ファイルの一元管理を実現し、グローバルな協業や自由なワークスタイルを実現する強い味方に
株式会社インフォキュービックの Dropbox 導入の主な成果
場所や時間を問わず、モバイル からもファイルの閲覧が行え、 効率のよいワークスタイルに
ExcelやHTML、PSDなど幅広いファイルが扱え、高いセキュ リティで契約関連書類なども安全に一括送信できるように
ITの専門知識がない担当者でも楽に導入でき、ファイルやデ ータ管理コストが激減。社外パートナーへの教育も簡単
抱えていた課題
社内外、国内外を問わず外部から安全にデータを扱える環境にしたい
株式会社インフォキュービック・ジャパンは、多言語に特化した検索エンジンマーケティング企業です。日本では国内向けプロモーション事業で知名度を上げ、現在は海外向けウェブサイトやECサイトの制作からマーケティング、運用までワンストップで提供するサービスを提供しています。クライアントはJTBやスーパーホテルをはじめとするサービス業や製造業、不動産業と幅広く、その大半が国内での競争激化を見据え、いち早く海外へと動き出した企業です。
「世界に挑戦しようとする日本企業を、オンライン面から支援したい」と語るのは代表取締役の山岸ロハン氏です。「インターネットマーケティングを通じて世界を繋げ、100年続くグローバルインターネット企業を創る」を合言葉に、お客様へのホスピタリティを意識しながら、時代の半歩先を見据えたサービス開発を進めています。
そんな同社では、DropboxBusinessの導入以前は、社内のファイルサーバーにすべてのデータを保存していました。しかし、インターネット中心というビジネス特性もあり、データが社内にしかなくアクセスに限界がある点や、煩雑化するファイル管理が悩みの種でした。
また、グローバルにビジネスを行う同社には、さまざまな国籍の社員が所属しており、制作を担当する社外パートナーも国内外に点在しています。WordやExcel、HTMLファイル、大容量の画像ファイルなどのやり取りも多く、ファイル転送ツールやサーバー導入だけでは改善が難しい状況でした。ローカルにしか保存していなかったファイルを、不慮の事故で失くしてしまった事も。
「パソコンにお茶をこぼし、ほぼ完成段階のデータが飛んでしまったんです。その時に限ってローカルにしか保存しておらず・・・あの時はがっくり来ましたね。今思えば、なぜもっと早くDropboxを入れておかなかったのかと(苦笑)」と取締役のベリー万穂氏は振り返ります。
「Dropbox Business を導入し、時間や場所を問わずファイルの確認やダウンロードができるようになりました。事前に必要な資料を選んでメールで送る手間も不要ですし、効率的な作業ができて非常に便利ですね。」
ソリューション
モバイルワークや在宅勤務者とも効果的な協業を実現
「社外からファイルが扱える高セキュリティなクラウドツール」の必要性を実感したインフォキュービックでは、Dropbox Business を導入することにしました。サーバーの専門知識が少なくても簡単に導入できること、ローカル上のように扱える直感性があること、そして費用対効果の高さなどが採用の決め手でした。現在は全員がアカウントを所持し、場所や時間を問わず必要なファイルが取り出せるようになりました。休日作業も「あのファイルを忘れたから」とオフィスを往復することももうありません。
外部パートナーとのファイルのやり取りも簡単になりました。パートナーごとの専用フォルダを作成し、依頼時はガイドラインやサンプル、NDAなどの必要書類を格納して共有しています。完成物も同じフォルダに置き、バージョン管理機能によって常に最新データが確認できる環境に。UIがわかりやすいため、口頭説明だけですぐに慣れてもらえるそうです。
「Dropbox と Skype さえあればどの国のお仕事もできますね。弊社には地方在住の方、子どもがいるので・・・とおっしゃる在宅勤務のパートナーさんが多いんです。距離や環境を越えて優秀な方たちとお仕事ができるのは、こうしたツールのお陰だと思っています。」(ベリー氏)
一方、社外でのセミナーを依頼される機会の多い山岸氏は、プレゼン用資料は Dropbox 経由で依頼先と共有しています。高いセキュリティは、ともにファイルを扱う外部クライアントにも安心感を与えています。
「一番よかったのは、やはりわかりやすかったことですね。権限の渡し方も、普通にローカルで扱うかのような感じで、このフォルダを作ってこの人とこの人にシェアする、というのが簡単にかつ感覚的にできたのがなによりの利点だと感じました。」
結果
Dropbox Business で世界基準の機能を実感
Dropbox Business はワークスタイルを変化させただけでなく、管理コストの抑制にも貢献しました。パソコンの故障時などに行うデータ移行作業はゼロに、消したファイルの復元も数分で対応可能になりました。また、退職者のデータは遠隔削除機能で管理するなど、在宅勤務者が多い同社のセキュリティ確保にも、欠かせないツールとなっています。
「Dropbox を使い始める時は、面倒でもまずは機能全体を確認することをお薦めします。いきなり使い始めると個別機能に満足し、効率的な機能を知らないままになりがちなので。」(ベリー氏)
「今後はツールもマルチリンガルの必要性が高くなると思います。複数言語に対応していないと外国人を雇用した際に困る人が出るでしょうからね。その点 Dropbox はマルチリンガル対応ですし、世界展開を考えている企業であれば、やはり Dropbox ですね。」(山岸氏)
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