La società edile leader in Australia affronta l'era digitale con Dropbox.

Risultati principali di ADCO

Più di 3.500 progetti completati per un valore di oltre 10 miliardi di dollari

40 file server obsoleti

La sfida

Lasciarsi alle spalle sistemi obsoleti

Come per la maggior parte delle aziende fondate negli anni '70, i sistemi e le tecnologie legacy di ADCO sono difficili da modernizzare. Alcune organizzazioni non ci provano nemmeno. Ma ADCO, una delle società edili più importanti in Australia, non è una di queste. Dopo aver completato oltre 3.500 progetti del valore di oltre 10 miliardi di dollari, ADCO si propone ora come apripista per il settore edile nell'era digitale. 


Con l'obiettivo di diventare la prima società edile di scelta per i clienti, questa azienda che conta quasi 50 anni di attività ha capito che per rimanere competitivi, agili ed efficienti è necessario intraprendere un percorso verso la trasformazione digitale. "Ci trovavamo a un incrocio", spiega Doug Zuzic, Chief Information Officer alla ADCO. "La nostra infrastruttura aveva almeno sette anni e doveva essere sostituita. Era una brutta situazione. Quindi ci siamo chiesti se investire in un'infrastruttura fisica o se considerare un'opzione basata su cloud."


Per Doug e il suo team, la risposta era chiara. Con le informazioni archiviate in modo frammentato in diversi stati, una supervisione nazionale minima dell'azienda e la mancanza di mobilità dei dipendenti sul campo, ADCO aveva bisogno di un'unica piattaforma, semplice da utilizzare e che avrebbe standardizzato i processi per tutto il team. Dopo aver considerato diverse opzioni sul mercato, ADCO ha trovato in Dropbox la soluzione perfetta.  

"Ogni sede nei vari stati archiviava i documenti relativi ai progetti separatamente, frammentando eccessivamente la nostra attività. Il passaggio a Dropbox ci ha reso un unico team."

La soluzione

Una strategia basata sul cloud

Desiderosa di portare avanti il suo nuovo programma basato su cloud, ADCO ha messo alla prova Dropbox con due diversi lavori nel Nuovo Galles del Sud. È stato il feedback positivo dei dipendenti a spingere l'azienda a implementare questa soluzione.


Elizabeth Mackison, graphic designer per ADCO, collabora con i team che si occupano della pre-costruzione ed è stata tra i primi a provare Dropbox Business. In qualità di designer, Elizabeth coordina estimatori, project manager, construction manager e architetti per la presentazione di offerte e gare d'appalto. 


"Il nostro team è, per sua natura, molto incline alla collaborazione. Per ogni gara di appalto, lavoro con 10 persone diverse per volta. Con Dropbox Business possiamo condividere i documenti con tutto il team in modo semplice. Possiamo vedere su che cosa sta lavorando il personale: il livello di sicurezza e visibilità dei flussi di lavoro è molto più alto".
"Dropbox Business ha reso il lavoro di tutto il team molto più rapido e ora siamo in grado di lavorare con una flessibilità mai vista prima. Ha fatto una differenza enorme per me", racconta Elizabeth.



In precedenza, le informazioni relative ai lavori erano archiviate su server locali suddivisi tra i vari stati. Ciò implicava l'impossibilità di svolgere una supervisione di alto livello sui progetti ADCO, proprio a causa della frammentazione dell'azienda. "Il nostro più grande problema era che tutte le informazioni erano archiviate suddivise per stato; ogni stato aveva un server, pertanto non era possibile visionare tutti i lavori a livello nazionale", spiega Zuzic. "Con Dropbox, siamo riusciti a standardizzare la gestione dei lavori nei diversi stati. Ora, con un unico accesso possiamo visualizzare tutte le informazioni relative a ogni progetto, passato o presente." 


I dipendenti ADCO erano sempre più frustrati anche per il fatto di non poter accedere ai file tramite dispositivi mobili dal cantiere e di dover sempre tornare fisicamente in ufficio per poter finire il lavoro. "Non sopportavano di non poter lavorare come volevano. Accedere ai file era un'impresa quotidiana", afferma Zuzic. In particolare, per i dipendenti era difficile condividere file di grandi dimensioni, come i file BIM o i progetti CAD, con i consulenti. Quando si trovavano sul posto, scattavano fotografie con la fotocamera e le trasferivano su una chiavetta USB per poi caricarle sul server. "In questo modo si perdeva tempo ed era un processo inefficiente e frustrante. Ora, con Dropbox, possono aprire un progetto sul sito di lavoro da cellulare o tablet e modificarlo in tempo reale", spiega Zuzic. "Continuare a utilizzare i file server non ci avrebbe portato nessuno dei vantaggi offerti dal lavoro mobile e flessibile."


Anche la sicurezza delle informazioni era un tasto dolente per ADCO nella valutazione della sua infrastruttura sempre più obsoleta. "A causa dei nostri server obsoleti, si sono verificati dei problemi durante un controllo di sicurezza", spiega Zuzic. "Ma grazie alla conformità allo standard ISO 27001 e alla possibilità di eseguire procedure di onboarding e offboarding in modo rapido, Dropbox ha migliorato moltissimo la nostra sicurezza." 

"Siamo un'azienda in continua evoluzione e siamo consapevoli di poter migliorare la nostra efficienza. Dropbox è uno dei modi per farlo."

I risultati

Lavorare come un'unica squadra

Prima di passare a Dropbox, ADCO archiviava i dati in modo frammentato, con server sparsi nei vari stati che li rendevano difficili da reperire. "Avevamo frammenti di informazioni un po' ovunque: hard disk, unità SAN, NAS e server", spiega Zuzic. In precedenza, quando i dipendenti dovevano reperire dei file relativi a un particolare sito di lavoro, dovevano inviare una richiesta al reparto IT, con conseguenti ritardi dovuti ai tempi di ricerca delle informazioni. Ora con Dropbox, site manager e project manager possono accedere ai file più rapidamente che mai, sia dal sito di lavoro, sia in ufficio, da qualsiasi dispositivo. Inoltre sono in grado di condividerli con chiunque attraverso un unico link. Dropbox ha semplificato anche l'archiviazione dei lavori completati con tutte le informazioni relative, ora disponibili in un unico posto.


Inoltre, ADCO è in procinto di disattivare i suoi 40 file server. "Sostituire i server migrando i dati sul cloud significa ridurre i costi operativi. Il risultato di questa soluzione basata su cloud è che abbiamo riportato i nostri dipendenti verso un luogo più produttivo, dove possono essere più orientati alla strategia e proattivi", spiega Zuzic. "I nostri team IT stanno lavorando su progetti molto importanti, portando un valore reale all'azienda."