Dropbox Business giver det prisvindende arkitektfirma let adgang til at samarbejde om store designfiler fra alle kontorer og på alle enheder. Det betyder, at kundeprojekter kan gennemføres hurtigere.

BNIM, et arkitektfirma

BNIM's vigtigste resultater

40 % lavere omkostninger til it-administration

Hurtigere responstider over for kolleger, konsulenter og kunder

Bedre sikkerhed og bedre styret ejerskab over beskyttede design

Udfordringen

Forenkling af arbejdsgange samtidig med ekspansion

BNIM designer bygninger, der ikke kun ser fantastiske ud, men også vinder priser for bæredygtighed og energivenlighed. Successen har bevirket, at virksomheden, der før kun havde et hovedkvarter i Kansas City, har åbnet syv nye kontorer rundt omkring i USA. Da medarbejderne på de nye adresser skulle arbejde sammen, stod det imidlertid klart, at de eksisterende processer bremsede væksten. Kontorerne havde hver sit netværksdrev, hvilket vanskeliggjorde samarbejdet mellem kolleger og konsulenter i forskellige byer, især når det drejede sig om komplekse filer som Autodesk Revit-modeller i 3D. Afleveringsfristerne for forslag var pludselig tæt på, når arkitekterne skulle uploade filer til serveren aftenen før den endelige dato, siger Erin Gehle, Director of Communications. "Vi var nødt til at planlægge med store buffere kun til kommunikation", siger Gehle. Samtidig skulle arkitekter kæmpe med VPN og projektledelsessoftware, når de arbejdede væk fra kontoret, og det gentog sig, hver gang nogen redigerede noget. "Vores eksisterende værktøjer var ikke gode nok, når vi skulle dele store Revit-modeller", siger Paul Waters, Director of IT. "Vi var nødt til at bruge en anden metode". For at undgå alle disse problemer begyndte medarbejderne at bruge private Dropbox-konti oprettet under deres e-mailadresse hos BNIM. En række cloududbydere til store virksomheder blev evalueret, og det kom ikke som nogen større overraskelse, at Dropbox Business var en klar vinder. "Dropbox Business var nemmest at bruge, når man har mange forskellige enheder", siger Waters.

Løsningen

En ny plan for samarbejde

For medarbejderne hos BNIM er processen fra idé til færdige tegninger blevet meget nemmere, siden Dropbox Business blev implementeret. Gehle siger, at i stedet for at bruge timer på at imødegå en servers begrænsninger, kan medarbejderne nu hurtigt oprette en filanmodning, som guider modtagerne til at tilføje indhold i en bestemt mappe. "Når en konsulent gennemgår et forslag og vil se et alternativt billede, er det en meget enkel proces", siger hun. Arkitekt- og ingeniørteams kan nu nemt videreudvikle modeller i delte mapper. Når de er klar til at sende designs til kunder, bruger de delte links og behøver ikke at bekymre sig om filstørrelser eller filtyper. BNIM's medarbejdere kan nu dele mange af disse dokumenter med kunder på mobilenheder, så idéer let kan visualiseres på byggepladser på et tidligt tidspunkt. "Processen er langt mere gnidningsfri nu, hvor jeg kan arbejde på min telefon i stedet for at indlæse e-mails eller prøve at downloade filer", siger Gehle. Skiftet til Dropbox Business har også givet BNIM ro i sindet, fordi de ved, at virksomhedens egne dokumenter altid er beskyttet. Waters kalder administratorpanelet for en redningskrans, der giver BNIM større kontrol over data i kraft af funktioner som fjernsletning, der sætter it-afdelingen i stand til at slette filer fra enheder, når medarbejdere forlader virksomheden.

Resultaterne

Hurtigere reaktionstid

Dropbox Business hjælper medarbejderne hos BNIM med at spare tid. På samme måde som de bygninger, virksomheden designer, hjælper kunderne med at spare på energien. "Vi skal ikke længere sidde sent om aftenen for at overføre filer til netværket", siger Gehle. Den hurtigere omsætningstid er blevet bemærket af kunderne. "Det har simpelthen vendt op og ned på vores evne til at reagere hurtigt. Det forstærker vores ry om at være imødekommende, interesserede og hurtigreagerende. Det sætter kunderne pris på". BNIM’s it-afdeling har set en lignende effekt på hastigheden og effektiviteten med Dropbox Business. Waters anslår, at tjenesten har sænket de administrative it-omkostninger med 40 %. "Hvis en bruger f.eks. har mistet en fil, skal vedkommende ikke længere vente flere dage på, at filen bliver gendannet. Nu kan brugerne selv gøre det", siger han. Den sparede tid hjælper BNIM med at holde sig på forkant med udviklingen. "Vi stræber efter at holde BNIM i front teknologimæssigt set og undersøger alle nye måder at forbedre designprocessen på", siger Waters. "Så denne nedgang i de faste omkostninger er fantastisk".

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu