クラウドサービスを提供する株式会社プレイドは、
創業時から Dropbox Business を活用。
さらに、新しいドキュメント共有サービス Paper が社内に浸透。アイデアの備忘録とディスカッションなど幅広く活用しています。
株式会社プレイドの Dropbox 導入の主な成果
Paper で作成したアジェンダにコメントを収集することで、より中身の濃い会議を開催
フォルダー単位で共有設定が行えるPaper を活用し、共有しないアイデアの備忘録を作成
ファイル サーバーを設置せず、Dropbox フォルダーを活用することで、IT 管理業務を軽減
導入の目的
様々なサービスを積極的にトライし、
現場に受け入れられたものが浸透する社風
株式会社プレイドは EC に関わるメディアとクラウド サービスを提供するベンチャーです。
2015 年 3 月に、CX（顧客体験）プラットフォーム KARTE (https://karte.io/) 正式版の提供を開始。サイト訪問者を属性データ、購入/閲覧情報などあらゆるデータをもとにリアルタイムに可視化し、会員登録や購買につなげることができるソリューションを提供しております。
「KARTE は、ウェブサイトと実際のお店で提供される接客のギャップを埋めるプラットフォームとして、現在の主力事業になっています。私の所属するチームは、KARTE をご利用のお客様のサポートとコンサルティングを主に行っています」
清水 博之 氏
株式会社プレイド
Customer Experience Designer
Dropbox の利用を始めたのは創業当初から。清水氏の入社直後には Dropbox Business のライセンスを取得しています。クラウド時代のベンチャーであることから、様々なサービスを積極的にトライし、現場に受け入れられたものが定着してく社風があると、清水氏は語ります。使い始めた社員自らがエバンジェリスト (伝道者) となって、サービスや機能を紹介しているのも、株式会社プレイドならではの特長です。
「Paper を使い始めたのは私です。ドッグフードで利用した Dropbox のエンジニアの方がすごく便利だと紹介している記事を読み、早速、翌日のミーティングから使い始めました。プレゼン モードを紹介したり、コメント機能を活用したりすることで社内に定着し、現在では多くの社員が活用しています」
「Dropbox フォルダーと Paper の一番の利点は、『働き方をシンプルに』するというこだわり。本来の作業以外に時間を割くことがなくなります」
ソリューション
他のアプリではできなかったことも、
Paper の活用で簡単に実現
Paper が定着する以前に活用していたドキュメント作成ツールは、清水氏は G Suite、
椋田氏が esa.io。G Suite との違いは Markdown が利用でき、シンプルで操作性が高いこと。
esa との違いはコメントと公開コントロールが行えることだと、椋田氏 は語ります。
「私の役割はビジネス サイドと開発チームをつなぐことです。業務上、企画もあるため、下書きというかアイデアの備忘録をたくさん書き留めることがあります。一般的な wiki サービスでは、『Work in progress』のフラグはついても公開されていました。 しかし、Paper なら、フォルダー単位で共有レベルを管理可能。私は共有すべきドキュメントと個人的な備忘録をフォルダーで 分類しています」（椋田氏）
現在では、スプレッドシートなどには G Suite を活用、フィックスしたドキュメントやマニュアルは esa に保管、共有しないアイデアの備忘録やディスカッションが必要な議事録には Paper を活用し、特性に合わせた棲み分けが自然と行われています。
「ビジネス サイドでは、今朝のチーム ミーティングでも Paper が利用されており、閲覧した人はコメントを残すようになっています。事前にアジェンダを共有しておけば、ミーティングが始まる前に各自がコメント。コメントで解決している議題は会議せず、もっと深堀すべき議題だけを会議できるため、時間の有効活用が行えるようになりました」
「事前にアジェンダを共有し、コメントしておけば、より深堀して話し合うべき議題に時間の有効活用が行えるようになりました」
導入の効果
シンプルさにこだわったアプリの活用で、
不要な作業を軽減し、本来の業務に注力
株式会社プレイドで支給されるデバイスは、Windows パソコンではなく、Office 製品もインストールされていません。プレゼ ンテーションは Keynote、スプレッドシートは G Suite、ドキュメントは Paper で作成しているため、特に不便を感じることも ないと、清水氏は語ります。さらに、創業当初から Dropbox を活用しているため、Dropbox Business の導入効果は入社以前 の環境との比較になりました。
「以前の業務はバック オフィスです。ファイル共有をはじめ、社内サーバーを一人で管理。障害発生時は、再起動やデータの復旧など、多くの人的作業があり、停止時間もありました。Dropbox Business なら特別な知識がなくても、フォルダーを管理できますし、障害対策も不要。誤操作で削除してしまったファイルも簡単に復元できます。Mac OS のFinder から利用でき、他のデバイスからもアクセスできるため、保存先は自然と Dropbox が社内標準になりました」（清水氏）
Dropbox フォルダーと Paper の一番の利点として椋田氏が挙げたのは、「働き方をシンプルに」するというこだわり。例えば、 Paper ではテキストを入力するだけで整形されていくため、複雑なデザインを考えたり、テンプレートを作成したりするなど、 本来の文章作成以外の作業に時間を割くことがなくなる、と語ります。
「いま、Paper でやっている作業も以前であれば G Suite でやっていたでしょう。しかし、ワード アプリでは改ページや空白を意識して、改行したり、フォントを変更したり、細かい作業が必要になります。チームで書式を統一するにはテンプレートも必要です。Paper は文章の作成に注力でき、意識しなくてもシンプルできれいなフォーマットに統一されます。Markdown のインポートが可能であれば、併用しているアプリからの移行も検討したいと考えています」（椋田氏）
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