Dropbox para Salesforce: configuración administrativa

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Secciones en este artículo:

1. Instalar Dropbox para Salesforce

  1. Inicia sesión en AppExchange de Salesforce.
  2. Ve hasta la entrada de Dropbox para Salesforce.
  3. En Dropbox para Salesforce, haz clic en Get It Now (Obtener ahora).
  4. Decide si quieres instalar Dropbox para Salesforce.
    • Si lo instalas en tu entorno de producción, podrán acceder todos tus usuarios finales.
    • Si lo instalas en una zona protegida, se creará una copia de producción que puedes usar para probar nuevas aplicaciones.
  5. Marca la casilla para aceptar los términos y condiciones y, a continuación, haz clic en Confirm e Install (Confirmar e instalar).
  6. Haz clic en Continuar.
  7. En la página “Step 1. Approve Package API Access" (Paso 1. Aprobar el acceso a la API del paquete), haz clic en Next (Siguiente).
  8. En la página “Step 2. Choose security level" (Paso 2. Elegir nivel de seguridad), selecciona un nivel de seguridad y haz clic en Next (Siguiente).
  9. En la página “Step 3. Install Package" (Paso 3. Instala el paquete), haz clic en Install (Instalar).

2. Añadir Dropbox a objetos estándar para Salesforce

Antes de conectar Salesforce a Dropbox, primero tendrás que añadir Dropbox para Salesforce a objetos estándar. Si estás trabajando con un objeto personalizado, primero tendrás que crear una página de Visualforce.

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. En la sección Build (Crear) que aparece en la columna izquierda, haz clic en Customize (Personalizar).
  4. Elige el objeto que quieras modificar en la sección Customize (Personalizar) y haz clic en Page Layouts (Diseños de página).
  5. Junto al diseño con el que quieras trabajar, haz clic en Edit (Editar).
  6. En el cuadro de configuración superior, arrastra y suelta una sección en la página.
  7. Rellena Section Name (Nombre de la sección) y define el diseño como una columna.
  8. Haz clic en OK.
  9. Accede al elemento Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) y arrastra y suelta Dropbox for Account o All of Dropbox for Accounts en la sección de Dropbox.
    • Dropbox for Account solo ofrece acceso a los registros conectados con el objeto específico de Salesforce.
    • All of Dropbox for Accounts ofrece acceso a la carpeta completa de Dropbox de un usuario.
  10. Haz clic en Save (Guardar).
  11. Una vez añadidas las páginas de Visualforce , haz clic en el icono en forma de llave inglesa.
  12. En la página de opciones, configura las propiedades de página de Visualforce de la siguiente manera:
Propiedades de página de Visualforce en Dropbox para Salesforce

3. Conectar Salesforce a Dropbox

  1. Si no lo has hecho aún, añade Dropbox para Salesforce a los objetos estándar (consulta la sección 2 de este artículo).
  2. Cuando hayas añadido Dropbox para Salesforce a los objetos estándar, inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  3. Selecciona la pestaña Dropbox Options (Opciones de Dropbox) en Salesforce.
  4. Haz clic en Connect to Dropbox (Conectar a Dropbox).
  5. Se te redirigirá a dropbox.com; haz clic en Continuar.
  6. Si utilizas Dropbox Business, puedes conectar al resto de tu equipo. Para ello, relaciona la dirección de correo electrónico en la tabla de usuarios de Salesforce con la dirección de correo electrónico del usuario en Dropbox.
    • Si prefieres no vincular tu equipo, se avisará a los miembros de este que pueden conectar su cuenta de Dropbox cuando accedan a una página en Salesforce. Este aviso solo aparecerá una vez.

Nota: una vez conectados, los ajustes de conexión de Dropbox mostrarán el nombre del usuario y el nombre del equipo (solo Dropbox Business).

4. Compartir la carpeta de documentos de Salesforce

Para compartir la carpeta de documentos de Salesforce con tu equipo, primero debes generar esta carpeta en tu cuenta de Dropbox:

  1. Ve hasta un registro que tenga habilitado Dropbox para Salesforce.
  2. Arrastra un archivo desde tu ordenador hasta el widget Dropbox para Salesforce.
  3. Este archivo se subirá a Dropbox y se creará la carpeta de documentos de Salesforce en tu cuenta de Dropbox.

Después de crear la carpeta de documentos de Salesforce, puedes compartirla con el resto de tu equipo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con la misma cuenta usada para configurar Dropbox para Salesforce.
    • Si no sabes qué cuenta está conectada, haz clic en Opciones de Dropbox. En la parte superior de la página, debajo de Configuración de conexión de Dropbox, podrás ver con qué cuenta estás conectado.
  2. Haz clic en Compartir.
  3. Introduce las direcciones de correo electrónico de aquellas personas con quienes quieras compartir la carpeta y, a continuación, haz clic en Compartir.

Los usuarios deben aceptar tu invitación para poder usar Dropbox para Salesforce.

5. Otorgar acceso a los usuarios de Salesforce

  1. Inicia sesión en el sitio web de Salesforce.
  2. Haz clic en Setup (Configuración).
  3. Ve a la sección Administer (Administrar) en la columna izquierda y haz clic en Manage Users (Administrar usuarios).
  4. Haz clic en Profiles (Perfiles).
  5. Haz clic en el nombre del perfil que quieres editar.
  6. Desplázate hasta Enabled Visualforce Page Access (Acceso a páginas de Visualforce habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
  7. Selecciona todas las páginas que empiecen por “Dropbox_for_SF”.
  8. Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
  9. Haz clic en Save (Guardar).
  10. En la página de perfil en la que has estado trabajando, desplázate hasta la sección Enabled Apex Class Access (Acceso a la clase de Apex habilitado) y haz clic en Edit (Editar).
  11. Selecciona todas las páginas que empiecen por wbdbox.
  12. Haz clic en la flecha de Add (Añadir).
  13. Haz clic en Save (Guardar).
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