3万人以上の教職員・学生が、スムーズに情報共有

Dropbox の活用により、学生同士で成果物を共有したり、
教職員とやり取りしたりしながらリアルタイムに意見を交換

関西大学の主な効果

直感的な操作性で、学生同士が成果物を共有したり、教職員とリアルタイムに意見交換できるなど、コラボレーションが円滑に

PC、スマホ、タブレットなど多様なデバイスから場所を選ばずファイルを利活用でき、利便性が向上

授業のときなどに、ファイルを一斉に同期するとダウンロードに時間がかかるという課題をスマートシンク機能で解決

「家では自分のパソコン、学校では学校のパソコン、通学中やお昼休みはスマートフォンと いったように、いつでもどこでもどんな機器で も同じファイルをストレスなく閲覧、編集、共有できる Dropbox は非常に魅力的でした」

抱えていた課題

 

ファイル保存用のネットワークドライブの運用が限界に

2016 年 11 月に、創立 130 周年を迎えた関西大学。

創立 130 周年をゴールでも、通過点でもなく「未来に向けた出発点」と位置づけ、
新たな長期ビジョン「 Kandai Vision 150 」を推進しています。

 

Kandai Vision 150 は、20 年後の関西大学の充実、発展に向け、
どのような人材を育成し、どのような学園を目指すのかを考え、行動するための指針です。

具体的な 4 つの将来像を描いています。 

  • 「教育」
  • 「研究」
  • 「社会貢献」
  • 「組織運営」

前半  10  年間の政策目標として、より実行性のある 8 つの行動計画を策定しています。

  • 「教育(大学・大学院)」
  • 「教育(併設校)」
  • 「研究・社会連携」
  • 「国際化」
  • 「学生の受入れ」
  • 「学生支援」
  • 「就職・キャリア」
  • 「組織運営」

 

関西大学では、学習や研究活動、学内事務の支援の一環として、IT センターで最先端の ICT 環境を整備しています。IT センターには、学生や教職員が自由に利用できるパソコンコーナーがあり、レポートや論文の作成、履修登録や就職活動など、さまざまな目的で利用されています。
ここでは、ファイルの保存場所としてネットワークドライブを運用していましたが、 USB メモリを使ってデータを持ち運びするというものでした。

「当校では『いつでも、どこでも利用できる環境の実現』に向け て運用を見直す中で、この方法では IT 技術の進化に追随していくことが難しく、現状のままでは限界があるという考えに至りました」と語るのは、IT センター副所長の河野 和宏氏です。

 

ソリューション

いつでもどこからでも使えて学生スタッフの評価も高い Dropbox を採用

そこで IT センターでは、大学における情報共有ツールは何が良いのか、何が学生のニーズにあっているのか、学生の声も聞きながら検討を進めてきました。

「様々な製品やサービスを比較検討した結果、最終的に選んだのが Dropbox Education(以下、Dropbox )でした。決め手は、いつでも どこでも容易に利用できる使い勝手のよさ、通信速度に影響されるこ となくスムーズにファイルのダウンロードやアップロードができることなどでした。パソコンコーナーの運用管理をサポートしてくれている数十名の学生スタッフの声を聞いたところ、使い勝手が良いことや 知名度が高いことなど、学生スタッフからも高く評価されていました」と IT センターの村田 直也氏は採用の理由を話します。

こうして、2017 年 12 月に Dropbox の運用を開始しました。
ウェブブラウザから、関西大学用の Dropbox ログインサイトにアクセスしサインインをすることで、教職員や学生はいつでもどこからでも安全にストレージを利用できるようになりました。 

Dropbox を使うことで、ファイルの一元管理やリアルタイムのファイル共有が簡単にできるようになりました。中でも、スマー トフォンやタブレット端末といったさまざまなデバイスからでも簡単にファイルにアクセスでき、必要なファイルを自宅や通学中など、い つでもどこでもすぐに利用できるのは大きなメリットです。最近では スマートフォンで論文を書く学生もいるため、学生たちにも好評です」と、河野氏は言います。

また、ファイル共有が容易になったことで、学生同士で成果物を共有したり、教職員とやり取りしたりしながら、リアルタイムに意見交換ができるようになりました。
以前のネットワークドライブでは、こうしたファイル共有が困難でしたが、Dropbox によってコミュニケーションしやすくなりました。 

 

結果

毎年、約 8000 名の卒業生と入学生の入れ替え作業が必要なので、この膨大な作業の自動化を行い作業工数を大幅に低減させることを期待しています。

機能面では『 ス マ ー ト シ ン ク 機 能 』 が 便利です 。パソコンコーナーでの作業や授業のときには、ファイルの同期が一斉 に始まると通信への負荷が高くなるためダウンロードに時間がかかってしまいます。スマート シンク機能により、この問題を解決できました」と村田氏。

さらに、これまで書籍や資料のコピーをする場合、複合機やスキャナーでスキャンしなければなりませんでしたが、スマートフォンの Dropbox アプリのスキャン機能を使うことで、すぐに必要なファイルをスキャンし、共有できるようになったのも好評です。

関西大学では、2018 年 4 月の新入生の入学とともに、本格的な運用を開始しました。

今後の取り組みについて村田氏は、「毎年、約 8000 名の入れ替え作業 が必要なので、卒業生の削除と入学生の追加を自動化したいと思っています。これが実現できれば、これまでの作業工数を大幅に低減できると期待しています」と話します。

 

「学生たちが自分の PC を持っていることも多く、スマートフォンやタブレット端末など、個人所有のデバイスで研究活動や授業の予習、復習がスムーズにできる環境を整えることも、我々の 使命の 1 つです。そのために必要なテクノロジーの在り方を、Dropbox にサポートしてもらうとともに、学生の声を聞きながら検討していきます」