Dropbox Business zorgt dat het Deutsches Institut für Entwicklungspolitik sneller werkt

Deutsches Institut für Entwicklungspolitik, een onderzoeksorganisatie

De belangrijkste resultaten voor het Deutsches Institut für Entwicklungspolitik

Een snelle en eenvoudige samenwerking wereldwijd

Minder behoefte aan IT-support

Vereenvoudigd IT-beheer voor een wereldwijd team

De uitdaging

Onderzoek zonder grenzen onder controle

Het Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) is een van de toonaangevende denktanks voor mondiale ontwikkeling en internationale samenwerking wereldwijd. DIE ontwikkelt concepten voor beleid, adviseert ministeries, overheden en internationale organisatie, en verwijst naar huidige beleidskwesties. De aandeelhouders van het instituut zijn de Duitse staat en de deelstaat Nordrhein-Westfalen. Tweederde van het personeel bestaat uit onderzoekers verspreid over drie landgroepen, die vaak onderzoek uitvoeren op locatie in ontwikkelingslanden. Vóór het gebruik van Dropbox Business verzamelden en bewaarden teams de gegevens van hun veldwerk op USB-sticks. Dit bemoeilijkte het delen van gegevens met andere teamleden die zich niet op dezelfde locatie bevonden. Ook raakte teams gegevens kwijt door virussen en hadden ze minder zicht op de verschillende documentversies en bestandsindelingen. Het instituut probeerde de USB-sticks te vervangen door de opensourcesoftware iFolder. Deze software werd door het IT-team geconfigureerd maar werd extern gehost. De oplossing was ingewikkeld omdat het veel inzet van IT vereiste en teams er onmogelijk mee konden samenwerken. Synchronisatie was ook problematisch en dit had al vaak geleid tot gegevensverlies. Bovendien was het moeilijker om externe partners, die geen toegang hadden tot de software, op te nemen in de oplossing. 'De opensourcesoftware had zijn beperkingen. De server was erg foutgevoelig en we moesten veel geld en tijd investeren in het onderhoud', zegt Vitaliy Isaakov, lid van het IT-team bij het Deutsches Institut für Entwicklungspolitik. Ze gingen op zoek naar een alternatief. Veel van hun samenwerkingspartners in ontwikkelingslanden maakten al gebruik van Dropbox Business en de partners van het instituut kenden het product goed. Het besluit om Dropbox Business te implementeren werd ingegeven door verschillende factoren: de gegevens waren eenvoudig toegankelijk via internet, ongeacht het type apparaat, meerdere teams konden samenwerken aan projecten/mappen, het was mogelijk offline te werken en toch gegevens te synchroniseren, en er was voldoende opslagcapaciteit. Zoals Vitaliy aangeeft: 'Onderzoekers verzamelen veel gegevens, dus capaciteit was voor ons een beslissende factor en Dropbox is heel gul als het om opslagcapaciteit gaat.'

'Wetenschappers die in groepen en aan projecten werken, zijn nu veel beter met elkaar verbonden. Iedereen heeft toegang tot de recentste versies. Ze werken veel sneller.'

Vitaliy Isaakov, IT, Deutsches Institut für Entwicklungspolitik

De oplossing

Krachtige samenwerking bij weinig bandbreedte

Het instituut gebruikt Dropbox Business al sinds 2014. Onderzoekers gebruiken het om samen te werken met collega's aan bepaalde onderzoeksprojecten. Het is veel gemakkelijker geworden om gegevens te delen met externe samenwerkingspartners in ontwikkelingslanden, die al eerder werkten met Dropbox Business. De synchronisatie van Dropbox Business werkt ook bij een zeer geringe bandbreedte, wat belangrijk is voor collega's die op locatie werken in ontwikkelingslanden met een slechte internetverbinding. Zelfs als er helemaal geen verbinding is, kunnen ze hun gegevens opslaan, en deze worden gesynchroniseerd zodra het apparaat weer verbonden is met internet. Behalve voor veldwerk wordt Dropbox ook door docenten van het trainingsprogramma van het instituut gebruikt om cursusmateriaal te distribueren en om opdrachten te ontvangen van hun academici en jonge professionals.

'De synchronisatie van Dropbox Business werkt ook bij een zeer geringe bandbreedte, wat belangrijk is voor collega's die op locatie werken in ontwikkelingslanden met een slechte internetverbinding. Zelfs als er helemaal geen verbinding is, kunnen ze hun gegevens opslaan, en deze worden gesynchroniseerd zodra het apparaat weer verbonden is met internet.'

Vitaliy Isaakov, IT, Deutsches Institut für Entwicklungspolitik

De resultaten

IT-controle op afstand

De implementatie van Dropbox Business betekent ook dat het IT-team van het Duitse ontwikkelingsinstituut meer tijd overhoudt voor andere dingen. Gebruikers krijgen een Dropbox Business-account, de afdeling installeert de software en de software heeft geen onderhoud nodig. Bovendien kan de IT-afdeling snel software-updates verspreiden via een gedeelde map in Dropbox Business. 'Als beheerder kan ik een map delen met meerdere gebruikers, die de software vanuit de map kunnen downloaden en installeren. Dit is vooral handig voor onderzoekers die vaak op pad zijn.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen