Visibilité sur le domaine et capture de compte

Les fonctionnalités de visibilité sur le domaine et de capture de compte sont proposées uniquement aux équipes Dropbox Business disposant d'un forfait Enterprise. Les forfaits Advanced et Enterprise proposent les fonctionnalités de validation du domaine et d'obligation à rejoindre l'équipe, qui facilitent le processus d'ajout d'utilisateurs.

Étape 1 : valider la propriété du domaine

Avant de pouvoir activer les fonctionnalités de visibilité sur le domaine et de capture de compte, l'administrateur d'une équipe Dropbox Business doit valider la propriété du domaine.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Sous Membres, cliquez sur Domaines.
  5. Cliquez sur Ajouter un domaine.
  6. Saisissez le domaine d'entreprise dont vous souhaitez valider la propriété.
  7. Sélectionnez l'une des trois méthodes de validation.
  8. Suivez les instructions affichées à l'écran. Une fois la procédure terminée, vous recevrez un e-mail vous confirmant que la propriété de votre domaine a bien été validée.

Que dois-je faire si je souhaite valider plusieurs domaines ou un sous-domaine ?

Les administrateurs d'équipe peuvent choisir de valider un domaine principal, qui correspond au domaine de premier niveau de leur site Web (par exemple, "dropbox.com"). Ils ont également la possibilité de valider des sous-domaines, qui correspondent aux domaines secondaires de leur site Web (par exemple, "ventes.dropbox.com" et "dropbox.com/ventes").

Quand un administrateur d'équipe valide un domaine principal, l'option Inclure tous les sous-domaines est cochée. Il convient de laisser cette option cochée pour valider tous les sous-domaines du domaine principal. Cette option ne s'affiche pas lors de la validation d'un sous-domaine.

Quelle méthode de validation dois-je utiliser ?

Vous disposez de trois méthodes pour valider votre domaine :

  • Ajouter une balise META
  • Transférer un fichier HTML
  • Créer un enregistrement TXT

Pour les deux premières options (ajout d'une balise META ou transfert d'un fichier HTML), vous devrez probablement disposer de droits d'accès pour modifier le code de votre site Web. Il s'agit de méthodes sécurisées et relativement rapides, puisque Dropbox pourra voir les modifications dès leur application sur votre site Web.

Si vous n'êtes pas autorisé à modifier votre site Web directement ou si vous ne disposez d'aucun site Web hébergé sur le domaine que vous souhaitez valider, vous pouvez créer un enregistrement TXT sur le site de l'hôte du domaine.

La plupart des services d'hébergement de domaine proposent cette fonctionnalité, cependant la procédure varie en fonction des services. Si vous ne savez pas comment modifier la configuration de votre DNS, veuillez contacter l'équipe d'assistance de l'hôte de votre domaine ou consulter la documentation correspondante. Dropbox n'est pas en mesure d'assurer l'assistance de l'hôte du domaine.

  • Remarque : une fois les modifications apportées sur l'hôte de votre domaine, leur répercussion sur les serveurs du domaine de votre site Web peut prendre jusqu'à une journée. À la fin du processus, Dropbox vous enverra un e-mail pour confirmer la validation de votre domaine.

Que faire si je ne parviens pas à procéder à la validation du domaine ?

Si vous ne parvenez pas à procéder à la validation de votre domaine, vous pourrez suivre la procédure ultérieurement à l'aide de l'option Réparer la validation.

  • Remarque : pour pouvoir obtenir des informations sur les utilisateurs ou activer l'obligation à rejoindre l'équipe, vous devez d'abord valider la propriété du domaine.

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Étape 2: consulter les statistiques de visibilité sur le domaine

Une fois que vous avez validé votre domaine, vous pouvez consulter les statistiques relatives à tous les domaines validés dans l'interface d'administration.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Sous Membres, cliquez sur Domaines.

Le nombre de comptes Dropbox personnels sur chacun de vos domaines s'affiche dans la colonne Comptes personnels.

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Étape 3 : activer la capture de compte

Une fois que vous avez validé votre domaine, vous pouvez utiliser la capture de compte pour obliger les membres de l'équipe utilisant leur adresse e-mail professionnelle pour un compte Dropbox personnel à transférer leur compte vers l'équipe Dropbox Enterprise ou à remplacer l'adresse e-mail associée à leur compte par une adresse qui n'utilise pas le domaine de messagerie de l'entreprise.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Ouvrez l'interface d'administration.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Sous Membres, cliquez sur Domaines.
  5. Localisez le domaine validé sur lequel vous souhaitez mettre en vigueur l'utilisation de Dropbox.
  6. Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée et sélectionnez Modifier les paramètres de capture.
  7. Choisissez si vous souhaitez que tous les utilisateurs rejoignent votre équipe ou uniquement les utilisateurs que vous invitez.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Facultatif : envoyez un e-mail aux utilisateurs de Dropbox sur votre domaine.
    • Si vous sélectionnez Tous les utilisateurs, vous pouvez envoyer un e-mail aux utilisateurs de Dropbox sur votre domaine avant d'activer la capture du compte. Les utilisateurs appartenant à d'autres équipes Dropbox Business ne sont pas avertis. Vous pouvez ignorer cette étape.
    • Si vous choisissez d'envoyer cet e-mail, veuillez saisir une adresse e-mail à laquelle les utilisateurs pourront répondre s'ils souhaitent vous poser des questions au sujet de cette notification.
    • Cliquez sur Envoyer l'e-mail.
  10. Cliquez sur Activer la capture.

Puis-je utiliser la fonctionnalité de capture de compte pour des utilisateurs appartenant à d'autres équipes Dropbox Business ?

La fonctionnalité de capture de compte vous permet uniquement de capturer des comptes d'utilisateurs qui ne sont pas encore membres d'une équipe Dropbox Business. Si vous souhaitez fusionner d'autres équipes existantes, contactez-nous pour obtenir de l'aide.

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La fonctionnalité de visibilité sur le domaine permet aux administrateurs d'équipe de connaître le nombre d'utilisateurs individuels qui ont créé un compte Dropbox personnel en utilisant une adresse e-mail professionnelle sur leur domaine validé. Les administrateurs peuvent ensuite utiliser la capture de compte pour obliger ces utilisateurs à transférer leur compte personnel vers l'équipe Dropbox Enterprise ou à remplacer l'adresse e-mail associée à leur compte par une adresse qui n'utilise pas le domaine de messagerie de l'entreprise.

Les fonctionnalités de visibilité sur le domaine et de capture de compte permettent aux administrateurs d'équipe :

  • d'améliorer la visibilité sur l'utilisation organique de Dropbox sur un domaine d'entreprise ;
  • d'empêcher toute utilisation non autorisée de Dropbox sur un domaine d'entreprise
  • de garantir que toute l'entreprise a rejoint une équipe unique

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