業をデジタルに置き換えることで、効果を最大化することを目的に、日々のコンサルティング活動を 行っている、キャップドゥ。創業当初から、Gsuite、Box、Evernoteなど、多様なクラウドサービスを自ら率先して業務に活用してきました。

「現在では、Dropbox Business に繋がる環境さえあれば、仕事ができる状態です。クラウド ストレージ、ノート アプリ、ファイル収集など、多くの作業を1つの場所に集約しました」

ソリューション

Dropbox Business に繋がる環境さえあれば、仕事ができる環境を

Dropbox Business にはクラウドストレージだけでなく、Paper というノートアプリもあるため、キャップドゥで日常的に活用してきたファイルとホワイトボードの作成管理ツールを Dropbox Business に置き換えています。さらに、ファイル収集もファイルリクエスト機能に置き換えることで、メールによる回収作業を廃止。Dropbox Business に移行することで、多くの作業を1つの場所に集約しました。

「現在では、Dropbox Business に繋がる環境さえあれば、仕事ができる状態です。お客様との打ち合わせはオンライン会議が中心。ほとんどのお客様が Dropbox アカウントをお持ちですので、議事録として作成した Paper に招待しています。リアルタイムに共同編集できるのも効果的で、テキストを入力していくことによって、再確認ができたり、新しいアイデアが生まれたりすることも多くあります」森田氏

キャップドゥでは、メールとスケジュール管理には G Suiteを活用。Gmail や Google カレンダーと連携して作業が行える点も、社内業務に Dropbox Business を採用した理由のひとつと森田氏は語ります。

「Gmail 版 Dropbox を追加しておくと、Gmail から Dropbox フォルダーを参照してリンクを送信できます。受信者はクリックするだけでダウンロードできるため、添付ファイルのサイズを考える必要がありません。また、会議の予定は Google カレンダーに登録。Paper は Google カレンダーと同期しておけば、予定をクリックするだけで簡単に議事録を作成できますし、議事録を確認すれば、いつ、どのお客様に、どんな活動を行ったのか、記録しておくことができます」森田氏

Paper はリリースと同時に導入しています。タスクの割り当てとリマインダー、更新の通知、閲覧の履歴など、多くの機能を活用しながら、日々のプロジェクト管理に活用。また、新入社員の研修にも活用。日々のタスク管理から、日報や業務上の質問事項も Paper で管理しています。

「ご導入いただいたお客様からは『Dropbox Business を活用することで、 どこでもオフィスと同じように仕事ができるようになったため、時間の使い方が大きく変わった』というコメントをいただきました」

結果

自社の業務改善のノウハウを新しいビジネス モデルに

Dropbox Business を導入し、G Suiteと併用することで、自社の業務改善に成功したキャップドゥでは、Dropbox リセラープログラムにも登録。熊本県を中心に九州の企業のみなさまに、Dropbox Business の活用方法を提案し、他のクラウドサービスとともにライセンスを販売しています。

「Dropbox Business は文字通り、組織の規模に関わらず、エンタープライズ企業向けのサービスを提供しています。ライセンス数によって、利用できる機能に制限はありません。当社のように 5 ライセンスの導入であっても、一部上場の大企業とまったく同じ機能を持つクラウドサービスを利用できます」森田氏

熊本県内のハウスメーカーである株式会社ネオホームに Dropbox Business を提案したのも、森田氏です。外部からアクセスできないファイルサーバーと容量制限のある個人向けの Dropbox の併用に課題を抱えていた同社に複数のクラウドストレージを紹介。即答で Dropbox Business が採用されました。

「Dropbox を活用することで、過去データの参照や事務作業など、オフィスに戻って行う必要のあった作業をその場でできるようになったことで、時間の使い方が大きく変わりました」田中 太一郎 氏 (株式会社 ネオホーム 代表取締役)

ネオホームの時間の使い方を変えた、もう一つのツールが Paper。チェックリストによるタスクの進捗管理と通知機能を活用することで、業務改善を行っています。

「Paper には、忘れるのを前提で書き込んでいます。人間は今やるべきことに集中してしまいますが、IT は指示されたことを決して忘れません。業務を確実に遂行するために、とても便利なツールです」松本 隆典 氏 (株式会社 ネオホーム 設計・工務課長)

この出会いがきっかけとなり、キャップドゥでは株式会社ネオホームの抱えていた、他の業務課題を解決するソリューションを提案。業務アプリ系のクラウドソリューションのクロスセルにも繋がり、今後もコンサルティングサービスを提供していく予定です。