Créer un audit d'activité pour une équipe Dropbox Business

Cet article porte sur des fonctionnalités proposées uniquement aux équipes Dropbox Business.

  • Les équipes disposant d'un forfait Standard peuvent filtrer et contrôler le partage des données au sein et à l'extérieur de leur entreprise. Elles peuvent notamment effectuer le suivi de plus de 200 types de comptes et d'activités de membres.
  • Les équipes qui possèdent un forfait Advanced ou Enterprise disposent de types de suivi supplémentaires. Elles peuvent, par exemple, surveiller l'activité des membres relative aux fichiers.

En savoir plus sur les nouveaux forfaits Dropbox Business

Les journaux d'activité sont un audit des actions menées par votre équipe. Ils sont accessibles aux administrateurs d'équipes Dropbox Business disposant d'un forfait Advanced ou Enterprise, et peuvent être créés dans l'interface d'administration. Ils permettent aux administrateurs :

  • de savoir à quelle fréquence Dropbox Business est utilisé, par qui et pour quoi ;
  • d'effectuer des recherches et de résoudre les problèmes (tels que les suppressions accidentelles de fichiers).

Sections dans cet article:

Informations figurant dans les journaux d'activité

Les journaux d'activité contiennent toute une série d'informations concernant les actions des membres de l'équipe. Chaque entrée du journal comprend les éléments suivants :

  • Date et heure : date et heure exactes de réalisation d'une action.
  • Membre : membre à l'origine de l'action.
  • Activité : détails de l'action concernée.
  • Emplacement : emplacement à partir duquel l'utilisateur a réalisé l'action et adresse IP de l'ordinateur utilisé.

Activités apparaissant dans les journaux d'activité

En fonction de votre forfait Dropbox Business, les journaux d'activité peuvent contenir certaines ou l'intégralité des données suivantes :

  • Fichiers : toutes les actions liées aux fichiers (telles que l'ajout, la modification, le déplacement ou la suppression de fichiers).
  • Partage : toutes les actions liées au partage, y compris l'envoi d'un lien vers un fichier ou le fait de rejoindre un dossier, ou encore le partage d'un fichier ou d'un dossier appartenant à un membre de l'équipe.
  • Mots de passe : un membre de l'équipe modifie ses paramètres de mot de passe ou de validation en deux étapes.
  • Groupes : un administrateur crée un groupe ou modifie les membres d'un groupe.
  • Gestion des membres : une personne rejoint l'équipe ou en est supprimée.
  • Connexions : un membre de l'équipe se connecte (ou ne réussit pas à se connecter) à dropbox.com.
  • Actions des administrateurs : vous ou un autre administrateur modifiez des paramètres dans l'interface d'administration, par exemple les autorisations d'accès aux dossiers partagés.
  • Applications : un membre de l'équipe connecte une application tierce à son compte Dropbox.
  • Appareils : un membre de l'équipe associe un ordinateur ou un appareil mobile à son compte Dropbox.
  • Paper : toutes les actions liées à Paper, notamment le partage de documents Paper appartenant aux membres de l'équipe et les paramètres Paper pour toute l'équipe.

Accès au journal d'activité et filtrage des données

Vous pouvez n'afficher que les types d'activité de votre équipe qui vous intéressent en appliquant des filtres.

  1. Connectez-vous à dropbox.com en utilisant votre compte d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur l'onglet Activité.
  4. Saisissez toutes les informations pertinentes pour filtrer les résultats.
  5. Cliquez sur Créer un rapport.

Remarques concernant le filtrage :

  • Par activité : utilisez le menu déroulant permettant de parcourir les activités pour filtrer la liste en fonction du type d'activité.
  • Par période : saisissez une plage de dates spécifique dans le champ Date pour afficher l'activité réalisée au cours de la période correspondante.
  • Par membre : pour afficher l'activité récente d'un membre de l'équipe en particulier, cliquez sur Membres, puis saisissez le nom de la personne.
  • Par fichier ou dossier : effectuez une recherche par mot clé en saisissant un terme contenu dans le nom du fichier ou du dossier, ou dans l'emplacement d'enregistrement de l'élément concerné.

Exportation

Vous avez la possibilité d'exporter les résultats d'une vue filtrée. Pour cela, vous pouvez :

  • copier les résultats filtrés et les copier dans Excel ;
  • envoyer un lien (URL) vers les résultats filtrés à un autre administrateur ;
  • cliquer sur une activité spécifique et l'ajouter sous forme de filtre pour une utilisation ultérieure.

Remarque : les résultats filtrés ne sont pas tronqués dans votre navigateur. Cela signifie que vous pouvez les faire défiler continuellement pour afficher les activités plus anciennes.

Délai d'affichage des actions dans les journaux d'activité

En règle générale, les actions des membres de l'équipe apparaissent dans les journaux d'activité quelques heures après leur réalisation. Au pire, il peut y avoir un délai de 24 h.

Qui peut créer des journaux d'activité ?

Les journaux d'audit sont accessibles aux administrateurs d'équipe et aux administrateurs des comptes utilisateur.

En savoir plus sur les différents types d'administrateur de Dropbox Business.

Comment utiliser les journaux d'activité pour trouver des fichiers supprimés ?

Lorsque vous recherchez un fichier supprimé, il y a deux éléments à prendre en compte :

  • Le nom du fichier
  • Le dossier dans lequel le fichier était stocké

Si la suppression concerne un fichier individuel, il vous suffit de lancer une recherche sur son nom. Si cette méthode ne fonctionne pas, réfléchissez s'il était situé dans un dossier supprimé.

La suppression d'un dossier entraîne également celle de tous les fichiers qu'il contient. Cependant, les noms des fichiers individuels supprimés ne s'affichent pas dans les journaux d'audit (qui contiennent uniquement le nom du dossier).

Pour retrouver un fichier qui était stocké dans un dossier supprimé, recherchez le nom du chemin d'accès du dossier dans le journal d'audit. Par exemple : /Marketing/2016/03/01/Projet_1.docx.

Affichage de l'activité dans le tableau de bord d'administration

Le tableau de bord d'administration propose des statistiques d'utilisation générales, telles que le nombre de membres actifs, le nombre de liens partagés créés et le nombre d'appareils actifs.

En savoir plus sur le tableau de bord d'administration.

Connexion aux comptes des membres de votre équipe

Les administrateurs d'équipe Dropbox Business peuvent se connecter aux comptes des membres de l'équipe en utilisant la fonctionnalité "Se connecter en tant qu'utilisateur". Si vous êtes administrateur d'équipe, vous pouvez accéder aux comptes Business des membres de l'équipe pour effectuer les opérations suivantes :

  • Visualiser l'arborescence des dossiers d'un membre de l'équipe
  • Partager des fichiers et dossiers avec les autres
  • Visualiser, ouvrir et télécharger des fichiers
  • Supprimer des fichiers ou restaurer des fichiers supprimés

Remarque : si vous êtes membre d'une équipe et que vous avez associé vos comptes Dropbox personnel et professionnel, sachez que la fonctionnalité Se connecter en tant qu'utilisateur ne permet en aucun cas aux administrateurs d'équipe d'accéder à votre compte personnel. Les administrateurs n'ont accès qu'à votre compte Dropbox Business.

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