Cómo utilizar la sincronización selectiva para equipos

La sincronización selectiva para equipos es una función de gestión de carpetas para administradores de Dropbox Business. La función permite a los administradores de equipo crear un ajuste de sincronización selectiva predeterminado para una carpeta de equipo (o una carpeta que no es de los miembros en el espacio del equipo). Este ajuste predeterminado luego se aplica a todos los nuevos miembros de un equipo de Dropbox Business con acceso a esa carpeta.

  • Nota importante: se puede configurar un ajuste predeterminado de sincronización selectiva en cualquier carpeta que el administrador de equipo pueda gestionar en la consola de administración. Para algunos equipos, esto se aplica a las carpetas de equipo. Para otros, los ajustes predeterminados se pueden aplicar a cualquier carpeta del nuevo espacio de equipo (aparte de la carpeta de miembro). En este artículo nos referimos a estos dos tipos de carpetas como "carpetas gestionadas por el administrador".

La sincronización selectiva para equipos se parece mucho a la función sincronización selectiva, pero se ocupa de las carpetas gestionadas por el administrador. La sincronización selectiva permite seleccionar qué carpetas de dropbox.com deben sincronizarse con la carpeta de Dropbox en el disco duro de un ordenador. A través de la sincronización selectiva para equipos, los administradores de Dropbox Business pueden gestionar de manera centralizada cómo deben sincronizarse las carpetas con el ordenador de un miembro del equipo al vincular su cuenta por primera vez.

En cualquier caso, todos los miembros del equipo podrán acceder a las carpetas tanto con sincronización como sin sincronización en dropbox.com.

Cómo configurar carpetas existentes para empezar sin sincronización

Las carpetas gestionadas por el administrador se inician con sincronización de forma predeterminada. Para cambiar este ajuste para una carpeta:

  1. Inicia sesión en Dropbox Business con las credenciales del administrador de tu equipo.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Carpetas de equipo (o Contenido, depende de la opción que veas).
  4. Haz clic en "" (tres puntos) junto a la carpeta para la que quieras crear un ajuste de sincronización predeterminado.
  5. Haz clic en Cambiar sincronización predeterminada.
  6. Selecciona Empieza sin sincronización y, a continuación, haz clic en Guardar.

Notas:

  • Si un miembro de una carpeta existente ya tiene su propio ajuste de sincronización selectiva individual para esa carpeta, los valores de sincronización predeterminados no lo anulan.
  • Las carpetas gestionadas por un administrador empiezan con sincronización de forma predeterminada. Esto significa que una carpeta aparecerá tanto en dropbox.com como en la carpeta de Dropbox en el ordenador del miembro.
  • Si tu equipo utiliza la Sincronización inteligente, las carpetas gestionadas por el administrador se sincronizarán como solo en línea o local en función de los ajustes de la Sincronización inteligente.
  • Cambiar a Empieza con sincronización no muestra automáticamente la carpeta en los ordenadores de los miembros existentes (solo para miembros nuevos).
  • Cambiar a Empieza sin sincronización no elimina una carpeta del ordenador de los miembros de la carpeta existentes.
  • Si se selecciona Empieza sin sincronización, los miembros nuevos de esa carpeta recibirán una notificación indicando que tienen acceso a la carpeta en dropbox.com.

Cómo configurar carpetas nuevas para empezar sin sincronización

Las carpetas gestionadas por el administrador empiezan con sincronización de forma predeterminada. Sin embargo, los administradores pueden cambiar este ajuste al crear una carpeta nueva, configurándolo sin sincronización de forma predeterminada. Una carpeta sin sincronización nueva no aparece automáticamente en los ordenadores de los miembros del equipo (aunque estará disponible en dropbox.com).

