Die selektive Synchronisierung für Teams verwenden

Die selektive Synchronisierung für Teams ist ein Feature zur Ordnerverwaltung für Dropbox Business-Admins. Mit diesem Feature können Team-Administratoren Standardeinstellungen für die selektive Synchronisierung für einen Team-Ordner festlegen (oder für einen anderen Ordner im Teambereich, aber nicht für Nutzerordner). Diese Standardeinstellungen gelten dann für alle neuen Mitglieder eines Dropbox Business-Teams, die auf diesen Ordner zugreifen können.

  • Wichtig: Die Standardeinstellungen für die selektive Synchronisierung können für alle Ordner festgelegt werden, die von einem Team-Administrator über die Verwaltungskonsole verwaltet werden. Bei einigen Teams gilt dies für Team-Ordner. Bei anderen Teams gilt dies für alle Ordner im neuen Teambereich (außer für Nutzerordner). In diesem Artikel bezeichnen wir diese beiden Ordnerarten als „administratorverwaltete Ordner“.

Die selektive Synchronisierung für Teams funktioniert ähnlich wie die reguläre selektive Synchronisierung, gilt jedoch nur für administratorverwaltete Ordner. Anhand der selektiven Synchronisierung kann ausgewählt werden, welche Ordner auf dropbox.com mit dem Dropbox-Ordner auf der Festplatte eines Computers synchronisiert werden sollen. Mit der selektiven Synchronisierung für Teams können Dropbox Business-Admins zentral verwalten, wie Ordner mit den Computern der Nutzer synchronisiert werden, wenn diese zum ersten Mal ihr Konto verknüpfen.

Alle Teammitglieder können auf dropbox.com weiterhin auf alle Ordner zugreifen, unabhängig davon, ob diese synchronisiert werden oder nicht.

So legen Sie fest, dass bestehende Ordner standardmäßig nicht synchronisiert werden

Administratorverwaltete Ordner werden standardmäßig synchronisiert. So ändern Sie diese Einstellung für einen bestimmten Ordner:

  1. Melden Sie sich als Team-Administrator bei Dropbox Business an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Team-Ordner (oder auf Inhalte, je nachdem, welche Optionen Sie sehen).
  4. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…) neben dem Ordner, für den Sie einen Standardeinstellung für die Synchronisierung festlegen möchten.
  5. Klicken Sie auf Standard-Synchronisierung ändern.
  6. Wählen Sie Standardmäßig nicht synchronisiert aus und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Hinweise:

  • Wenn der Nutzer eines bestehenden Ordners bereits eine eigene Einstellung bezüglich der selektiven Synchronisierung dieses Ordners festgelegt hat, wird diese Einstellung durch die neue Standardeinstellung nicht überschrieben.
  • Administratorverwaltete Ordner werden standardmäßig synchronisiert. Das bedeutet, dass sie sowohl auf dropbox.com als auch im Dropbox-Ordner auf den Computern der Nutzer erscheinen.
  • Wenn Ihr Team Smart Sync verwendet, werden administratorverwaltete Ordner entsprechend der Smart Sync-Einstellungen als „Nur online“ oder „Lokal“ synchronisiert
  • Mit der Einstellung Standardmäßig synchronisiert erscheint der Ordner nicht automatisch auf den Computern bestehender Teammitglieder, sondern nur auf den Computern neuer Teammitglieder
  • Mit der Einstellung Standardmäßig nicht synchronisiert wird der Ordner nicht von den Computern bestehender Ordnernutzer entfernt
  • Wenn Sie Standardmäßig nicht synchronisiert auswählen, erhalten neue Nutzer des Ordners eine Benachrichtigung darüber, dass sie auf dropbox.com auf diesen Ordner zugreifen können

So legen Sie fest, dass neue Ordner standardmäßig nicht synchronisiert werden

Administratorverwaltete Ordner werden standardmäßig synchronisiert. Administratoren haben jedoch die Möglichkeit, diese Einstellung bei der Erstellung eines neuen Ordners in Standardmäßig nicht synchronisiert zu ändern. Ein neuer nicht synchronisierter Ordner erscheint nicht automatisch auf den Computern der Teammitglieder (er ist jedoch auch dropbox.com abrufbar).

So legen Sie einen neuen Ordner als standardmäßig nicht synchronisiert fest:

  1. Melden Sie sich als Team-Administrator bei Dropbox Business an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Team-Ordner (oder auf Inhalte, je nachdem, welche Optionen Sie sehen).
  4. Klicken Sie auf Team-Ordner erstellen (oder auf Ordner erstellen, je nachdem, welche Option Sie sehen)
  5. Geben Sie einen Ordnernamen ein und markieren Sie das Kästchen neben Standardmäßig nicht synchronisiert.
  6. Klicken Sie auf Erstellen.

