La empresa de explotación de servicios eléctricos usa Dropbox Business para vincular la sede central con los supervisores de algunas de las ubicaciones más remotas de Canadá.

CEL Electric, empresa de explotación de servicios eléctricos

Resultados clave de CEL Electric

Mayor colaboración entre los supervisores y la sede central

Recuperación ilimitada de datos en activos importantes

Mayor seguridad de la información de pago de los clientes

El desafío

Un impacto para el sistema

Debido a que, en gran medida, la economía depende de la minería, la fabricación y la agricultura, la provincia canadiense de Saskatchewan recurre a empresas de explotación de servicios eléctricos, como CEL Electric, para alimentar las instalaciones de producción clave. Desde su constitución en 1979, CEL se expandió de forma sostenida y abrió seis oficinas por todo Canadá. Sin embargo, a medida que la empresa se expandía, la capacidad de los empleados de compartir información fácilmente entre ellos y con los clientes se vio limitada por las herramientas existentes. Al enviar bocetos por correo electrónico a los propietarios de los edificios, los empleados se veían obligados a dividir grandes archivos PDF en partes pequeñas para sortear las limitaciones inherentes a los archivos adjuntos. “Los pasos eran complicados y se perdía información”, relata Mark Karr, gerente de proyectos. Y, lo que es peor, muchos empleados debían enviar CD, unidades USB o pilas de bocetos y contratos en papel por correo postal; un proceso que era lento y costoso. “Todo cambió en 2014, cuando un rayo golpeó un servidor de CEL en Saskatoon y destruyó seis meses de trabajo”, relata Shaun Unger, vicepresidente de Asuntos Corporativos. “Nos percatamos de que era el momento de cambiar”, explica Unger. CEL decidió migrar a la nube y optó por Dropbox Business porque facilitaba el uso compartido de archivos con los socios externos. Además, al tener en cuenta que los empleados de CEL ya tenían cuentas personales de Dropbox, la decisión fue casi inmediata. “La adopción fue mucho más sencilla porque los empleados ya se sentían cómodos con el sistema”, reflexiona Unger. “Dropbox era, por lejos, la forma más eficiente de comenzar un proyecto”.

La solución

Una forma más eficiente de trabajar en conjunto

Dropbox Business transformó por completo la forma en que CEL administra los trabajos, desde la licitación inicial y la etapa de diseño hasta la construcción de generadores de energía, plantas de tratamiento de agua y contenedores de granos, entre otros proyectos. Para que este complejo proceso sea lo más ordenado posible, CEL crea subcarpetas para cada proyecto a fin de organizar los activos clave, como los bocetos, los pedidos de cambio, las cotizaciones y los permisos. “Ahora todos saben dónde está cada archivo en todo momento”, indica Karr. “Ya no tengo más unidades USB en el llavero”. Los equipos de diseño e ingeniería pueden colaborar en diseños de gran tamaño en AutoCAD debido a que los empleados pueden acceder a los archivos más recientes en Dropbox, lo que permite acelerar los plazos de entrega. Si se modifica el alcance de un proyecto, los supervisores en el campo ahora pueden acceder a los archivos que necesitan en sus teléfonos. Esto facilita la colaboración con las oficinas de CEL en tiempo real. La característica de cargas de cámara de Dropbox permite compartir casi al instante fotografías de nuevos cableados o nuevas fuentes de energía en las obras con la sede central. “No bien un supervisor captura una foto, puedo ver de qué estamos hablando”, explica Karr. Cuando trabajan en ubicaciones remotas, los empleados pueden acceder a los archivos que necesitan, puesto que Dropbox Business también funciona con ancho de banda limitado. “Logramos ver los cambios incluso con una conexión inestable en la Bahía de Hudson”, afirma Karr. Los empleados de CEL ya no pierden tiempo trabajando en documentos obsoletos debido a que la insignia de Dropbox les permite saber quiénes están trabajando en el archivo. Además, el departamento de informática está más tranquilo que nunca porque sabe que la información confidencial de la empresa está verdaderamente protegida. La característica de transferencia de cuenta les permite a los administradores mover archivos a la cuenta de otro empleado si alguno abandona la empresa. Además, los vínculos con fechas de caducidad restringen el acceso a las licitaciones o los conceptos de diseño después de una fecha específica.

Los resultados

Clics en vínculos en lugar de viajes en avión

Dropbox Business le aportó a CEL la capacidad de crear copias de seguridad confiables de los datos: la necesidad más apremiante de la empresa después del rayo. Pero CEL afirma que, además, el servicio se tradujo en importantes ventajas para otras áreas. La recuperación extendida de versiones resultó muy útil, y le permitió a un empleado recuperar bocetos y hojas de cálculo por un valor de 5000 USD que se habían eliminado de forma involuntaria. No obstante, el mayor beneficio se vio reflejado en una mayor eficiencia y productividad. “Gracias a Dropbox Business, puedo respaldar a los supervisores en el campo desde la sede central en lugar de viajar a las instalaciones”, explica Karr. “Si voy al sitio mismo, tengo que tomar un avión, conducir hasta un lugar remoto, asistir a reuniones y volver. Eso nos cuesta bastante dinero”. En el campo, Dropbox Business nos permite asegurarnos de que todos tengan a su disposición la versión más reciente de los archivos. “Todo está centralizado, sin importar la ubicación del equipo”, cuenta Unger. “Indudablemente, nos ayuda a ser más productivos”.

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