「世界中の組織を “Work Happiness” にあふれるチームに変えること」をモットーにする株式会社ワークハピネスでは、ITインフラを積極的にクラウド化。据え置き型のファイルサーバーの移行先として、Dropbox Businessを選択しました。
株式会社ワークハピネスの Dropbox 導入の主な成果
MacBook、iPhone、iPad など、OS やデバイスを問わずにアクセスできる、 オンラインストレージを展開
「世界規模、高セキュリティで運営/ 管理されているDropboxサービス安心、 安全にファイルを保管」
選択型同期を活用し、ディスク容量を抑制することで、デバイス購入コストを低減
導入の目的
クラウド化から取り残された、据え置き型のファイルサーバー
株式会社ワークハピネスは、「世界中の組織を “WorkHappiness” にあふれるチームに変えること」をモットーにするコンサルティングファームです。働くことで輝く人を増やすことを目的とした「人材育成事業」、体制、体質、風土を見直し、よりイノベーティブな企業を目指す「組織変革支援事業」、さらに、新しいビジネスを一緒に生み出すことを目的にインキュベーションオフィスも展開しています。変革を目的とする同社では、コンサルタントをチェンジエージェント(CA)と定義。管理チームの関口倫幸氏も、以前はコンサルタントの一人でした。
「以前は人事制度設計、理念体系構築、会計の仕組み作りなど、お客様のバックオフィス改善を行っていました。上場企業の子会社でしたが、独立に際して管理部門が必要となり、私が兼務することになったのです。管理チームでは、総務、経理、法務、情報システム管理など、会社の管理系業務のすべてを担っており、現在では専任で統括する立場です。」(関口氏)
さまざまなITシステムを組み合わせて活用し、業務変革を行っている同社では、経費精算、ERP、勤怠管理など、さまざまなソリューションにクラウドを活用。しかし、最も多くのナレッジが蓄積されているファイルストレージだけが、データセンターに設置された据え置き型のサーバーを活用していました。
「親会社からそのまま移管したものだったので、大幅な刷新が必要でした。データが増えるごとにスロットを追加したり、動作に問題がある度に現地に出向いたりなど、管理作業に負荷を感じていました。自社でサーバーハードウェアを維持するには、データセンターの利用やオフィスとのプライベート接続回線にも費用がかかります。通信速度も遅かったため、早急な改善の必要があったのです。」(関口氏)
「Dropbox Business ならどのOSでも同じように活用でき、個人ユーザーも多かったので、法人版の導入計画もまとまりやすかったです。」
ソリューション
OSやデバイスを問わず、安心して活用できる Dropbox Business を採用
株式会社ワークハピネスの管理チームはストレージもクラウドへの移行を検討。自社にふさわしいストレージを選択するために、さまざまなオンラインストレージサービスを試用し、容量や同期性能など、さまざまな機能を比較しました。その中でも重視したのは、マルチOSでの使いやすさです。macOSを大半が占める同社では、すべてのOSでWindowsパソコンのエクスプローラーと同じように使えるアプリが必要でした。
「OSやデバイスに縛られないクラウドサービスが理想でした。現在、50名弱の社員がmacOS、タブレット、スマートフォンをそれぞれのシーンで活用しているため、接続デバイス数は3~4倍に上ります。DropboxBusinessならどのOSでも同じように活用でき、容量も必要に応じて追加できます。さらに、Dropboxは個人で使用していた社員も多く、知名度の高いサービスだったので、法人版の導入計画もまとまりやすかったです」(関口氏)
以前はiPhoneやiPadなどのモバイルデバイスからはファイルサーバーにアクセスできませんでしたが、Dropbox Business 導入後は、どのデバイスでもパソコンと同じようにストレージを活用できています。
また、Officeとも相性がよいため、Word、Excel、PowerPointなどで作成したファイルの標準的な保存先として活用しています。
関口氏によれば、移行は2週間で計画し、予定通りに完了できたと言います。
「最初の1週間で開発や営業など各チームの代表者にファイル整理を依頼し、翌週に元ファイルを削除してもらいました。万が一に備え、整理作業中に管理チームでファイルサーバーのバックアップを作成していたため、思い切った断捨離が行えたと思います。整理されたファイルサーバーには一時的に Dropbox アプリをインストールしました。今ではクラウドへの同期は自動で行えています。」(関口氏)
「Dropbox のように世界規模で運営/管理されているデータセンターにデータを保管することで、組織は利便性だけでなく、安心も手に入れることができます。」
導入の効果
紛失や置き忘れの心配がいらない、 安心の Dropbox Business にナレッジを蓄積
株式会社ワークハピネスでは利用者を特定の部署に限定していないため、全社員がDropbox Business ユーザーです。ファイルサーバーから移行したファイルは、チームフォルダとして各チームのユーザーが全員で利用しており、容量が大きいため同期せずにオンラインで利用しています。
「チームフォルダ以外にも、全社員がデスクトップに保存されていたデータの同期先として利用しています。ユーザーによっては300GB強のデータを保存しています。このようなユーザーには選択型同期を利用してもらうことで、デバイスのストレージの容量を抑制できています。」(関口氏)
株式会社ワークハピネスで社員に支給しているMac Bookのハードディスクの容量は128GBです。現在進行中でないプロジェクトはクラウドだけに保存し、同期の選択をはずすようにルール付けしています。また、選択型同期を活用することで、紛失や置き忘れの心配がいらない、安心のクラウドストレージにナレッジを蓄積しています。
「1社だけでセキュリティ基盤を構築し、データを保管するのは大変な作業ですし、管理チームは不安から解消されません。大切なお金を自社内の金庫に保管するか、銀行に預けるかと考えれば、ほとんどの企業が後者を選ぶはずです。Dropbox のように世界規模で運営・管理されているデータセンターにデータを保管することで、組織は利便性だけでなく、安心も手に入れることができます。」(関口氏)
もともとは現場のコンサルタントだった関口氏は、講演のスライドにも「Dropbox によるナレッジの全社共有」と明記し、社内外にクラウドストレージの活用を啓蒙。AIなど、最新テクノロジーとの組み合わせにより、ファイルの自動仕訳ソリューションがあれば、ぜひ活用したいと要望されていました。
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