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医科理化学研究機器の輸入販売を行うバイオリサーチセンター株式会社では、拠点間のVPN接続により使用していたNASをクラウドストレージへ移行。日常業務で使用する共通のストレージとして、Dropbox Business を全社的に活用しています。

バイオリサーチセンター株式会社の Dropbox 導入の主な成果

さまざまな場所に散在していたデータを クラウドストレージに統合し、検索性が向上 

バックアップを計画することなく、いつでも安心して最新バージョンを活用 

共有リンクやファイル リクエスト機能を活用して、サイズを心配することなくメールを送受信 

導入の目的

物理ディスクの劣化を心配せず、大切なデータを安心して保管できるストレージを探し求めて

バイオリサーチセンター株式会社は、医科理化学研究機器/教育実習機器のサプライヤーです。基礎実験や基礎医学などの開発分野に特化しています。世界的な評価を得ている、アメリカ、ドイツ、イタリア、オーストラリアのメーカーから厳選した機器を輸入し、販売からサポート、修理までのトータルサービスを提供しています。

名古屋に本社を置く同社では、東京をはじめ、国内に6つの拠点があります。以前は本社にファイルサーバーを設置。ハードディスクメーカーの提供するビジネス向けのNASを使用し、VPN接続で各拠点と情報共有していました。

「ディスクの劣化により、ファイルサーバーがある日故障。週1回のバックアップを行っていたため、ある程度の復元は行えましたが、最新バージョンでないファイルもあり、社内で大きな問題となりました。これがきっかけで、より安心して利用できるシステムを探すことになりました。」(横井氏)

バイオリサーチセンター株式会社には、専任のIT管理者はいません。社内で最もITリテラシーが高いことから、製品修理とサポート、そしてセールス支援を行う、技術部の横井氏が兼任。東日本の3拠点は同じく技術部の粂愼時氏(東京支店技術主任)が担当することになりました。

「ストレージは40名の全社員が毎日利用する、重要なITインフラです。一度の故障でこんなにも大きな問題となり、責任が求められることがわかったので、誰でも簡単に利用することができ、安心してデータを保管できるシステムが必要でした。」(横井氏)

「フォルダの構造やアクセス権は、 ファイル サーバーとまったく同じ構成を 再現することで、トレーニング時間を節約しながら、 ユーザビリティを維持しています。」

ソリューション

最新バージョンを保管し、フォルダと同じように利用できる、理想的なストレージ

Dropbox は英語版のみが提供されていた7年前から、個人アカウントで利用していた横井氏と粂氏。履歴機能を活用することで、バージョン違いの問題から解放されるのではないかと考えたそうです。

「Dropbox にはバージョン履歴機能があります。いつでも最新バージョンがクラウドに同期されているため、定期的に担当者がバックアップを作成しなくても安心して活用できます。また、万が一、誤った情報で上書きしてしまっても、適切な昔のバージョンに戻れるのは大きなメリットです。」(粂氏)

バイオリサーチセンター株式会社では、技術部の主導によって Dropbox Business のライセンスを取得。ファイルサーバーからの移行も、年末年始の10日間の休暇期間を利用して、担当者自身が行っています。フォルダごとにアップロードし、アップロードされたファイルを確認してから順に削除する、堅実な作業を実施。年明けに社員が出社したときには、クラウド上の同じフォルダを利用できるようになりました。

「フォルダの構造やアクセス権は、ファイルサーバーと同じように構成しました。構成を変更してしまうと、ユーザーを迷わせてしまうため、利用方法の解説が必要になります。まったく同じ構成をクラウド上に再現することで、トレーニング時間を節約しながら、ユーザビリティを維持しています。」(横井氏)

パソコン、タブレット、スマートフォンなど、マルチデバイスおよびマルチOSで作業を行っているため、複数で編集するExcel、共同作成するWord、基幹業務で作成するPDFなど、日常業務で使用するファイルだけを同期。Dropbox のデスクトップアプリでエクスプローラのフォルダと同じように使用し、大きなサイズのファイルは選択型同期によりブラウザ上で使用しています。

「Dropbox Business はビジネス向けクラウドストレージとして安心感があり、容量の追加やさまざまな機能を利用しても追加コストが発生しないのが大きなメリットです。」

導入の効果

ファイルの検索、共有、 送信依頼などにかかる時間を大幅に省略

映像を取り扱う部門では、動画の保存先として10台のハードディスクを所有していますが、これらのデータも現在 Dropbox Business にアップロード中。Dropbox Business はストレージとして活用するうえで安心感があり、容量の追加やさまざまな機能を利用しても追加コストが発生しないのが大きなメリットだと、粂氏は語ります。

「ユーザーサポートを行う技術部では、大きなサイズのファイルを外部とやり取りすることがよくあります。たとえば、レコーディング機器のサポートを行う際、状況を把握するためにファイルをお送りいただくことがあるのですが、ファイルリクエスト機能を活用すればすぐにアップロード先をご案内できます。また、こちらからサイズの大きなファイルをお送りする際にも共有リンクを活用することで、添付ファイルのサイズを心配することもありません。」(粂氏)

ファイルサーバーとして使用していたNASをはじめ、各部門の所有するハードディスクにも保管されていたファイルは、Dropbox Business に集約。社内のあらゆる情報を統合管理することで、検索スピードも大幅に向上しました。

「価格表、映像、カタログなど、以前はファイルがそれぞれ異なるストレージにあったため、その時に必要な情報を探すのに大変時間がかかりました。現在では、Dropbox に必要な情報のすべてが保存されているので、検索をすればすぐに見つかります。また、ほとんどのファイルがプレビューで確認できるため、目的への到達スピードが大幅に向上しています。」(横井氏)

渉外部門では、海外メーカーとのやり取りにも Dropbox Business を活用。海外では Dropbox が普及しているため話が早く、カタログや動画の作成素材の提供などに活用しています。今後、期待しているのは、新機能「スマートシンク」のリリース。ディスク容量の大きくないデバイスで活用していく予定です。