社内の基幹システムとしてビジネス向け Dropbox を利用し、すべての情報をすっきり一元管理
アタラ合同会社の Dropbox 導入の主な成果
いつでもどこでも場所と時間を選ばず仕事ができる自由なワークスタイルを実現
IT管理者のいない会社でもすぐに不安なく使えて便利
社内の全情報を管理できるので、コストもコラボレーションも効率化
抱えていた課題
IT担当者を置く余裕がない中での環境整備
アタラ合同会社は、デジタルマーケティングのための最先端テクノロジーを駆使したシステム開発や、ネット広告関連における各種コンサルティングのセールスマーケティングに特化した会社です。さまざまな企業におけるマーケティングの課題を解決するため、各分野のエキスパートたちが日夜尽力しています。
アタラ社内ではこれまでも Dropbox を使用していました。多くの中小企業と同様に、社内にIT担当を置く余裕のなかった同社にとって、Dropbox は情報管理ツールとして大きな役割を果たしていました。しかし、2009年の創業から徐々に組織が大きくなってくるにつれ、情報共有環境やデバイスの管理などの負荷が少しずつ増えてきました。
「以前は、各自が Dropbox の個人アカウントを利用し、私がすべてクレジットカード決済をしていました。でも、人が増えてきて管理しきれなくなってきたんです。コストもいくらぐらいかかってるのか把握しづらかったですね。」と代表取締役CEOの杉原剛氏は振り返ります。
また、アタラでは社員一人ひとりの業務内容が全く違います。社員同士どのような仕事をしているかわかりづらい面があり、情報共有の方法について社内でも課題があると感じていました。情報を一元的に管理し、全員がアクセスできるようにしたいと考えている中で、同社では Dropbox にビジネス向けのサービスを採用することにしました。
「APIのエバンジェリストとしてサービス当初から個人的に Dropbox を利用してきました。今ではすべての文書を Dropbox で一元管理しています。Dropbox にいけばすべてがそこにある。」
ソリューション
すべての情報をビジネス向け Dropbox に
ビジネス向け Dropbox を導入したアタラでは、すべての情報を Dropbox に格納するようになりました。たとえば、一人ひとりの業務がそれぞれ違う中で、うまく情報を共有できるよう、同社では「アタラ道場」勉強会を毎週開いています。そこでは、それぞれが得た知識や経験したことを自由に発表するので、多くの情報を共有します。社員が積み上げたノウハウや情報を、ビジネス向け Dropbox に保存することで、必要な情報をすぐに見つけられるようになっただけでなく、新たに入社する社員にも共有できるようになりました。
また、バックアップとしても、ビジネス向け Dropbox は大きな役割を担っています。
「バックアップを取ることは忘れがちになりますが、Dropbox は使い方も簡単なので社内では必ずバックアップを取る手段として使うようにしています。とにかく Dropbox で一元管理しています」と杉原氏は語ります。
さらにアタラでは、クライアントとのファイル共有でも積極的に Dropbox for Business を使用しています。共同作業が必要な場合、今までであればメールで資料を送り、編集されて送り返されるのを待つ、ということを行っていました。しかし今ではすぐに相手と資料を共有でき、さらには共同で編集作業も行えるので、やり取りの時間が大幅に短縮することができました。
「社外の方にも Dropbox を使うようオススメしています。Dropbox さえあればIT担当は必要ありません。」(杉原氏)
「ビジネス向け Dropbox は当社の基幹システムです。もし Dropbox がなかったら、我々のミッションをクリアできません。自由なワークスタイルやコラボレーションを実現するのも、Dropbox なしにはあり得ません。」
結果
ミッションクリアに欠かせない基幹システム
ビジネス向け Dropbox を使うことで、アタラではIT担当を採用することなく、業務をスムーズに行うことができています。バックアップとしての役割や、その他豊富な機能を考えると全社的に2,000万円ほどのコスト削減効果を得られました。具体的には、今まで使用していた Dropbox プロではアカウントごとに個別の請求を処理する必要がありました。しかしビジネス向け Dropbox ではメンバーが増えても一括で請求できるので、ビジネスを拡大する中では重要なポイントでした。
また、いつでもどこでも仕事ができるようになったという点も大きなメリットでした。同じオフィスにいなくてもコラボレーションができるようになったため、働き方の自由度が増しただけでなく、業務が中断されてしまうことがなくなり、社員にとっても会社にとっても良い効果をもたらしています。今後もアタラはビジネス向け Dropbox とともに、さらなる成長が期待されます。
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