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Compartir un documento de Dropbox Paper y configurar sus permisos de acceso

Los documentos de Paper individuales se pueden compartir de dos maneras:

  • Utilizando el botón Invitar de la parte superior de cualquier documento
  • Enviando un enlace al documento al igual que enviarías un enlace compartido de Dropbox

Más información sobre cómo compartir con carpetas de Paper y las notificaciones de uso compartido

Compartir con el botón Invitar

  1. En un documento de Paper, haz clic en el botón azul Invitar de la parte superior del documento.
  2. Escribe la dirección de correo electrónico de la persona (o personas) con la que te gustaría compartir el documento y, si lo deseas, incluye un mensaje.
  3. Elige los permisos de acceso que deseas que tengan los invitados:
    • Puede añadir comentarios permite dejar comentarios en tu contenido.
    • Puede editar permite añadir, editar o eliminar en tu contenido, así como invitar a otros al documento.
  4. Haz clic en el botón Enviar.

Nota: si envías una invitación a la dirección de correo electrónico secundaria de alguien, la dirección principal de esa persona aparecerá en el menú desplegable Invitar.

Compartir en un equipo

En una empresa puedes compartir de varias maneras:

  • Añade el documento que deseas compartir a una carpeta nueva o existente en Paper. Al añadirlo, toda la empresa podrá verlo automáticamente y acceder a él a través de la vista de carpetas.
  • Invita a quien desees a ver o editar el documento. Si otorgas a un usuario un permiso de edición, este también podrá invitar a otros usuarios al documento.
  • Introduce una lista de correo en el panel de uso compartido (el que aparece al hacer clic en el botón azul Invitar) para compartir el documento con un grupo grande.
  • Envía un enlace al documento a las personas relevantes en un mensaje de correo o aplicación de chat (como un enlace compartido de Dropbox). Si los enlaces al documento se han inhabilitado, esta opción no estará disponible.

Compartir con personas ajenas a tu equipo

Puedes compartir con personas ajenas a tu equipo si se cumplen los siguientes requisitos:

  • Has creado el documento que deseas compartir o tienes permisos de edición en un documento creado por otra persona.
  • El administrador de tu equipo ha habilitado la opción para compartir fuera de tu equipo.

Si se cumplen los dos criterios anteriores, puedes invitar a miembros ajenos a tu equipo a ver o a colaborar en un documento a través del botón Invitar. Si se ha habilitado el acceso mediante un enlace, también se puede enviar un enlace. Si el destinatario aún no tiene una cuenta de Dropbox Paper, se le pedirá que cree una antes de ver el documento.

Si eres administrador de equipo, descubre cómo ajustar estos parámetros para tu equipo.

Inhabilitar el acceso mediante enlace

De forma predeterminada, los nuevos documentos no están compartidos y son privados. Cuando empiezas a compartir un documento con otros usuarios, puedes restringir su capacidad de acceso al inhabilitar el acceso mediante enlace. De esta forma, solo los usuarios a quienes hayas invitado podrán acceder a tu documento.

  1. Haz clic en el botón azul Invitar.
  2. Haz clic en Configuración del enlace junto al ajuste de permiso mediante enlace.
  3. Cambia el ajuste para compartir el documento de forma que solo los usuarios a quienes invites puedan acceder al documento.
  4. Define si los usuarios que tengan el enlace podrán también editar o solo añadir comentarios.
  5. Haz clic en el botón azul Hecho.

Eliminar a un usuario de un documento

Si eres el editor o creador de un documento, podrás eliminar a ciertos usuarios. Recuerda que si el acceso mediante enlace está habilitado, un usuario con el enlace también podrá acceder al documento incluso después de haber sido eliminado. Sin embargo, si un documento tiene permisos solo para invitados, el usuario no podrá acceder al documento después de haber sido eliminado.

Para eliminar a un usuario de un documento:

  1. Haz clic en el botón azul Invitar en la parte superior del documento de Paper.
  2. Desplázate hasta el usuario relevante.
  3. Cambia el ajuste desplegable para compartir junto a su nombre.
  4. Haz clic en el botón Eliminar.

Permisos predeterminados para documentos de Paper

Cuando se crea un documento de Paper, este incluye un conjunto de permisos predeterminado que depende de dónde se haya creado. Puedes crear documentos:

  • Sin clasificar: los documentos sin clasificar no están en una carpeta.
  • En carpetas: las carpetas pueden ser solo por invitación o carpetas de equipo (las carpetas de equipo solo están disponibles para los equipos de Dropbox). 

Para cambiar los permisos de archivos individuales o carpetas, haz clic en Invitar en el documento o Compartir en la carpeta.

Los permisos predeterminados de los documentos dependen del tipo de usuario de Dropbox que seas y de dónde se encuentre el documento.

Miembros del equipo

 

Sin clasificar (no está en una carpeta)

Carpeta del equipo

Carpeta solo por invitación

¿Quién puede encontrar este documento a través de una búsqueda?

Solo el creador del documento

Cualquier miembro del equipo

Todos los miembros de la carpeta

¿Quién puede abrir el documento si tiene un enlace?

Cualquier miembro del equipo

Cualquier miembro del equipo

Cualquier miembro del equipo

¿Qué permisos tendrán?

Puede editar

Puede editar

Puede editar


Usuarios personales

 

Sin clasificar (no está en una carpeta)

Carpeta

¿Quién puede encontrar este documento a través de una búsqueda?

Solo el creador del documento

Todos los miembros de la carpeta

¿Quién puede abrir el documento si tiene un enlace?

Cualquiera

Cualquiera

¿Qué permisos tendrán?

Puede editar

Puede editar

Cambiar permisos predeterminados

Administradores de equipo

Los administradores de equipo de Dropbox Business pueden cambiar el ajuste de privacidad predeterminado de los documentos de Paper. 

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Paper.
  5. Junto a Privacidad predeterminada de documentos de Paper, selecciona Cualquiera o Solo el equipo.
  6. Haz clic en Save (Guardar).

Usuarios personales y miembros del equipo

Los permisos predeterminados de los documentos no se pueden cambiar. Para cambiar los permisos de archivos individuales o carpetas, haz clic en Invitar en el documento o Compartir en la carpeta.

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