「Dropbox は導入しやすいのが魅力でした。サポートが手厚い Business 版は、管理機能が強力なので扱いやすいく、セキュリティ面でも２要素認証に対応しています。そのため、仕事でも安心して使えます」

宮崎大学 副学長 IR推進センター長 　明石 良 氏
宮崎大学 IR推進センター　田中 秀典 氏

抱えていた課題

メールでのファイル共有では運用負担が大きすぎる 

宮崎県の中核教育研究機関として先端学術研究に取り組む宮崎大学。
植物育種・遺伝資源学の研究に従事している明石良氏を代表者とした研究『環境変動に対する植物の頑健性の解明と応用に向けた基盤技術の創出:大規模画像データに基づくゲノムと環境の相互作用を考慮した成長予測モデルの構築』は、「国立研究開発法人 科学技術振興機構(」JST)の CREST に採択された。 

 CRESTとは、「科学技術イノベーションに大きく寄与する卓越した成果を創出することを目的とし、研究代表者が複数の共同研究グループを組織し実施するネットワーク型研究」のこと。本プロジェクトでは、「気候変動時代の食料安定確保を実現する環境適応型植物設計システムの構築」という戦略目標が評価された。

このプロジェクトでは、大阪大学(大阪府)や東北大学(宮城県)、茨城大学(茨城県)などの大学の他、かずさ DNA 研究所(千葉県)といった研究機関とプロジェクトチームを作り、共同研究を進めている。 

「申請書や報告書、実験データ、プレゼンテーションファイルなどの情報を共有するため、当初はメールやファイル転送システムなどを利用していました。しかし、受信メールがメールボックスを圧迫したり、ファイルのバージョン管理が必要になったりするなど、繁雑な作業が増えてしまい、本来の業務遂行に影響がでてしまうようになりました」

ー　田中 氏 

ソリューション

マルチ OS・マルチデバイスに対応し
多くのユーザーを抱えるDropbox Businessを採用 

そこで、コラボレーションのためのプラットフォーム導入を検討することになった。 
 

「データをタブレットで取得するシステムを想定しているため、マルチデバイス対応は必須。さらに、セキュリティリスクについても配慮が必要です。これらの条件を満たす、扱いやすいプラットフォームを探していました」

ー田中 氏

数あるソリューションの中から選定されたのが「Dropbox Business」だ。
Dropbox Businessは、オンラインストレージの大手サービスとして知られ、多くのユーザーが利用している。

Dropbox Businessのフォルダ内で作成・更新されたファイルは即座に同期されるので、メンバーはほぼリアルタイムで最新データを共有できる。また、大容量のファイルであっても「スマートシンク」機能を使えばパソコン本体のストレージ容量を気にせずファイルを共有できる。

さらに、Dropboxでプレビューすれば、ファイルを中心にコメントのやり取りも可能だ。
つまり、情報共有の仕組みとして非常に優れているのだ。2 要素認証にも対応しており、セキュリティ面も万全。ファイルを共有できる期間を指定できるなど、管理しやすいソリューションとなっている。 

Dropbox Businessは、認定パートナーである株式会社キャップドゥを通じて導入された。
キャップドゥは、九州地方を中心に展開している IT コンサルティング企業だ。国立大学など Dropbox を始め多くのソリューションを提供しており、地場の企業ならではのフットワークの軽さと導入実績が評価され選定された。

同校は、Dropbox Businessを導入した結果、生産性が向上したという。 

「同一のファイルをそれぞれが編集できるようになりました。そのため、メールでファイルを送受信する必要がなくなり、バージョン管理や各所から届くファイルを統合する手間が省けました」
 

ファイルが更新されると、都度アプリやメールで通知されるので、すぐに対応できるようにもなった。 
 

「実験棟と作業棟は別棟なので、通知は非常に便利です。通知は、共同研究者にもリアルタイムで届いているので、それぞれがタイムリーに作業できるようになりました」
 

Dropbox Business の導入によって、実験データがストレスなくやりとりできるようになり、安定して利用できる環境が整ったのだ。さらに、ファイルを間違えて上書き・編集した際にもDropbox Businessは役立っているという。 
 

「Dropbox Business はファイルの履歴が残っており、すぐに以前のファイルの状態に戻せるのも安心感があります。

また、ファイルは誰が保存・更新したのかも明らかなので、確認・対応する人物を特定できる点もありがたいですね」
 

最近では、他プロジェクトとのデータ共有にもDropbox Businessが使われ始めている。 
 

「Dropbox を使っている研究者は多いので、データの共有が非常に容易になりました。メジャーなオンラインストレージのメリットはこういった所にもあると実感しています」
 

さらに Dropbox Business は、タスク管理にも活用されている。 

「共同研究ではタスク管理も課題でした。さまざまなツールを検討しましたが、使い勝手やコストなどで導入しやすいものではありませんでした。そこで、Dropbox Paper を使ってタスクや議事録などのドキュメントを管理する方法を試してみたところ、非常にシンプルに管理できるようになりました。いまでは、論文を作成する際にも Dropbox Paper を使っています。おかげで、作業効率が飛躍的に高くなりました」
 

Dropbox Paper は、組織やチームの仕事やアイデアの共有をサポートする共同作業用ツール。
クラウド上のホワイトボードのような形で、プロジェクトに携わるチームメンバーを招待し、情報共有したファイルをもとにした議論や、簡単なタスク管理といった共同作業が可能となる。

議事録を単なる記録で済ませず、プロジェクトとして完結するために活用している企業も多い。 

結果

IR 業務の効率化へ向けさらなる活用拡大も検討 

このように、ファイルの共有やタスクの共有に効果が出た Dropbox Business だが、今後は学内での利用も検討されている。

その1つが大学 IR(Institutional Research)。これは、大学の諸活動に関する情報を収集し、教育機能や経営の基礎となる情報を分析・提供することで、大学の自己評価、意思決定に寄与する活動のこと。 

「私の本業は大学 IR。こちらでも Dropbox Business の利用を検討しています。大学IRは多くのレポートを作成し、提供していますが、その際のレポート共有に Dropbox Business が使えないか検討しているところです」

ー 田中 氏

現在は、大学が提供しているドキュメント共有システムを使っているが、データの登録や閲覧に手間がかかり、使い勝手が悪い。その点、ドラッグ&ドロップで共有できる Dropbox Businessであれば、導入が容易な上、業務の効率化も実現できる。 

「情報を分析・提供しても、それをシンプルに共有できなければ、その情報が活用されることがありません。

Dropbox Business はマルチ OS に対応しており、ファイルの共有もシンプル。だれでも受け入れられやすい情報共有ツールです。そのメリットをしっかり伝え、まずは IR の執行委員から使ってもらい、学内での利用を広げていければ」

ー 今後の展望について語る、明石 良 氏

Dropbox Business は、情報の共有のみならず、コラボレーションプラットフォームとして利用されている。情報を安全に共有できる上、仕事やアイデアの共有をサポートするツールも用意されている。それだけに生産性の向上の先駆的なモデルとして大きな役割をはたしていくだろう。