Dropbox für Salesforce: Setup und Nutzung für Teammitglieder

Mit Dropbox for Salesforce können Teams in Salesforce auf ihre Dropbox-Dateien zugreifen und sie freigeben. Dieser Nutzerleitfaden soll Teammitgliedern nach der Verknüpfung des Dropbox-Teams mit Salesforce helfen, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden.

Leitfaden für Nutzer

In diesem Abschnitt erhalten Sie Antworten auf grundlegende Fragen. Genaueres erfahren Sie weiter unten unter den FAQ für Fortgeschrittene.

Dropbox mit Salesforce verknüpfen

Team-Administratoren können ein Dropbox-Team mit Salesforce verknüpfen. Sobald die Verknüpfung besteht, können Mitglieder des Dropbox Business-Teams ihre Dropbox mit Salesforce verknüpfen.

  1. Klicken Sie in Salesforce auf den Tab Dropbox Options (Dropbox-Optionen).
  2. Klicken Sie auf Connect to Dropbox (Mit Dropbox verknüpfen). Sie werden an dropbox.com weitergeleitet.
  3. Melden Sie sich mit Ihrem Dropbox Business-Konto bei dropbox.com an.
  4. Klicken Sie auf Allow (Zulassen). Sie werden zu den Dropbox-Optionen in Salesforce zurückgeleitet.

Hinweise:

  • Teammitglieder werden ebenfalls aufgefordert, Dropbox und Salesforce zu verknüpfen, wenn sie eine Dropbox-Komponente in Salesforce aufrufen.
  • Nachdem die Verknüpfung hergestellt wurde, wird Teammitgliedern wieder der Datensatz angezeigt, den sie eingangs geöffnet hatten. Der Dropbox-Ordner wird jetzt geladen.

Dateien aus Dropbox zu Salesforce hinzufügen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Dateien zu Dropbox for Salesforce hinzuzufügen:

Wenn Sie eine neuere Browserversion verwenden, können Sie Dateien per Drag & Drop in das Dropbox-Widget in Ihren Salesforce-Datensätzen ziehen.

Andernfalls können Sie Dateien auch von Ihrem Computer hochladen:

  1. Klicken Sie im Dropbox für Salesforce-Widget auf Dateien hinzufügen.
  2. Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie hochladen möchten.
  3. Klicken Sie auf Fertig.

Eine Datei in Salesforce ansehen oder herunterladen

Sie können Ihre Dateien direkt über Dropbox for Salesforce ansehen, herunterladen und freigeben.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Rufen Sie im gewünschten Datensatz das Dropbox-Widget auf und suchen Sie die Dateien, die Sie herunterladen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Dateisymbol, um die Datei in Dropbox zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Datei herunterzuladen.

Dropbox-Ordner in Dropbox für Salesforce erstellen

Mit Dropbox for Salesforce können Sie in Salesforce neue Ordner erstellen.

  1. Melden Sie sich auf der Salesforce-Website an.
  2. Klicken Sie auf New Folder (Neuer Ordner) und geben Sie einen Ordnernamen ein.
  3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

Dropbox-Dateien in Dropbox für Salesforce löschen oder wiederherstellen

Dateien löschen

  1. Klicken Sie in Salesforce mit der rechten Maustaste auf die Datei.
  2. Klicken Sie auf Löschen.

Dateien wiederherstellen

  1. Klicken Sie in Salesforce auf Gelöschte Dateien anzeigen.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, die Sie wiederherstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf Wiederherstellen.

Eine Datei oder einen Ordner aus Dropbox über Chatter freigeben

  1. Öffnen Sie das Profil eines Kontakts oder einen Account-Eintrag.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und anschließend auf das Chattersymbol.
  3. Geben Sie die Nachricht ein, die Sie über Chatter freigeben möchten.
    • Sie können jemanden erwähnen (@) oder Hashtags (#) verwenden.
  4. Klicken Sie auf Posten.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen „All of Dropbox for Object“ (Gesamte Dropbox für Objekt) und „Dropbox for Object“ (Dropbox für Objekt)?

„All of Dropbox for Object“ und „Dropbox for Object“ bieten unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Dropbox-Konten angemeldeter Nutzer in Salesforce.

  • „All of Dropbox for Object“ bietet Zugriff auf den gesamten Dropbox-Ordner eines Nutzers, ganz gleich welchen Datensatz dieser Nutzer gerade verwendet. Über die Salesforce-Integration von Dropbox können Nutzer all ihre Dropbox-Dateien betrachten und bearbeiten.
  • „Dropbox for Object“ bietet ausschließlich Zugriff auf die Dateien, die mit dem derzeit verwendeten Salesforce-Objektdatensatz verknüpft sind. Die Nutzer können über die Salesforce-Integration von Dropbox also nur diejenigen Dateien betrachten und bearbeiten, die sich im Ordner des jeweiligen Objektdatensatzes befinden.

Sehen wir uns die folgende Dropbox-Ordnerstrukturen als Beispiel an:

Ihr Dropbox-Stammverzeichnis > Salesforce-Dokumente > Objektname > object_record_1 > photo1.jpg
Ihr Dropbox-Stammverzeichnis > Salesforce-Dokumente > Objektname > object_record_2 > photo2.jpg

„All of Dropbox for Object“ bietet Ihnen Zugriff auf die gesamte Ordnerstruktur, angefangen bei Ihrem Dropbox-Stammverzeichnis.

Mit „Dropbox for Object“ haben Sie lediglich Zugriff auf die Dateien des Objektdatensatzes. In diesem Beispiel könnten Sie mit „Dropbox for Object“ „object_record_1“ und alle darin enthaltenen Dateien, darunter auch „photo1.jpg“ in Salesforce ansehen.

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Welche Versionen von Salesforce werden unterstützt?

Die meisten Salesforce-Editionen unterstützen Dropbox für Salesforce. Dazu zählen:

  • Group
  • Professional
  • Enterprise
  • Unlimited
  • Force.com
  • Developer
  • Performance

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Was machen die Dateien mit der Erweiterung .sfdb in meiner Dropbox?

Wenn Sie Dropbox für Salesforce verwenden, finden Sie möglicherweise Dateien mit der Erweiterung .sfdb im Ordner „Salesforce-Dokumente“ in Ihrer Dropbox. Dabei handelt es sich um Markierungsdateien, die dazu verwendet werden, Ihre Salesforce-Datensätze mit Ihren Dropbox-Ordnern zu verknüpfen.

Hinweis: Löschen Sie diese Dateien nicht, denn Dropbox for Salesforce kann nicht ohne .sfdb-Dateien ausgeführt werden.

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Was passiert, wenn ich eine .sfdb-Datei versehentlich lösche?

Dropbox für Salesforce kann nicht ausgeführt werden, wenn .sfdb-Dateien gelöscht werden. Wenn Sie versehentlich .sfdb-Dateien aus Ihrer Dropbox gelöscht haben, können Sie diese genauso wie alle anderen Dateien in Ihrer Dropbox einfach wiederherstellen.

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Woher weiß ich, ob meine Version von Dropbox für Salesforce auf dem neuesten Stand ist?

So prüfen Sie, ob Sie die neueste Version von Dropbox for Salesforce verwenden:

  1. Melden Sie sich bei Salesforce AppExchange an.
  2. Klicken Sie auf Ihren Namen und anschließend auf Mein Konto.
  3. Klicken Sie auf Update Available (Update verfügbar) und führen Sie dann die angegebenen Schritte durch.
    • Wenn diese Schaltfläche nicht angezeigt wird, verwenden Sie bereits die neueste Version von Dropbox for Salesforce

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