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Dropbox Business ayuda a la organización benéfica infantil a aprovechar al máximo las donaciones puesto que les permite a empleados y socios acceder con facilidad a la documentación de recaudación de fondos estén donde estén y siempre que la necesiten.

Resultados clave de Children's Miracle Network Hospital

Colaboración y acceso más simple en dispositivos móviles

Mayor disponibilidad de los recursos informáticos

Mayor control y copia de seguridad de archivos mejorada

El desafío

Un sistema que requiere asistencia

Un niño por segundo ingresa a uno de los 170 hospitales de Children’s Miracle Network Hospitals en los Estados Unidos y Canadá. Desde su constitución en 1983, el respaldo que recibe la organización sin fines de lucro para los hospitales de niños no deja de generar milagros. Se recaudaron más de cinco mil millones de dólares gracias a los eventos celebrados, como maratones televisivas, llamamientos de celebridades y puntos de donación en cajas de tiendas de comestibles. Para seguir ayudando a los niños más necesitados, la organización benéfica advirtió que necesitaba mejorar la forma en que los empleados almacenaban y compartían el trabajo; por ejemplo, videos y otros archivos de gran tamaño con relatos de los niños que intentaban ayudar. “Experimentábamos problemas logísticos cuando un empleado estaba fuera de la oficina e intentaba acceder al servidor a través de nuestra VPN, pero no se establecía la conexión”, expresa Tony Rehmer, vicepresidente ejecutivo de Servicios de Información. Después de analizar diversas opciones de almacenamiento en la nube, Children’s Miracle Network Hospitals se decidió por Dropbox Business cuando se enteró de que el 75 % de sus empleados ya usaba cuentas personales de Dropbox. “En realidad, la forma de trabajar de los equipos de TI en la actualidad se basa en lo que quieren tus empleados”, explica Nick Ward, vicepresidente de Marketing Digital.

“Las personas ya saben cómo usar Dropbox. Es fácil. Es intuitivo. No hay problemas de instalación ni de acceso. En general, no hay obstáculos. Nadie se queja. Ojalá todas mis implementaciones fueran así de fáciles.”

La solución

Generar esperanza sobre la marcha

La implementación de Dropbox Business le permitió a Children’s Miracle Network Hospitals controlar con más eficiencia el uso compartido de archivos dentro y fuera de la red, algo que podría generar un problema si los empleados usaran sus cuentas personales de Dropbox para trabajar. “Sabíamos que implicaba un riesgo y que debíamos controlarlo”, afirma Ward. Con Dropbox Business, los empleados tienen la opción de mantener separadas sus cuentas personales de sus cuentas del trabajo, por lo que Rehmer y su equipo logran supervisar todos los archivos del trabajo a través de la Consola de administración. “Al migrar a Dropbox Business, logramos eliminar muchos de nuestros problemas”, comenta. La organización —donde el uso de dispositivos iPad es muy frecuente— depende de la aplicación de Dropbox Business para dispositivos móviles para mantener la productividad de los empleados estén donde estén, ya sea que visiten hospitales de la red o socios de recaudación de fondos. “Nos complace poder iniciar sesión dondequiera que estemos y acceder a los archivos importantes”, dice Ward. Cuando colaboran en documentos de Microsoft Office, los empleados usan la insignia de Dropbox para asegurarse de trabajar en la versión más reciente del archivo. “Trabajamos en una carpeta compartida y podemos ver si otra persona la modifica, si está bloqueada o si se carga una nueva versión”, afirma Ward. “De este modo, trabajar con empleados remotos es un proceso verdaderamente impecable”, concluye.

“Me encanta la insignia. Trabajamos en una carpeta compartida y podemos ver cuándo otra persona la modifica, cuándo está bloqueada o cuándo se carga una nueva versión. De este modo, trabajar con empleados remotos es un proceso verdaderamente simple.”

Los resultados

Mayor visibilidad, menos obstáculos

Gracias a Dropbox Business, Children’s Miracle Network Hospitals sigue subiendo la apuesta. Para una recaudación de fondos en la primavera de 2015, que contó con la presencia de Jennifer Lopez como oradora, la organización benéfica confió en Dropbox Business para distribuir todos los recursos de la campaña, personalizados para cada uno de los 170 hospitales de la red. “Definimos los permisos de seguridad apropiados y no hubo confusiones”, aseguró Ward. Rehmer comenta que Dropbox Business se convirtió con rapidez en un componente clave del proceso de trabajo de Children’s Miracle Network Hospitals. “Las personas ya saben cómo usar Dropbox. Es fácil. Es intuitivo. No hay problemas de instalación ni de acceso. En general, no hay obstáculos. Nadie se queja. Ojalá todas mis implementaciones fueran así de fáciles”, concluye.