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Dropbox Business permite al estudio de arquitectura, ganador de varios premios, colaborar fácilmente en grandes archivos de diseño desde cualquier oficina o dispositivo, agilizando así los tiempos de entrega.

Resultados clave de BNIM

Reducción del 40 % en gastos de gestión de TI

Tiempos de respuesta más rápidos con compañeros, consultores y clientes

Mayor seguridad y propiedad sobre los diseños propios

EL RETO

Flujos de trabajo más sencillos para su expansión

BNIM diseña edificios ganadores de premios nacionales de sostenibilidad y eficiencia energética que son mucho más que una fachada bonita. El éxito ha permitido al estudio ampliar su presencia más allá de su sede de Kansas City. Ahora posee siete nuevas oficinas en EE. UU. Sin embargo, debido a las dificultades de los empleados para trabajar juntos desde las distintas ubicaciones, los procesos existentes impedían el crecimiento. Cada oficina contaba con una unidad de red independiente, lo que dificultaba la colaboración entre compañeros y consultores, sobre todo al usar archivos complejos como modelos de Autodesk Revit en 3-D. La fecha límite de entrega de las propuestas llegaba y los arquitectos necesitaban subir archivos al servidor la noche anterior, explica Erin Gehle, director de comunicaciones. “Teníamos que introducir grandes márgenes solo para la comunicación”, comenta Gehle. Fuera de la oficina, los arquitectos tenían que lidiar con software de gestión de proyectos y VPN, una lucha que se repetía cada vez que alguien introducía una modificación. “Nuestras herramientas no funcionaban cuando compartíamos grandes modelos de Revit”, explica Paul Waters, director técnico. “Era necesario utilizar otro mecanismo”. Para solucionar todos estos problemas, los empleados empezaron a utilizar cuentas de Dropbox personales con sus direcciones de correo electrónico de BNIM. Después de evaluar varios proveedores de almacenamiento en la nube para empresas, no nos extrañó que Dropbox Business se alzara como claro vencedor. “Desde la perspectiva de la compatibilidad con dispositivos, Dropbox Business era el más sencillo de utilizar”, comenta Waters.

“Antes, para compartir archivos o colaborar en ellos, había que realizar un montón de pasos. Dropbox Business los ha retirado y ahora nuestros flujos de trabajo son mucho más eficientes”.

LA SOLUCIÓN

Un nuevo plano para la colaboración

Para los empleados de BNIM, el proceso entre el concepto y el plano es mucho más sencillo desde que implementaran Dropbox Business. Gehle explica que, en lugar de dedicar horas a intentar salvar las restricciones del servidor, los empleados pueden iniciar una solicitud de archivos rápidamente, lo que guía a los destinatarios a añadir contenido a una carpeta específica. “Cuando un consultor ve una propuesta y quiere ver una imagen alternativa, el proceso es muy sencillo”, explica. Los equipos de arquitectos e ingenieros ahora repetir fácilmente modelos en carpetas compartidas. Cuando están listos para enviar sus diseños a los clientes, utilizan enlaces compartidos, olvidándose así de las restricciones en cuanto a tamaño o tipo de archivo. Los empleados de BNIM pueden compartir muchos de estos documentos con clientes a través de dispositivos móviles, por lo que es más fácil visualizar conceptos iniciales cuando se está sobre el terreno. “Ahora me es mucho más cómodo trabajar con mi teléfono, en comparación con subir correo electrónico o intentar bajar un archivo”, explica Gehle. Además, Dropbox Business también ha proporcionado a BNIM la tranquilidad necesaria de saber que los documentos propiedad de la empresa están siempre seguros. Waters define la Consola de administración como un “recurso salvador”, pues ofrece a BNIM un mayor control sobre los datos a través de funciones como el borrado remoto, que permite al equipo técnico eliminar archivos de dispositivos cuando un empleado deja la empresa.

“Ha transformado completamente nuestra capacidad de reacción. Ha mejorado nuestra reputación como empresa flexible, consciente y sensible. Y los clientes lo aprecian”.

LOS RESULTADOS

Tiempos de respuesta más rápidos

Dropbox Business ha ayudado a los empleados de BNIM a ahorrar tiempo, al igual que los edificios diseñados por el estudio ayudan a los clientes a ahorrar energía. “Se acabaron las noches transfiriendo archivos a la red”, cuenta Gehle. Los clientes también han notado que nuestros tiempos de entrega son más rápidos. “Ha transformado completamente nuestra capacidad de reacción. Ha mejorado nuestra reputación como empresa flexible, consciente y sensible. Y los clientes lo valoran”. El departamento técnico de BNIM ha visto un efecto similar en materia de velocidad y eficiencia con Dropbox Business. Waters estima que el servicio ha reducido el gasto general de la gestión técnica en un 40 %. “Por ejemplo, en lugar de preguntarle a un usuario que ha perdido un archivo qué día desea restaurarlo, , los usuarios pueden hacerlo ellos mismos”, explica. Como equipo técnico con una gran habilidad para los negocios, el tiempo ahorrado permite a BNIM posicionarse como empresa vanguardista. “Nuestro objetivo es llevar la tecnología más puntera a BNIM y buscar nuevas formas de mejorar el proceso de diseño”, explica Waters. “Por tanto, la reducción del gasto general es fantástica”.