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Affichage de l'activité de l'équipe avec le journal d'activité de Dropbox

Le tableau de bord de l'interface d'administration contient des informations sur la façon dont votre équipe utilise Dropbox, notamment sur les points suivants :

  • Membres actifs : le nombre de membres de l'équipe ayant effectué une action au cours des 28 derniers jours (connexion à un compte, ajout, modification, consultation ou partage de fichiers).
  • Espace : le total de l'espace de stockage utilisé par votre équipe.
  • Liens créés : le nombre de liens partagés créés par votre équipe.
  • Dossiers partagés actifs : le nombre de dossiers partagés comptant au moins deux membres et pour lesquels une activité a été enregistrée au cours des 28 derniers jours.
  • Appareils actifs : le nombre d'ordinateurs et d'appareils mobiles sur lesquels les membres de votre équipe sont connectés à Dropbox et pour lesquels une activité a été enregistrée au cours des 28 derniers jours.

Sections dans cet article:

Comment afficher l'activité de l'équipe ?

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur Tableau de bord.
  4. Au-dessus du graphique, utilisez les menus déroulants pour choisir le type de données et la période à afficher (la semaine dernière, le mois dernier ou les six derniers mois).

Vous pouvez passer le curseur sur une zone ou une ligne colorée dans le graphique pour afficher les statistiques correspondant à des périodes spécifiques.

Remarques sur l'activité de l'équipe :

  • Les données sur l'utilisation sont disponibles depuis août 2014 ou depuis le moment où votre équipe a commencé à utiliser Dropbox.
  • Il est possible qu'un message signalant un traitement en cours s'affiche si vous tentez de visualiser des dates pour lesquelles les données sont encore en cours de traitement.
  • Si votre équipe Dropbox Business est nouvelle, les graphiques sont vides, car ils ne contiennent encore aucune donnée.
  • Pour obtenir des informations plus détaillées sur l'activité de votre équipe, vous pouvez également afficher son activité de partage.

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Comment créer un rapport de journal d'activité ?

Les administrateurs d'équipe et administrateurs des comptes utilisateur peuvent créer, pour leur équipe, des rapports de journal d'activité.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration.
  3. Cliquez sur l'onglet Activité.
  4. Choisissez des informations pertinentes pour filtrer les résultats. Par exemple, filtrez :
    • Par activité : utilisez le menu déroulant permettant de parcourir les activités pour filtrer la liste en fonction du type d'activité.
    • Par période : saisissez une plage de dates spécifique dans le champ Date pour afficher l'activité réalisée au cours de la période correspondante.
    • Par membre : pour afficher l'activité récente d'un membre de l'équipe en particulier, cliquez sur Membres, puis saisissez le nom de la personne.
    • Par fichier ou dossier : effectuez une recherche par mot clé en saisissant un terme contenu dans le nom du fichier ou du dossier, ou dans l'emplacement d'enregistrement de l'élément concerné.
  5. Cliquez sur Créer un rapport.

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Informations figurant dans les journaux d'activité

Chaque entrée du journal d'activité mentionne :

  • Date et heure : date et heure exactes de réalisation d'une action.
  • Membre : membre à l'origine de l'action.
  • Activité : détails de l'événement concerné.
  • Emplacement : emplacement à partir duquel l'utilisateur a réalisé l'action et adresse IP de l'ordinateur utilisé.

En règle générale, les actions des membres de l'équipe apparaissent dans les journaux d'activité quelques heures après leur réalisation. Au pire, il peut y avoir un délai de 24 h.

