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ファイル共有環境におけるリスクとストレスをビジネス向け Dropbox で解消し、ワークスタイルをより自由なものに

株式会社コンセントの Dropbox 導入の主な成果

ファイル共有の際の確認プロセスがなくなったことにより業務フローを効率化

プロジェクトを共に進めるパートナー企業とのデータ連携を円滑化

バージョン履歴機能で可能に なった無制限のファイル復元 によりリスクを回避

抱えていた課題

既存のファイル共有環境におけるリスクとストレス

株式会社コンセントは、100名を超えるデザイナーを擁する日本最大規模のデザイン会社です。1973年の設立以降、日本におけるエディトリアルデザインの草分けとして多くの商業誌の立ち上げに携わり、また「モノ(=成果物)」だけでなく「コト(体験・しくみ)」のデザインで、長く良い関係を企業と消費者との間に築いていくというコンセプトのもと、コミュニケーションツールの制作、Webガバナンス支援、商品開発支援、サービスデザインなど幅広く問題解決に取り組んでいます。

ビジネス向け Dropbox を導入する前、コンセントでは自社でファイルサーバーを運用していました。しかし社内では、Dropbox の個人版アカウントの利用も広まっていきました。

「ビジネス向け Dropbox を導入するまでは既存のファイル共有環境に漠然とした課題が水面下にはずっとあったのではないか」と取締役の家内信好氏は当時を分析します。

「発信する側はもちろん、受け取る側も意識せずに、最新のファイルが最新の状態であってほしい。誤った上書き保存やファイル消去など、人の手によるリスクがあり、それをなくす最適な解決方法が Dropbox だったので、社内での利用が広まっていったのだと思います。」(家内氏)

「Dropbox のおかげで、意図的にやらなければできなかったアップロード確認やバックアップなどの作業を意識せずにできるようになりました。ここにある、と一言で済むスピード感、そこが一番変わった点ですね。」

ソリューション

手間、コスト、セキュリティ。どれを取ってもビジネス向け Dropbox がベスト

ファイル管理ソリューションの導入にあたり、コンセントでは、導入に伴う手間やコスト、そしてセキュリティと、3つの面を検討しました。

「シェアするためのファイルサーバーを立てる場合、セキュリティホールを誰が監視するのか?何かが流出した時に誰がどう動くのか?しかも、ハードディスクの破損などリスクのある状態で常に運用するわけですから、心配の種が消えることはないだろうと考えました。」(家内氏)

検討の結果、すでに運用していた自社サーバーと併用する形で、ビジネス向け Dropbox の導入が決まりました。導入を考えた時には、Dropbox の個人版はすでに社内に浸透し、事実上スタンダードとなっていたので、初めて使う人でも、分からないことがあれば周囲の人にすぐに聞ける環境が整っていました。また、操作が分かりやすく、指導しなくても使えるので、学習コストはほぼゼロ。実運用面で考えると非常にコストパフォーマンスに優れていたと家内氏は語ります。

「自社のファイルサーバーの利用を完全には止められないとしても、なるべく Dropbox を利用した方が、ファイル管理のソリューションとしては、はるかに優れていると思います。扱うデータ量が大きくなればなるほどデータ欠損のリスクは上がります。セキュリティを含め、そういった点でも、Dropbox にデータを置く方が、安心感がありますね。」(家内氏)

「仕事で使うファイルは全部 Dropbox に入れたらいいと思います。Dropbox にはバージョン履歴機能があるのでファイルの先祖返りが起こることもありません。しかも、ファイルを共有する時は、ここに必ず最新のファイルがあるからと言うだけで、探す手間も省けます。Dropbox の機能は使っているというか、意識せず自然に使えるのでとてもいいです。」

結果

ワークスタイルや業務フローに変化が

今までは、ファイルを共有するだけでも、アップロード後に一度ダウンロードできるか確認をして、保存場所を誰かに伝えるといった一連のプロセスが必要でしたが、ビジネス向け Dropbox を導入してからは、保管場所を伝えるだけで済むようになりました。

また、自社のファイルサーバーは、セキュリティ上どうしてもネットワークの制限を受けてしまいます。しかし、ビジネス向け Dropbox を導入後はそのような制限がなくなったため、どんなデバイスからでも社内外ですぐにデータが確認できるようになりました。アクセスする場所が限定されなくなったことにより、これまで以上に在宅勤務やサテライトオフィスで働くなど、ワークスタイルが柔軟で快適になったと家内氏は語ります。

さらには、プロジェクトを一緒に行うパートナー企業との連携もスムーズになりました。

「プロジェクトマネージャーともなれば、全体の作業を把握する必要性が出てきます。しかし、各パートで進んでいるものを Dropbox に保存してくださいと言うだけで、各チームが意識せずにデータを上げてくれるようになったので、手間が一切なくなりました。」(家内氏)

ビジネス向け Dropbox の導入により、コンセントでは手間やコストをかけずに、データを一箇所にまとめることに成功しました。さらには、ワークスタイルの変化や業務フローの効率化で働き方にも変化がもたらされ、今後もさらなる成長が期待されます。