矢作建設工業 施工現場の働き方改革を強力に推進 

Dropbox と LINE WORKS の連携により
業務効率化とコミュニケーションの円滑化を実現

矢作建設ビル

 「容量制限があるツールの場合、ゆくゆくはデータを移行する必要性が生じます。Dropbox は容量が無制限なので、その心配がないのは大きな魅力でした。」 

インタビューにお応えくださった矢作建設の皆様

Dropbox 導入の主な効果

容量無制限という特長を生かし、写真、図面など、工事で発生する膨大なデータを一元管理

Dropbox を通じて社内外との情報共有を加速し、プロジェクト全体の生産性が向上

竣工後の報告書作成に当たり、必要なデータを改めて探したり、整理したりする必要がなくなった

 抱えていた課題

従来の業界イメージを払拭し「働きたい」と思われる会社を目指す


矢作建設工業は、愛知県名古屋市を拠点とする創業約 70 年の中堅ゼネコンです。

公共工事や鉄道関連工事、マンション建設、不動産開発、耐震工事など多岐にわたる事業領域で、著名な建築物から暮らしに欠かせないインフラまでさまざまなものづくりに携わっています。

現在の土木・建設業界では人手不足が大きな課題になっています。
同社も、業務量や残業が多いといった旧来のイメージを払拭し、「ここで働きたい」と思われる会社になるため、IT を駆使した働き方改革を進めてきました。

「取り組みの 1 つが、現場への iPad 導入です。同時に、どこにいても iPad で図面や資料を見られるようにするため、データを保管する仕組みも見直すことにしました」
と矢作建設工業の杉政 敦史氏は話します。

従来、図面や書類、作業工程の写真などのデータは、現場ごとに設置した NAS に保管していました。ただ、この状態ではデータにアクセスできる場所が限定されます。そのため、各担当者が PC にダウンロードして作業するケースもあり、これによりデータが社内に散在する状態になっていました。

同社は、この状況を脱却し、スマートなデータアクセスを実現するため、クラウドストレージサービスの導入を検討することにしたのです。

注目したのは容量です。
特に膨大な現場写真を一元的に保管できることは不可欠でした。

「常時 100 カ所以上ある現場が、それぞれ 150 ~ 200 GB の写真を保管しています。コストや容量を気にしながら運用する手間などを考えると、容量制限のないサービスであることが望ましいと考えました」
と同社の吉松 貴司氏は振り返ります。

ソリューション

容量無制限のため、大量の現場写真もファイルサイズを気にせず保管できる


そこで採用したのが Dropbox Business(以下、Dropbox)です。
容量無制限であることに加え、アップロードの速度が速く使い勝手が良いことも決め手になりました。

各現場の担当者や、外回り業務の多い営業担当者に導入を開始。
現在は、一部の部門を除きほぼ全社で活用しています。

「導入によりさまざまな効果が得られています。例えば、Dropbox 上にデータが集約されたことで組織横断的な情報アクセスが可能になりました。本社の積算部、購買部など、プロジェクトに関わるさまざまなメンバーとの情報共有が容易になり、仕事がしやすくなった印象です」
(吉松氏)

フォルダやファイルごとに適切なアクセス権限を設定することでガバナンスを利かせています。
海外拠点や社外の関係者との情報共有も効率化されました。
Dropbox のリンクを送信するだけで、データのやりとりが行えるようになったからです。
ダウンロードせずに情報にアクセスできるため、相手の通信環境や容量の上限を気にしなくて済みます。そのため、特に大容量ファイルのやりとりで効果を発揮しています。

「取引先など社外とのデータ共有も進めやすくなりました。以前は、NAS のWeb アクセス機能を使ってやりとりしていたのですが、仕組みがわかりにくく手間がかかっていました。現在は、Dropbox 上にファイルを置き、リンクを送信するだけで済みます。取引先が作成した書類も同じくDropbox 上にアップしてもらうことで、スムーズなやりとりが実現できています」
と杉政氏は付け加えます。

さらに、竣工後の報告書作成業務も大幅に効率化できています。
具体的に、竣工後は各現場が ISO 9001 の QMS(品質管理システム)で定められた書類を作成し、本社に提出することが義務付けられています。
この作業ではさまざまな書類や図面を改めて確認する必要があるため、従来は数人がかりで、約 2 カ月をかけて作成していました。

「現在はすべてのデータが Dropbox 上に集約されているため、検索をかければすぐに表示できます。NAS や PC から手作業でデータを探す手間が省けたことで工数と時間の大幅削減につなげられています」
と吉松氏は満足感を示します。

同社は今後も、NAS から Dropbox への切り替えを推進していく計画です。

「現場からはすでに『Dropbox がないと仕事が回らない』という声が聞こえています。我々情報システム部門としても、積極的に活用を促していく予定です」
と同社の松井 広樹氏は話します。

結果 

LINE WORKS との併用でリンク経由のファイル送受信を実現


また、働き方改革に向けた別の取り組みとして、同社はビジネスチャットツール「LINE WORKS」も導入しています。

LINE WORKS をプリインストールしたスマートフォンを各現場の担当者に配布することで、情報共有のスピード化、コミュニケーションの円滑化を図る狙いです。

「LINE WORKS は Dropbox との連携が可能です。Dropbox 上のファイルを選択して、LINE WORKS 経由でファイルリンクを送信できるのです。もちろん、LINE WORKS 側から Dropbox 上のファイルを指定して添付することも可能。これによって、さまざまなデータを一層簡単に共有できるようになりました」
と杉政氏は説明します。

チャットでの会話中に、Dropbox 上の図面を提示したり、各種資料へのリンクを送信したりすることができます。
先に紹介した取引先への連絡も、現在は主に LINE WORKS で行っているそうです。

今後はヘルプデスクなどの業務でも、Dropbox と LINE WORKS の連携を活用していければと考えています。 例えば、現状ではまだ構想段階ですが、ヘルプデスクでの問い合わせ対応の内容を、Dropbox 上に集約して管理するといったことがその一例です。容量に制約がない Dropbox と、多くの人が使い慣れた、シンプルなインターフェースを持つ LINE WORKS の組み合わせで、一層の業務効率化を図っていきたいと思います」
と松井氏は期待を込めます。

現場のデータ管理の課題を解決し、さらに働き方改革を加速する⸺。

Dropbox とLINE WORKS、両ツールを駆使した矢作建設工業の取り組みは、これからも続いていきます。

「Dropbox による容量無制限のデータ管理と、
LINE WORKS のシンプルなインターフェース。 2 つのツールの連携による相乗効果で、働き方改革を推し進めていきたいと考えています。」

 

 

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