Les administrateurs ont accès aux événements suivants dans le journal d'activité de leur équipe :

  • Partage : toutes les actions liées au partage, y compris l'envoi d'un lien vers un fichier ou le fait de rejoindre un dossier, ou encore le partage d'un fichier ou d'un dossier appartenant à un membre de l'équipe.
  • Mots de passe : un membre de l'équipe modifie ses paramètres de mot de passe ou de validation en deux étapes.
  • Groupes : un administrateur crée un groupe ou modifie les membres d'un groupe.
  • Gestion des membres : une personne rejoint l'équipe ou en est supprimée.
  • Connexions : un membre de l'équipe accède ou ne parvient pas à accéder au site dropbox.com.
  • Actions des administrateurs : vous ou un autre administrateur modifiez des paramètres dans l'interface d'administration, par exemple les autorisations d'accès aux dossiers partagés.
  • Applications : un membre de l'équipe connecte une application tierce à son compte Dropbox.
  • Appareils : un membre de l'équipe associe un ordinateur ou un appareil mobile à son compte Dropbox.
  • Paper : toutes les actions liées à Paper, notamment le partage de documents Paper appartenant aux membres de l'équipe et les paramètres Paper pour toute l'équipe.

Si vous êtes administrateur d'une équipe disposant d'un forfait Dropbox Business Advanced ou Enterprise, vous pouvez consulter toutes les actions de votre équipe en lien avec les fichiers. Les activités au niveau fichier incluent les opérations d'ajout, de modification, de déplacement et de suppression. Vous pouvez utiliser ces événements pour analyser et résoudre des problèmes (suppressions accidentelles de fichiers, fichiers ou dossiers mal placés, audits de sécurité des informations, etc.).

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Comment exporter le journal d'activité ?

Vous avez la possibilité d'exporter les résultats d'une vue filtrée. Pour cela, vous pouvez :

  • copier les résultats filtrés et les copier dans Excel ;
  • envoyer un lien (URL) vers les résultats filtrés à un autre administrateur ;
  • cliquer sur une activité spécifique et l'ajouter sous forme de filtre pour une utilisation ultérieure.

Remarque : les résultats filtrés ne sont pas tronqués dans votre navigateur. Cela signifie que vous pouvez les faire défiler continuellement pour afficher les activités plus anciennes.

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Comment utiliser les journaux d'activité pour rechercher les fichiers supprimés ?

Lorsque vous recherchez un fichier supprimé, il y a deux éléments à prendre en compte :

  • Le nom du fichier
  • Le dossier dans lequel le fichier était stocké

Si la suppression concerne un fichier individuel, il vous suffit de lancer une recherche sur son nom. Si cette méthode ne fonctionne pas, réfléchissez s'il était situé dans un dossier supprimé.

La suppression d'un dossier entraîne également celle de tous les fichiers qu'il contient. Cependant, les noms des fichiers individuels supprimés ne s'affichent pas dans les journaux d'audit (qui contiennent uniquement le nom du dossier).

Pour retrouver un fichier qui était stocké dans un dossier supprimé, recherchez le nom du chemin d'accès du dossier dans le journal d'audit. Par exemple : /Marketing/2016/03/01/Projet_1.docx.

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Pourquoi des entrées mentionnant "Assistance Dropbox" ou "Système Dropbox" sont-elles répertoriées sur ma page Activité ?

Dans de rares occasions, Dropbox peut mettre à jour votre compte pour vous. Pour les administrateurs Dropbox Business, ces actions s'affichent sur la page Activité de l'interface d'administration. Les administrateurs peuvent ainsi voir les mentions suivantes :

  • Assistance Dropbox : si vous avez contacté notre équipe d'assistance, toutes les actions que nous effectuons s'affichent sur la page Activité et sont attribuées à "Assistance Dropbox". Ces actions consistent par exemple à inviter ou supprimer des membres de l'équipe, ou encore à inviter l'ensemble des administrateurs d'origine de votre équipe. Cependant, l'équipe d'assistance Dropbox n'effectue aucune action sur votre compte sans votre autorisation.
  • Système Dropbox : à de rares occasions, le système Dropbox doit mettre à jour votre compte pour qu'il reste compatible avec les nouveaux produits Dropbox. Les actions que nous effectuons s'affichent sur la page Activité et sont attribuées à "Système Dropbox". Ces actions consistent par exemple à renommer ou à déplacer des dossiers d'équipe, ou encore à vérifier que votre compte Dropbox Business est à jour avec les nouveaux produits. En revanche, sous l'entrée "Système Dropbox", aucune action n'est effectuée sur votre compte sans votre autorisation.

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