Dropbox für Salesforce: Erweiterte Administrator-Einstellungen

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Abschnitte in diesem Artikel:

Sicherheitseinstellungen

Salesforce-Administratoren können für Dropbox für Salesforce ihr aktuelles Salesforce-Sicherheitsmodell übernehmen.

Standardmäßig wird das Salesforce-Sicherheitsmodell nicht von Dropbox für Salesforce übernommen. Wenn Sie also den Ordner „Salesforce-Dokumente“ freigeben, wird der gesamte Inhalt des Ordners freigegeben. Dropbox für Salesforce passt sich aber der gewählten Freigabeberechtigung an
:

  • Wenn Schreibgeschützt ausgewählt ist, kann der Nutzer Dateien nur betrachten
  • Ist Lesen/Schreiben ausgewählt, kann der Nutzer Dateien hinzufügen, betrachten, löschen und wiederherstellen

Sicherheitseinstellungen einrichten:

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Dropbox.
  3. Blättern Sie nach unten zu den Einstellungen für Standardobjekte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Aktivieren Sie unter Salesforce-Freigabemodell übernehmen das Kästchen für die Objekte, die Sie aktivieren möchten.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
    • Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, wird der Ordner Private Salesforce-Dokumente erstellt, der ausschließlich für den Eigentümer des Datensatzes sichtbar ist.

Hinweise:

  • Neue Sicherheitseinstellungen gelten nicht rückwirkend, d. h. sie werden nicht auf Ordner angewandt, die vor der Änderung der Sicherheitseinstellungen erstellt wurden.

Unterordner erstellen

Mithilfe von Ordnervorlagen kann Dropbox für Salesforce eine Ordnerstruktur für Sie erstellen. Durch diese Ordnervorlagen werden Ihre Salesforce-Datensätze mit Ordnern in Ihrer Dropbox verknüpft.

Die von Dropbox für Salesforce erstellen Ordner sind standardmäßig leer. Mithilfe der Ordnervorlagenfunktion können Sie jedoch festlegen, dass auch Unterordnerstrukturen erstellt werden.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Sehen Sie nach, welche E-Mail-Adresse mit Dropbox für Salesforce verknüpft ist.
    • Klicken Sie in Ihrem Salesforce-Konto auf den Tab Dropbox-Optionen. Dort wird die verknüpfte E-Mail-Adresse angezeigt.
  3. Öffnen Sie auf dropbox.com den Ordner Salesforce-Dokumente.
  4. Klicken Sie auf den Objektordner, mit dem Sie arbeiten möchten.
  5. Erstellen Sie einen neuen Ordner und nennen Sie ihn Vorlage.
  6. Erstellen Sie die gewünschte Struktur, indem Sie im Ordner Vorlage Dateien und Ordner hinzufügen.
  7. Klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox-Optionen.
  8. Blättern Sie nach unten zu den Einstellungen für Standardobjekte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  9. Aktivieren Sie neben dem Objekt, mit dem Sie arbeiten möchten, das Kästchen unter Vorlagen aktivieren.
  10. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Ordnervorlagen können nicht rückwirkend angewandt werden. Alle Ordnerstrukturen, die Sie vor der neuen Ordnervorlagenstruktur erstellt haben, bleiben unverändert.
  • Fügen Sie eine Datei zum Dropbox-Ordner eines Datensatzes im Ordner Salesforce-Dokumente Ihrer Dropbox hinzu, um das Erstellen der Vorlage in diesem Datensatz zu aktivieren.

Automatisches Umbenennen aktivieren

Standardmäßig hat das Umbenennen eines Salesforce-Datensatzes keine Auswirkungen auf den zugehörigen Ordner in Ihrer Dropbox. Sie können jedoch die automatische Umbenennung aktivieren. Dadurch wird dann beim Umbenennen eines Ordners in Dropbox für Salesforce auch der entsprechende Ordner in Dropbox umbenannt.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Dropbox.
  3. Klicken Sie auf den Tab Dropbox-Optionen.
  4. Blättern Sie nach unten zu den Einstellungen für Standardobjekte und klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Aktivieren Sie das Kästchen unter Umbenennen neben den Objekten, die Sie für das automatische Umbenennen aktivieren möchten.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Wenn Sie Nutzer eines freigegebenen Ordners sind, für den das automatische Umbenennen aktiviert ist, aktualisiert Dropbox für Salesforce die Namen der Datensätze für alle Nutzer des freigegebenen Ordners.

Zugriff auf Teammitglieder beschränken


Salesforce-Administratoren können festlegen, wie ein Salesforce-Nutzer Dropbox mit Salesforce verknüpfen kann, indem sie einen Teamnamen für Dropbox Business angeben.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Dropbox“.
  3. Klicken Sie auf den Tab Dropbox-Optionen.
  4. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Dropbox Business und klicken Sie auf Restrict login to Business accounts (Anmeldung auf Business-Konten beschränken).
  5. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  6. Aktivieren Sie unter Dropbox Business Access (Dropbox Business-Zugriff) das Kästchen Team Members Only (Nur Teammitglieder).
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Eigene Ordnernamensstruktur erstellen

Dropbox für Salesforce kann eine Ordnerstruktur für Sie erstellen, die Ihrem Salesforce-Setup in Dropbox entspricht. Administratoren können jedoch die Standardstruktur oder die Namenskonventionen der erstellten Ordner für jedes einzelne Objekt ändern.

