Crear un registro de actividades para un equipo de Dropbox Business

Este artículo describe las funciones que solo están disponibles para los equipos de Dropbox Business:

  • Los equipos con el plan Standard pueden filtrar y registrar cómo se comparten los datos dentro y fuera de su empresa. En concreto, pueden registrar más de 200 tipos de actividades de cuenta y miembros.
  • Los equipos de los planes Advanced o Enterprise tienen más tipos de registros disponibles. Por ejemplo, pueden monitorizar la actividad a nivel de los archivos para sus equipos.

Más información acerca de los planes de Dropbox Business

Los registros de actividad son informes de las acciones que realiza tu equipo. Estos registros están disponibles para los administradores de equipos de Dropbox Business en los planes Advanced o Enterprise a través de la Consola de administración. Los registros de actividad ayudan a los administradores a:

  • Ver con qué frecuencia se utiliza Dropbox Business, quién usa la cuenta y para qué
  • Investigar y solucionar problemas (como un archivo eliminado por error)

Secciones en este artículo:

¿Qué puedo ver en los registros de actividad?

Los registros de actividad ofrecen diferentes tipos de información acerca de las acciones realizadas por los miembros. Cada entrada del registro muestra:

  • Fecha y hora: la fecha y la hora exactas en que se produjo una acción
  • Miembro: el miembro que inició la acción
  • Actividad: detalles de la propia acción
  • Ubicación: la ubicación desde la que el usuario inició la acción y la dirección IP del dispositivo que utilizó

¿Qué actividades aparecen en los registros de actividad?

En función del plan de Dropbox Business que tengas, puedes tener algunas o todas las actividades siguientes disponibles en los registros de actividad:

  • Archivos: todas las actividades relacionadas con los archivos, como añadir, modificar, mover y eliminar archivos
  • Uso compartido:todas las acciones relacionadas con el uso compartido, como enviar un enlace a un archivo, unirse a una carpeta o compartir un archivo o carpeta de un miembro del equipo
  • Contraseñas: un miembro del equipo cambia su ajuste de la verificación en dos pasos o contraseña.
  • Grupos: un administrador crea un grupo o ajusta la pertenencia de un grupo.
  • Miembro: alguien se une al equipo o se elimina del mismo.
  • Inicios de sesión: un miembro del equipo inicia sesión o no logra acceder a dropbox.com.
  • Acciones de administración: tú u otro administrador cambiáis la configuración en la Consola de administración, como, por ejemplo, los permisos de las carpetas compartidas.
  • Aplicaciones: un miembro del equipo vincula una aplicación de terceros a su cuenta de Dropbox.
  • Dispositivos: un miembro del equipo vincula un ordenador o dispositivo móvil a su cuenta de Dropbox.
  • Paper: todas las acciones relacionadas con Paper, como compartir documentos de Paper propiedad de los miembros del equipo y la configuración de Paper de todo el equipo.

Acceder al registro de actividad y usar el filtro

Filtra la actividad de tu equipo para ver los tipos de actividad que te interesen.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en la pestaña Actividad.
  4. Introduce información pertinente para filtrar los resultados.
  5. Haz clic en Crear informe.

Notas sobre el filtro:

  • Por actividad: utiliza el menú desplegable para explorar actividades y filtra la lista por un tipo específico de actividad
  • Por periodo específico: introduce un rango de fechas concreto en el campo Fecha para ver acciones que se realizaron durante un periodo de tiempo específico
  • Por miembro: para ver la actividad reciente de un miembro en concreto del equipo, haz clic en Miembros y, a continuación, introduce el nombre de la persona
  • Por archivo o carpeta: al buscar por palabra clave, se exploran los nombres de archivos o carpetas o la ubicación donde se guardaron

Exportar

Es posible exportar los resultados de una vista filtrada. En particular puedes:

  • Copiar y pegar resultados filtrados en Excel
  • Enviar una URL de los resultados filtrados a otro administrador
  • Hacer clic en una actividad concreta y añadirla como filtro para un uso futuro

Nota: los resultados filtrados no aparecen incompletos en el navegador. Es decir, puedes desplazarte hacia abajo en tu navegador para ver actividades más antiguas.

¿Cuánto tiempo tardan las acciones en aparecer en los registros de actividad?

En general, las acciones de los miembros del equipo aparecen en los registros de actividad en unas horas. Como mucho podrían tardar veinticuatro horas.

¿Quién puede crear registros de actividad?

Los registros de actividad están disponibles para administradores de equipo y administradores de gestión de usuarios.

Más información sobre los niveles de administrador de Dropbox Business

¿Cómo puedo utilizar los registros de actividad para encontrar archivos eliminados?

Hay dos cosas que considerar al buscar un archivo eliminado:

  • Nombre del archivo
  • La carpeta en la que se encontraba el archivo

Si se elimina un único archivo, solo tienes que buscar el nombre del archivo. Si has intentado buscar un archivo pero no lo encuentras, piensa si el archivo se encontraba en una carpeta eliminada.

Si eliminas una carpeta también se eliminan todos los archivos que contiene. Sin embargo, los nombres de esos archivos eliminados no aparecen en los registros de actividad, sino solo el nombre de la carpeta.

Para encontrar un archivo que se encontraba en una carpeta eliminada, busca el nombre de la ruta de la carpeta en el registro de actividad. Por ejemplo: /Marketing/2016/03/01/Project_1.docx.

Visualiza la actividad en el panel de administración

El panel de administración muestra datos estadísticos del uso general, como el número de miembros activos, el número de enlaces compartidos creados y el número de dispositivos activos.

Más información sobre el panel de administración

Inicia sesión en las cuentas de los miembros de tu equipo

Los administradores de equipo de Dropbox Business pueden iniciar sesión en las cuentas de los miembros de su equipo a través de la función Iniciar sesión como usuario . Si eres administrador de equipo, podrás acceder a las cuentas de Business de los miembros de tu equipo para llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Ver la estructura de carpetas de un miembro de equipo
  • Compartir archivos y carpetas con otros
  • Ver, abrir y descargar archivos
  • Eliminar archivos o restaurar archivos eliminados

Nota: para aquellos miembros de equipo que hayan conectado una cuenta personal y de trabajo de Dropbox, iniciar sesión como usuario no permitirá a los administradores de equipo acceder a sus cuentas personales de ninguna manera. Los administradores solo podrán acceder a las cuentas de Business.

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