Welche Ordner sind von der selektiven Synchronisierung für Teams betroffen?

Die selektive Synchronisierung für Teams wirkt sich auf administratorverwaltete Ordner aus. Dies betrifft also die Team-Ordner (oder die Ordner im neuen Teambereich) und die erste Unterordner-Ebene.

Nehmen wir einen Ordner namens „Marketing“ mit den zwei Unterordnern „Strategie“ und „Projekte“ als Beispiel. Mit der selektiven Synchronisierung für Teams könnten Sie eine Standardeinstellung für alle drei Beispielordner festlegen.

Hinweis: Wenn Sie einen der Unterordner synchronisieren möchten, muss auch der Hauptordner synchronisiert werden. Für das obige Beispiel bedeutet dies, dass der Ordner „Marketing“ ebenfalls synchronisiert werden muss, wenn der Ordner „Projekte“ synchronisiert werden soll.

Was können Sie tun, wenn einzelne Teammitglieder Zugriff auf einen Ordner benötigen, der standardmäßig nicht synchronisiert wird?

Einzelne Nutzer, die einen Ordner mit dem eigenen Computer synchronisieren möchten, können die reguläre selektive Synchronisierung verwenden. Die Standardeinstellung für andere Teammitglieder wird dadurch in keinster Weise beeinträchtigt.

Hinweis: Alle Teammitglieder können jederzeit über dropbox.com auf nicht synchronisierte Ordner zugreifen.

Wer kann die Standardeinstellung der selektiven Synchronisierung für Teams ändern?

Nur Team-Administratoren können die Standardeinstellung der selektiven Synchronisierung für Teams ändern.

Hinweis: Einzelne Teammitglieder können weiterhin die selektive Synchronisierung für alle Ordner verwenden, auf die sie Zugriff haben. Diese manuelle Änderung überschreibt für diesen Nutzer die Standardeinstellung der selektiven Synchronisierung für Teams (nicht jedoch für die anderen Teammitglieder).

Kann ich einen Ordner entfernen, der bereits mit dem Computer eines Nutzers synchronisiert wurde, oder die Synchronisierung dafür deaktivieren?

Die Standardeinstellungen der selektiven Synchronisierung für Teams gelten nicht rückwirkend. Wenn ein Nutzer einen Ordner bereits mit seinem Computer synchronisiert hat, ändert eine neue Standardeinstellung nichts daran.

Möchten Sie die Zugriffsberechtigung eines Nutzers für einen Ordner aufheben, haben Sie dazu drei Möglichkeiten:

Wie funktionieren die Standardeinstellungen der selektiven Synchronisierung für Teams im Zusammenspiel mit Smart Sync?

Die Standardeinstellungen der selektiven Synchronisierung für Teams haben keine Auswirkungen auf die Smart Sync-Einstellungen. Wird ein Order standardmäßig nicht synchronisiert, erscheint er auch nicht auf dem Computer eines Nutzers (und ist daher auch nicht von Smart Sync betroffen). Wenn ein Ordner standardmäßig synchronisiert wird, gelten für ihn auch die Smart Sync-Einstellungen des Computers.

Wieso sollte ich anstelle von Smart Sync die selektive Synchronisierung für Teams verwenden?

Smart Sync hilft den meisten Dropbox Business-Teams dabei, Speicherplatz auf dem Computern der Mitarbeiter zu sparen, ohne dabei den schnellen Zugriff auf Unternehmensdateien zu verlieren. Smart Sync erstellt jedoch auf dem Computer Platzhaltersymbole für all diejenigen Dateien, die online verfügbar sind und nicht vollständig auf den Computer heruntergeladen werden.

Wenn der Administrator eine schnelle Bereitstellung und ein optimales Nutzererlebnis sicherstellen möchte, ist die selektive Synchronisierung für Teams vielleicht die bessere Option. Mit der selektiven Synchronisierung für Teams sind nur diejenigen Ordner auf dem Computer der Teammitglieder sichtbar, die der Administrator als relevante Ordner dazu bestimmt.

Sind Sie nicht sicher, welche Option für Sie am besten ist? Hier erfahren Sie mehr über die selektive Synchronisierung und die Anzahl der Dateien, die standardmäßig auf einem Computer synchronisiert werden können.

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