Dropbox Business påskyndar fältarbetet på DIE

Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE), en forskningsorganisation

Viktiga resultat för DIE

Snabbt och enkelt globalt samarbete

Minskat behov av IT-support

Förenklad IT-kontroll för det globala teamet

Utmaningen

Gränslös forskning begränsad

Det tyska utvecklingsinstitutet/Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) är en av de ledande tankesmedjorna för global utveckling och internationellt samarbete. DIE utvecklar policy-relevanta koncept, ger råd åt ministerier, myndigheter och internationella organisationer samt hänvisar till aktuella förordningsproblem. Aktieägare är Republiken Tyskland och Nordrhein-Westfalen. Två tredjedelar av institutets anställda är forskare som arbetar med tre landsgrupper och ofta forskar direkt i utvecklingsländer. Innan man använde Dropbox Business samlade teamen in och sparade data från fältarbetet på USB-minnen, vilket gjorde det svårt att dela data med andra teammedlemmar som inte befann sig på samma plats. Dessutom förlorade teamen data på grund av virus och hade sämre överblick över olika dokumentversioner och filformat. Institutet försökte ersätta USB-minnen med programvaran iFolder med öppen källkod, som konfigurerades av IT-teamet men lagrades externt. Lösningen var komplicerad och krävde mängder av IT-resurser och det var omöjligt för teamen att samarbeta. Synkroniseringen var också problematisk, vilket ofta ledde till dataförlust och det var svårare att inkludera externa partners som inte hade tillgång till programmet. ”Programvaran med öppen källkod hade sina begränsningar. ”Det var ofta fel på servern och vi behövde investera mycket pengar och tid på att underhålla den”, säger Vitality Isaakov, medlem av IT-teamet på det tyska utvecklingsinstitutet. De började leta efter ett alternativ. Många av deras samarbetspartners i u-länderna använde redan Dropbox Business och institutets partners kände väl till produkten. Beslutet att börja använda Dropbox Business drevs av olika faktorer: det var enkelt att få tillgång till data via internet, oberoende av vilken typ av enhet medarbetarna använde, flera team kan arbeta i projekt/mappar, det var möjligt att arbeta offline och fortfarande synkronisera data och det fanns tillräckligt med lagringsutrymme. Vitality påpekar att ”forskare sparar stora datamängder så kapacitet var avgörande för oss. Dropbox Business är mycket generös vad gäller lagringskapacitet.”

”Vetenskapsmän som arbetar i grupper och projekt är mycket mer sammankopplade nu. Alla har åtkomst till de senaste versionerna. De har blivit mycket snabbare.”

Vitaliy Isaakov, IT, tyska utvecklingsinstitutet

Lösningen

Kraftfullt samarbete trots dålig bandbredd

Institutet har använt Dropbox Business sedan 2014. Forskare använder det till att samarbeta med kollegor i vissa forskningsprojekt. Det har blivit mycket enklare att dela data med externa samarbetspartners i u-länder också som redan tidigare arbetade i Dropbox Business. Synkroniseringen av Dropbox Business fungerar också med mycket liten bandbredd, vilket är viktigt för kollegor som är ute i fält i u-länder med dålig internetanslutning. Även om det inte finns någon anslutning alls kan de spara sina uppgifter och synkronisera så snart enheten är ansluten till internet igen.” Förutom fältarbetet använder föreläsare på institutets utbildningsprogram Dropbox till att sprida kursmaterial och samla in uppgifter från universitetsstuderande och unga yrkesarbetande.

”Synkroniseringen av Dropbox Business fungerar också med mycket liten bandbredd, vilket är viktigt för de kollegor som är ute i fält i utvecklingsländer med dålig internetanslutning. Även om det inte finns någon anslutning alls kan de spara sina uppgifter och synkronisera så snart enheten är ansluten till internet igen.”

Vitaliy Isaakov, IT, DIE

Resultaten

IT-kontroll på distans

Implementeringen av Dropbox Business har gett IT-teamet mer kapacitet på det tyska utvecklingsinstitutet. Användare får ett Dropbox Business-konto, avdelningen installerar programvaran och den kräver inget underhåll. Dessutom kan IT-avdelningen snabbt sprida programuppdateringar via en delad mapp i Dropbox Business. ”Som administratör har jag möjlighet att dela en mapp med flera användare som kan ladda ner och installera programmet därifrån. Det är speciellt användbart för forskare som ofta är på resande fot.

Den bästa delnings- och lagringslösningen för företaget

eller  köp nu