Monitora l'attività di condivisione del team

Se sei l'amministratore del team o l'amministratore della gestione utenti di un team Dropbox Business, puoi monitorare il modo in cui i dati vengono condivisi all'interno e all'esterno dell'azienda. Dropbox registra tutte le azioni di condivisione interne ed esterne, tra cui la creazione di cartelle condivise, la creazione di link condivisi, la condivisione di documenti di Paper e le modifiche apportate alle autorizzazioni di cartelle e link condivisi.

Visualizza l'attività di condivisione

  1. Accedi a dropbox.com con il tuo account amministratore.
  2. Fai clic su Console amministratore nella barra laterale.
  3. Nella pagina Attività gli eventi di condivisione appaiono insieme agli altri tipi di eventi. Per filtrare solo in base agli eventi di condivisione, seleziona Condivisione nel menu a discesa.

La pagina Attività mostra un riepilogo dell'attività più recente del team. Non mostra tutte le azioni effettuate dal team. Puoi generare un rapporto completo delle attività di un determinato periodo facendo clic su Crea rapporto completo nella scheda Attività. Puoi anche visualizzare l'attività di condivisione recente di un determinato membro del team facendo clic su Membri nella barra laterale di sinistra, poi facendo clic sul nome della persona nell'elenco.

Che cosa succede se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa?

Se una persona sconosciuta si unisce a una cartella condivisa, gli amministratori saranno in grado, dalla scheda Attività, di vederla e di vedere anche chi ha inviato l'invito.

Quali tipi di eventi vengono registrati?

Gli eventi relativi alle cartelle condivise vengono registrati quando qualcuno:

  • Crea una cartella condivisa
  • Invita una persona a una cartella
  • Si unisce a una cartella
  • Rimuove una persona da una cartella
  • Modifica il ruolo di un'altra persona in una cartella
  • Trasferisce la proprietà di una cartella a un'altra persona
  • Annulla la condivisione di una cartella
  • Modifica le autorizzazioni di condivisione per una cartella
  • Modifica le autorizzazioni di condivisione generali per le cartelle condivise nella Console amministratore
  • Sposta una cartella condivisa da un Dropbox di lavoro a un Dropbox personale (e viceversa), specialmente quando sia le impostazioni a livello della cartella che quelle a livello di team consentono la condivisione all'esterno del team.

Vengono registrati eventi relativi ai file condivisi quando un file è:

  • Aggiunto
  • Scaricato
  • Modificato
  • Visualizzato in anteprima
  • Eliminato
  • Eliminato definitivamente
  • Ripristinato (quando viene annullata l'eliminazione di un file o un file viene riportato nella posizione originale)
  • Recuperato (quando viene recuperata la versione precedente di un file, antecedente a una serie di modifiche)
  • Rinominato
  • Spostato (quando un file viene spostato da una cartella a un'altra)
  • Copiato
  • Viene sottoposto a rollback (quando l'account di una persona viene riportato a uno stato precedente insieme ai file interessati da tale azione)

Gli eventi relativi ai link condivisi vengono registrati quando:

  • Un membro del team crea o condivide un link
  • Un utente, che non è membro del team, crea o condivide un link da una cartella condivisa di cui è proprietario un membro del team
  • Un link viene condiviso o creato attraverso un'applicazione di terze parti
  • Un membro del team rimuove un link
  • Un membro del team modifica la visibilità di un link
  • Un membro del team imposta una password o una scadenza per un link
  • Un amministratore modifica le autorizzazioni di condivisione generali per i link condivisi nella Console amministratore
  • Qualcuno apre o salva file da un link condiviso da un membro del team

Gli eventi relativi alle richieste di file vengono registrati quando:

  • Un membro del team crea una richiesta di file
  • Un membro del team riceve un file caricato in una richiesta di file

Gli eventi di condivisione di Paper vengono registrati quando:

  • Viene condiviso un documento o una cartella di Paper con un membro del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
  • Viene condiviso un documento o una cartella di Paper di proprietà del team con una persona che non fa parte del team (oppure ne viene annullata la condivisione)
  • Un membro del team visualizza un documento di Paper
  • Una persona che non fa parte del team visualizza un documento di Paper
  • Un membro del team viene menzionato in un documento di Paper
  • Una persona che non fa parte del team viene menzionata in un documento di Paper di proprietà del team
  • Viene modificata l'impostazione di condivisione predefinita per i documenti di Paper
  • Vengono modificate le autorizzazioni per un membro di un documento di Paper
  • Viene richiesto l'accesso a un documento di Paper da un membro del team o da una persona che non fa parte del team

L'apertura di un link o l'aggiunta di file a un account Dropbox sono eventi registrati solo nel rapporto di tutte le attività. Un evento verrà registrato quando una persona interna o esterna al team apre o aggiunge il link al proprio Dropbox.

Il registro di controllo delle condivisioni non tiene traccia di quando un membro abbandona o aggiunge una cartella condivisa, in quanto tale membro ha ancora accesso alla cartella e può aggiungerla in qualsiasi momento.

Visualizza l'attività di condivisione nella dashboard amministratore

Se vuoi avere una panoramica generale dell'attività di condivisione del tuo team nel corso del tempo, utilizza la dashboard amministratore. Fornisce statistiche di utilizzo generale, quali il numero di link condivisi creati e il numero di cartelle condivise attive. Ulteriori informazioni sulla dashboard amministratore.

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