Para configurar una carpeta nueva sin sincronización de forma predeterminada:

  1. Inicia sesión en Dropbox Business con las credenciales del administrador de tu equipo.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Carpetas de equipo (o Contenido, depende de la opción que veas).
  4. Haz clic en Crear carpeta de equipo (o Crear carpeta, depende de la opción que veas).
  5. Introduce un nombre de carpeta y activa la casilla junto a Empieza sin sincronización.
  6. Haz clic en Crear.

¿Qué carpetas se ven afectadas por la sincronización selectiva para equipos?

La sincronización selectiva para equipos se aplica a las carpetas gestionadas por el administrador. Esto se refiere a las carpetas de equipo (o a las carpetas del nuevo espacio de equipo) y a una capa de subcarpetas.

Por ejemplo, imagínate que tienes una carpeta llamada "Marketing" y dos subcarpetas llamadas "Estrategia" y "Proyectos". La sincronización selectiva para equipos permite crear un ajuste predeterminado para cualquiera de estas tres carpetas de ejemplo.

Nota: la carpeta principal debe configurarse con sincronización si quieres que sus subcarpetas se sincronicen. En el ejemplo anterior, esto significa que, para que la carpeta "Proyectos" se sincronice, la carpeta "Marketing" debe configurarse con sincronización también.

¿Y si miembros individuales del equipo requieren acceso a una carpeta que empieza sin sincronización?

Si un miembro individual del equipo necesita sincronizar una carpeta con su ordenador, puede utilizar la función de sincronización selectiva normal. Esto no cambia el ajuste predeterminado de otros miembros del equipo.

Nota: todos los demás miembros del equipo pueden acceder a las carpetas sin sincronización en dropbox.com.

¿Quién puede configurar un ajuste predeterminado de sincronización selectiva para equipos?

Solo los administradores de equipo pueden configurar o cambiar un ajuste de sincronización predeterminado.

Nota: los miembros individuales del equipo pueden utilizar la sincronización selectiva para sincronizar las carpetas a las que tengan acceso. Este cambio manual anula sus valores predeterminados de sincronización selectiva para equipos (pero no para otros miembros del equipo).

¿Puedo eliminar o anular la sincronización de una carpeta que ya está sincronizada con el ordenador de un miembro del equipo?

Los ajustes predeterminados de sincronización selectiva para equipos no se aplican de forma retroactiva. Si un miembro del equipo ya ha sincronizado una carpeta con su ordenador, un ajuste predeterminado de sincronización nuevo no anulará ese ajuste.

Si quieres eliminar el acceso de un miembro a una carpeta, existen tres opciones:

¿Cómo funcionan los ajustes predeterminados de sincronización selectiva para equipos con la Sincronización inteligente?

Los ajustes predeterminados de sincronización selectiva para equipos no afectan a los ajustes de la Sincronización inteligente. Si una carpeta empieza sin sincronización, no aparecerá en el ordenador de los miembros (y, por tanto, no se verá afectada por la Sincronización inteligente). Si una carpeta empieza con sincronización, se sincronizará según el ajuste de Sincronización inteligente del ordenador.

¿Por qué debería utilizar la sincronización selectiva para equipos en lugar de la Sincronización inteligente?

Para la mayoría de los equipos de Dropbox Business, la Sincronización inteligente puede ayudar a ahorrar espacio en los ordenadores de los empleados a la vez que permite acceder fácilmente a los archivos de la empresa. Sin embargo, la Sincronización inteligente crea iconos marcadores en el ordenador (mostrando todos los archivos disponibles en línea, aunque no se hayan descargado por completo).

Si el administrador desea conseguir una implementación rápida y una experiencia más ágil para los miembros del equipo, la sincronización selectiva para equipos posiblemente sea una mejor opción. Con la sincronización selectiva para equipos, en los ordenadores de los miembros del equipo solo se podrán ver las carpetas que el administrador considere relevantes.

¿No sabes qué opción es mejor en tu caso? Obtén más información sobre la sincronización selectiva y el número de archivos que pueden empezar con sincronización en un ordenador.

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