時間や場所にとらわれない IT 環境を必要としていた同社では、Dropbox Business を採用することで、 管理部門も現場もストレスなく利用できる情報共有環境を構築しています。
株式会社サムライインキュベートの Dropbox 導入の主な成果
パソコンが利用できない時は、モバイル アプリで確認しり、リンクを送信
社外の方から申請書や提出物の受け取りには、ファイル リクエスト機能を活用
議事録や簡単なプレゼンテーションには Paper を活用
導入の目的
時間と場所を選ばない IT 環境が不可欠
株式会社サムライインキュベート(http://www.samurai- incubate.asia) は『できる、できないでなく、やるか、やらないか で世界を変える 』という理念のもとにシードステージから起 業家を支援する日本のインキュベーターです。経営、マーケティング、営業、人事 、財務戦略に携わり、企業の収益向上の仕組みを構築し、効率的な収益拡大を図っています。
「プレシードとシードのスタートアップへの投資と支援活動を展開するインキュベーターとして活動しています。インベストメント事業では日本とイスラエルの 2 拠点で活動し、現在 135 社ほどに投資。また、コワーキング スペースを提供しているほか、オープンイノベーション事業として、ハッカソンやアクセラレーター プログラムも展開しています」安達氏
安達氏が担当するのはバックオフィス。社員は国内に約 15 名、 イスラエルに 5 名、さらに十数名のインターンとコワーキング ス ペースを活用する約 30 社の起業家の方々が活躍するオフィス で、システムの選定から、導入支援、運用管理、ヘルプ デスクま でを 1 人で賄っています。現在は、コワーキング スペースのネッ トワーク強化と情報セキュリティに注力しています。
「サムライインキュベートでは自分のワーク スタイルに合わせて時間と場所を選択できます。生産性を向上することで、責任を持って仕事に取り組むという文化があります。私も小さい子供がいるため、早めに帰宅して子供が寝てから自宅で仕事をする日もあります。他にも自宅や営業先の近くにあるカフェで仕事をする社員もいるため、時間と場所を選ばない IT 環境が不可欠です」安達氏
「ユーザビリティを維持しながら、よりセキュアに統合管理できるストレージは どれかと考えたときに、Dropbox Business 以外の選択肢はあり得ませんでした」
ソリューション
管理部門も、現場も、ストレスなく利用できる、 クラウド ストレージを採用
オフィスにいなくても、オフィスと同じレベルの仕事ができる環 境作りを第一に考えていた、サムライインキュベート。いつでも、 どこでも、どんなデバイスからでもアクセスできるストレージと して採択したのは、Dropbox Business です。
「業界的にも新しいテクノロジやサービスを好んで使用する傾向 にあり、私が入社した時にはすでにほとんどの社員が Dropbox の個人ユーザーでした 。社員たちのユーザビリティを維持しながら、よりセキュアに統合管理でき、管理部門も現場もストレス なく利用できるストレージはどれかと考えたときに、Dropbox Business 以外の選択肢はあり得ませんでした」安達氏
サムライインキュベートでは、G Suite と Office 365 も併用。メー ルは Gmail を使い、ドキュメントの作成には Office を活用して います。Google ドライブも活用していますが、Office ドキュメントのファイル形式を変換したり、ダウンロードしたりしなけれ ばならないことがあったため、あらゆるファイル形式に対応する Dropbox Business が最適だったと、安達氏は語ります。
「私自身、Dropbox Business が無かったら、いま、仕事ができ ないかもしれません。フロント オフィスは全社に共有されるチー ム フォルダーを利用しているため、他のグループの資料や情報 も、必要になればすぐに利用できます。また、モバイル アプリ も活用しており、家事の合間にファイルを確認したり、移動中な どパソコンが利用できない時でもスマートフォンからリンクを 送ったりしています」安達氏
「誰も気付かなくても、いつの間にかセキュリティが強化されている、 そんな情報共有環境を提供していきたいと考えています」
導入の効果
ユーザビリティを維持しながら、
よりセキュアな統合管理を実現
サムライインキュベートでは、Dropbox Business の導入と同時 に Paper も活用しています。安達氏がエンジニアということも あり、以前から Markdown 形式で議事録やオンライン メモを 作成。他のサービスやエディタで Markdown を記述するよりも 気軽に使えることが便利だと、語ります。
「たとえば、簡単なプレゼンテーションを書いて、PowerPoint で作成しなおす必要がなかったり、時間がないときには、プレゼンテーション モードでそのまま Paper を活用できます。コメント機能もあるため、複数でブラッシュアップ することも可能です。また、ToDo リストもあるため、議事録がそのままアクション アイテムになるのもとても便利です」安達氏
また、サムライインキュベートの情報管理ルールはシンブルです。 部門ごとにメンバーが利用できるチーム フォルダーを作成し、 その下に外部共有の専用フォルダーを作成。社外に共有する情報は専用フォルダーに保存することで、他の情報へのアクセスを 制御しています。社外からの情報収集には、ファイル リクエス ト機能も活用しています。
「バック オフィスでは共有フォルダーを利用し、部外の方は利用 できません。コワーキング スペースを活用されている方々や投 資先から、申請書や提出物をいただく際には、URL を発行して リクエスト フォルダーに保存していただいています。ファイル リ ク エ ス ト 機 能 を 活 用 す る と 、通 知 も 受 け 取 れ る た め 、素 早 く 対 応することができます」安達氏
Dropbox Business のより安全でより便利な使い方を社内に啓 蒙している、安 達 氏 。 今後は、二段階認証などのセキュリティ強化に取り組む予定。誰も気付かなくても、いつの間にかセキュリティが強化されている、そんな情報共有環境を提供していきたいと語ります。
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