Die Standard-Namenskonvention für Kontaktobjekte ist Vorname Nachname. Sie können dies jedoch bei Bedarf auch in Nachname Vorname ändern. Nachdem Sie diese Änderung vorgenommen haben, werden neue Namen gemäß Ihren Einstellungen erstellt.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Einrichten in der linken Seitenleiste auf Anpassen.
  4. Wählen Sie Kontakte aus.
  5. Klicken Sie auf Felder.
  6. Blättern Sie nach unten zum Abschnitt Benutzerdefinierte Kontaktfelder & Beziehungen und klicken Sie auf Neu.
  7. Unter Datentyp wählen Sie Formel aus.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Geben Sie bei Feldbezeichnung den Text „custom Dropbox Path“ ein.
  10. Geben Sie bei Feldname den Text „Custom_Dropbox_Path“ ein.
  11. Aktivieren Sie unter Typ der Formelrückgabe die Option Text und klicken Sie anschließend auf Weiter.
  12. Geben Sie die Formel ein und klicken Sie auf Weiter.
  13. Aktivieren Sie das Kästchen Sichtbar neben den Profilen, denen Sie Bearbeitungszugriff gewähren möchten.
  14. Klicken Sie auf Weiter.
  15. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Diese Änderungen sind nicht rückwirkend anwendbar – sie gelten nur für neu erstellte Ordner.
  • Sie können diesen Prozess auf alle Standardobjekte und benutzerdefinierten Objekte anwenden. Außerdem können Sie andere Felder, Text, Zahlen oder Datumsangaben hinzufügen, um Ihre Ordnerpfade weiter anzupassen.

Dropbox zu Publisher-Layouts hinzufügen

Sie können über Chatter auf die Dropbox-Oberfläche zugreifen. Dazu fügen Sie Dropbox im Global Publisher als Schnellaktion hinzu:

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Globale Aktionen.
  5. Klicken Sie auf Publisher-Layouts.
  6. Klicken Sie in der Spalte Aktion neben dem Eintrag Globales Layout auf Bearbeiten.
  7. Ziehen Sie Dropbox aus dem Bereich Schnellaktionen in den Bereich Global Publisher.

Dropbox für Salesforce deinstallieren

Sie können Dropbox für Salesforce jederzeit deinstallieren. Wenn Sie Dropbox für Salesforce mit Seitenlayouts verknüpft oder benutzerdefinierte Visualforce-Seiten oder Trigger erstellt haben, müssen Sie diese vor der Deinstallation entfernen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Setzen Sie Dropbox für Salesforce zurück.
  3. Melden Sie sich auf der Dropbox-Website an. 
  4. Löschen Sie den Ordner Salesforce-Dokumente.
  5. Kehren Sie zur Salesforce-Website zurück und klicken Sie auf Setup.
  6. Klicken Sie im Abschnitt Einrichten auf Installierte Pakete.
  7. Suchen Sie Dropbox für Salesforce und klicken Sie auf Deinstallieren.
    • Wählen Sie aus, ob Sie vorübergehend eine Kopie der Anwendungsdaten von Dropbox für Salesforce speichern möchten (48 Stunden).
  8. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und klicken Sie anschließend auf Deinstallieren.

Dropbox für Salesforce in der mobilen Salesforce1-App aktivieren

Um Dropbox für Salesforce in der Salesforce1-App nutzen zu können, müssen Sie eine Mobile Karte zum Seitenlayout hinzufügen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie unter Einrichten auf Anpassen.
  4. Klicken Sie auf Kontakte.
  5. Klicken Sie unter Kontakte auf Seitenlayouts.
  6. Klicken Sie neben Kontaktlayout auf Bearbeiten.
  7. Blättern Sie zum Abschnitt Mobile Karten (Nur Salesforce1).
  8. Klicken Sie oben auf der Seite im Fenster mit den Einstellungen auf Visualforce-Seiten.
  9. Ziehen Sie Dropbox for Salesforce – Mobile per Drag & Drop in den Abschnitt Mobile Karten (Nur Salesforce1).
  10. Klicken Sie auf Speichern.

Anschließend können Sie benutzerdefinierte Objekte für Salesforce1 Mobile verfügbar machen. Um benutzerdefinierte Objekte mit Salesforce1 Mobile kompatibel zu machen, müssen Sie diese Funktion beim Einrichten einer Visualforce-Seite zuerst aktivieren. So machen Sie Ihre benutzerdefinierten Objekte verfügbar:

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf Setup.
  3. Klicken Sie unter App-Setup auf Entwickeln.
  4. Klicken Sie auf Seiten.
  5. Klicken Sie auf Neu.

Erstellen Sie als nächstes die Visualforce-Seite:

  1. Geben Sie eine Bezeichnung und einen Namen für Ihre Seite ein.
  2. Aktivieren Sie das Kästchen Verfügbar für Salesforce-Mobilanwendungen.
  3. Kopieren Sie den unten aufgeführten Code und fügen Sie ihn ein. Ersetzen Sie dabei den Text API-Namen eingeben durch den API-Namen Ihres Objekts, z. B.:
  4. "<apex:page standardController=“API-Namen eingeben” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
    <Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
    
  5. Klicken Sie auf Speichern.
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