Dropbox Businessに全てのファイルを保存したことで、ニーズの高かった社外からのアクセスが可能になり、同時にセキュリティ問題も解決
株式会社Agoopの Dropbox 導入の主な成果
ファイル管理をすべて Dropbox に、伝達ツールもSlackに一元化したことで、生産性が約 20 %向上
顧客へ送るファイルにパスワー ドと期限を設定できるようになり、セキュリティを強化
社外や他のオフィスにいても、 必要なファイルにすぐにアクセスできるようになり、仕事がス ムーズに
抱えていた課題
ニーズの高い社外からのアクセスとセキュリティの両立
株式会社Agoopは、2009年4月、情報やソリューションを提供する企業として設立されました。自社で開発、提供するアプリを利用するユーザーの 位置情報から、人の動きをデータとして収集、解析した流動人口データは、内閣官房および経済産業省が2015年4月から提供を開始した「地域経済分析システム」内の「観光マップ」で採用され、ウェブ上で一般にも公開されています。さまざまなビッグデータから、商圏分析や都市計画、災害対策など、あらゆるシーンで活かせる情報を提供するビジネスインテリジェンスプロバイダとして、成長を続けている会社です。
Agoopでは以前は自社のファイルサーバーを利用していました。本社とは別にもう1つオフィスがある他、営業で国内外へ出張する際など、サーバーのファイルを社外からも見たいという要望が高まっていきました。しかしセキュリティ上、なかなかそれに応えることができませんでした。
「社内の総務的なファイルなどは当然本社にあり、別のオフィスにいる人たちは見られません。見たいと言われた場合は、メール添付で送っていました。」 と、営業企画本部の小曽戸優氏は当時を振り返ります。
「プロジェクトで使うようなファイルは共有サーバーには入れず、各メンバーのパソコンの中にありました。今思うと、非常に良くなかったです。」 と、語るのは技術本部海外事業開発室の室長、佐々木大祐氏です。
当時、ファイルサーバーは第一開発企画部の部長、加藤有祐氏に管理が一任されていました。
「サーバーのコストはさほどではなかったものの、 セキュリティも含め非常に脆弱な存在でした。社外からのアクセスをどうするか散々悩んだ結果、クラウドサービスを利用するという結論に至りました。5社ほど比較しましたが、心の中では Dropbox を導入しようと決めていました。個人的に使っていたので、便利さはよく分かっていたんです。 あえて比較検討してみたことで、その便利さが充分理解できました。」
「Dropbox を使っているということを意識したことがないです。ファイルを保存して、閉じたら勝手に同期している。誰も意識していない、これが究極の優れたサ ービスだと思います。」
ソリューション
操作性の良さでスムーズに移行、セキュリティ問題も解決
自動的に同期が行われるなどの機能面での便利さと、2段階認証が設定できるほか、情報セキュリティの世界基準「ISO27001」と、プライバシーおよびデータ保護の国際規格「ISO27018」を取得しているというセキュリ ティの堅牢さを踏まえ、Dropbox Business の導入が決まりました。
ファイルの移行には1か月の猶予期間が設けられました。当時サーバー には1.8TBのデータがありましたが、Dropbox上に一旦全てを移すのに要した時間は12時間ほど
「移行に時間はかかりませんでした。メンバー には Dropbox を導入するので、期限までにサーバー上にあったファイルを各自のアカウントに移行してください、と通達しました。」(加藤氏)
「分厚いマニュアルもなく、スムーズに移行できたと思います。自分のパソコンのハードディスクがいっぱいになったと言っている人がいましたが、選択型同期のことを教えると、すぐに活用していました。」(小曽戸氏)
「 Dropbox に関するメールを社内に何通か、こんなことできます、困っていることはありませんか、という感じで送りました。選択型同期や、社外とのやり取りに便利なファイル共有、ファイルを復元できる機能などにつ いては、僕の方でサポートしました。それでもダメだったら、Dropbox の 勉強会を開く予定だったんですが、やらずに済みました。この時は、本当にすごいな、と。すぐに受け入れられたのは、Dropbox のユーザーエクスペリエンスがしっかりしているからだと思いました。」(加藤氏)
「Dropbox のセキュリティは強固で、データに加えて通信も暗号化もしています。世界基準での認証も受けていますから、自社サーバー以上に安心だと考えています。Dropbox を選んでよかったと最初に感じたのは導入の手間がほとんどかからなかった時。導入後も社内からの不満は一切ありません。新しいシステムを入れると何かしらのトラブルは生じるものですが、今のところそういった報告もないです。これはすごいことですよね。」
結果
ファイル管理と伝達ツールの一元化で生産性もアップ
Dropbox Business 導入後は、社内全体で生産性が20%は向上したと加藤氏は語ります。
これまではサーバーでトラブルがあった際、3日に渡って9時間ほどのメンテナンスを要していましたが、その必要もなくなりました。
「職場にすっかり浸透しているので、最近は Dropbox という言葉も言わなくなりました。チャットツールのSlackで伝達を、Dropbox でファイ ル管理を一元化したおかげで、今はあそこにファイルがあるよ、と伝えるだけです。」(加藤氏)
営業活動において特にニーズの高かった、社内外からのアクセスが可能になったのはもちろん、パスワードを設定して外部へファイルを送るなど、セキュリティ面もさらに意識するようになりました。
「提案資料1つにしてもお客様の情報が入っています。それこそサンプルデータをそのまま送るのはNGなので、パスワードをきちんとかけて、有効期限を設定する。 これなら安心です。」(小曽戸氏)
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