Met Dropbox Business optimaliseert de liefdadigheidsinstelling voor kinderen donaties door materialen voor fondsenwerving overal en altijd beschikbaar te stellen aan medewerkers en partners.
De belangrijkste resultaten voor Children's Miracle Network Hospital
Eenvoudigere mobiele toegang en samenwerking
Verbeterde beschikbaarheid van IT‑middelen
Een beter overzicht en verbeterde back-up van bestanden
DE UITDAGING
Een systeem dat wel een helpende hand kon gebruiken
Elke seconde wordt een nieuw kind opgenomen in een van de 170 Children’s Miracle Network Hospitals in de Verenigde Staten en Canada. Sinds de oprichting van de non-profitorganisatie in 1983 is de steun voor de kinderziekenhuizen wonderbaarlijk geweest: met de hulp van inzamelingsacties op televisie, beroemdheden en collectebussen in supermarkten is meer dan $ 5 miljard opgehaald. Omdat de liefdadigheidsinstelling de aandacht voornamelijk wilde richten op het helpen van kinderen in nood, beseften ze dat ze op zoek moesten naar nieuwe manieren om het werk van medewerkers (zoals de grote video's en andere bestanden met de verhalen van de kinderen die werden geholpen) op te slaan en te delen. 'Er waren logistieke problemen als medewerkers onderweg via ons VPN toegang probeerden te krijgen tot de server, maar er geen verbinding tot stand kwam', aldus Tony Rehmer, Senior Vice President van Information Services. Na beoordeling van verschillende opties voor cloudopslag koos Children’s Miracle Network Hospitals voor Dropbox Business toen het ontdekte dat 75% van zijn medewerkers al persoonlijke Dropbox-accounts gebruikte. 'De werkwijze van technologieteams is tegenwoordig vooral gebaseerd op de wensen van je medewerkers', legt Nick Ward uit, Vice President van Digital Marketing.
'Mensen weten hoe Dropbox werkt. Het is gebruiksvriendelijk. Het is intuïtief. Er zijn geen installatie- en toegankelijkheidsproblemen. Er zijn eigenlijk helemaal geen problemen. Alles verloopt geruisloos. Ik wou dat al mijn implementaties zo eenvoudig waren.'
DE OPLOSSING
Anderen onderweg hoop geven
Dankzij Dropbox Business kreeg Children’s Miracle Network Hospitals meer controle over het delen van bestanden binnen en buiten het netwerk, iets wat lastiger is wanneer medewerkers persoonlijke Dropbox-accounts gebruiken voor hun werk. 'We wisten dat dit tot risico's kon leiden die we moesten beheersen', aldus Ward. Nu kunnen medewerkers in Dropbox Business hun persoonlijke en zakelijke accounts gescheiden houden. Zo kunnen Rehmer en zijn team via de beheerconsole alle bestanden van het bedrijf volgen. 'Omdat we zijn overgestapt op Dropbox Business, behoren veel van onze problemen tot het verleden', zegt hij. In de organisatie worden veel iPads gebruikt. Medewerkers blijven onderweg dus met de mobiele app van Dropbox Business productief als ze aangesloten ziekenhuizen en fondsenwervingspartners bezoeken. 'Het is fijn dat je je overal kunt aanmelden en meteen toegang hebt tot je belangrijke bestanden', aldus Ward. Als medewerkers samen aan Microsoft Office-documenten werken, gebruiken ze de Dropbox-badge. Zo weten ze dat ze altijd over de nieuwste versie beschikken. 'We werken in een gedeelde map en zien wanneer anderen het bestand aanpassen, wanneer het vergrendeld is en wanneer een nieuwe versie is geüpload', zegt Ward. 'De samenwerking met medewerkers op locatie verloopt nu zonder problemen.'
'Ik ben gek op de badge. We werken in een gedeelde map en zien wanneer anderen het bestand aanpassen, wanneer het vergrendeld is en wanneer een nieuwe versie is geüpload. De samenwerking met medewerkers op locatie verloopt nu zonder problemen.'
DE RESULTATEN
Meer zichtbaarheid, minder knelpunten
Met Dropbox Business kan Children’s Miracle Network Hospitals de lat steeds hoger leggen. Tijdens een inzamelingsactie in de lente van 2015 met Jennifer Lopez als bekend gezicht gebruikte de liefdadigheidsinstelling Dropbox Business voor het verzenden van al het campagnemateriaal dat op maat was gemaakt voor elk van de 170 aangesloten ziekenhuizen. 'We konden de juiste machtigingen instellen. Er was dus geen sprake van verwarring', aldus Ward. Volgens Rehmer is Dropbox Business al snel een onderdeel geworden van de manier van werken van Children’s Miracle Network Hospitals. 'Mensen weten hoe Dropbox werkt. Het is gebruiksvriendelijk. Het is intuïtief. Er zijn geen problemen met installatie en toegang. Er zijn eigenlijk helemaal geen problemen. Alles verloopt geruisloos. Ik wou dat al mijn implementaties zo eenvoudig waren.'
Deze verhalen vind je misschien ook leuk
