Latinamerikas førende konsulentvirksomhed inden for virksomhedskommunikation bruger Dropbox Business til at samarbejde med kunder og til at give sine medarbejdere mulighed for at arbejde på farten, hvilket sparer tid og penge.

MZ Group, konsulentvirksomhed inden for virksomhedskommunikation

MZ Groups vigtigste resultater

Større produktivitet på grund af synkroniseringshastigheden

Øgede besparelser på it

Større kontrol over fortrolige kundeoplysninger 

Udfordringen

Optimering af kommunikationen

Som udbyder af samlede løsninger inden for virksomhedskommunikation, er São Paulo-baserede MZ Group vokset sammen med sine mere end 600 kunder og er blevet førende på området. Men efterhånden som virksomheden har udvidet til kontorer i hele Brasilien og i Asien og USA, har lederne indset, at deres egen kontorteknologi holdt dem tilbage fra at være mere fleksible. Filer blev gemt på interne servere, der krævede konstante investeringer i infrastruktur, hardware og software. Det har også gjort det svært for supportteams at samarbejde om de samme dokumenter i realtid. Og når medarbejdere havde brug for at få fjernadgang til dokumenter, skulle de gå gennem en VPN-forbindelse. "På grund af sikkerheden og interne systemer var forbindelsen langsom", siger Rodolpho Zabisky, CFO i MZ, som tilbyder investeringsmæssige relationer, PR og digital kommunikation samt andre tjenester. "Der var også mange modstridende kopier, fordi flere ansatte åbnede den samme fil". Efter afprøvning af andre løsninger, besluttede MZ at vælge Dropbox Business. Løsningens synkroniseringshastighed og brugervenlighed var de vigtigste faktorer, siger Alex Souza, it-koordinator. "Det er nok at oprette et login og sende det til en medarbejder, da platformen er let at bruge og ikke kræver flere timers undervisning, hvilket sparer tid for it-gruppen", forklarer Alex Souza.

Løsningen

Arbejde hvor som helst

I dag bruger alle 250 MZ-medarbejdere Dropbox Business til at samarbejde med hinanden og med deres kunder. Uanset om de arbejder på præsentationer, pressemeddelelser eller andre dokumenter, kan medarbejdere dele Dropbox-links, som opdateres i realtid. Dropbox-badget giver flere mennesker mulighed for at redigere det samme dokument uden at oprette forskellige versioner ved et uheld. "Meddelelserne hjælper meget, når vi har et team, der arbejder samtidigt på det samme dokument, især med hensyn til kommentarer", siger Zabisky. Når de er færdige med at arbejde på et dokument, sender medarbejderne de endelige versioner til kunder via et Dropbox-link i en e-mail eller via WhatsApp. "Kunderne har virkelig været glade for integrationen af WhatsApp med Dropbox", siger Souza.Med Dropbox-mobilappen kan MZ-medarbejderne åbne og dele filer hurtigere, når de er på farten. I stedet for at spilde tid på at forsøge at ringe op til en VPN, kan de fokusere på at tilbyde kunderne en fantastisk service. "Hvis en kunde beder om en fil, kan man sende den fra sin mobiltelefon, mens man sidder i bilen", siger Zabisky. "Det er fantastisk i Brasilien, hvor vi spilder en masse tid på at sidde fast i trafikken".Administratorpanelet gør det nemt for ledere i MZ at sikre, at kundens fortrolige data kun deles med de ønskede modtagere. "Vi konkluderede, at Dropbox var mere sikkert end andre datasikkerheds- og beskyttelsesforanstaltninger", siger Souza. Vi ville ikke have valgt Dropbox, hvis vi ikke havde garanti for datasikkerhed og fortrolighed".

"Vi konkluderede, at Dropbox var mere sikkert end andre datasikkerheds- og beskyttelsesforanstaltninger. Vi ville ikke have valgt Dropbox, hvis vi ikke havde garanti for datasikkerhed og fortrolighed".

Alex Souza, it-koordinator, MZ Group

Resultaterne

Sparer tid og penge

Ved at implementere Dropbox er MZ blevet mere effektivt, hvilket giver medarbejderne mere tid til at fokusere på kundekonti. Alex anslår, at medarbejderne tilsammen sparer næsten 1.000 timer om ugen ved at få adgang til deres filer i Dropbox i stedet for det gamle VPN-system. "Og det er bare VPN", siger Souza. "Der har været andre besparelser på tværs af organisationen". MZ siger, at it-besparelserne fra Dropbox også nærmer sig et sekscifret beløb årligt, da man undgår udgifter til nye servere, samt licenser til VPN og anden software til sikkerhedskopiering. "I starten valgte vi ikke Dropbox for at reducere omkostningerne. Vi fokuserede på medarbejdernes mobilitet", siger Zabisky. "Men det har vist sig at være meget fordelagtigt for os i forhold til økonomi og informationssikkerhed". Med mere end 600 kunder, og som et af de førende blandt Brasiliens børsnoterede selskaber, har MZ ikke råd til at stoppe med at arbejde, når katastrofen rammer. Under en tre-timers strømafbrydelse gav Dropbox Business medarbejderne mulighed for at fortsætte med at holde fokus på kunderne. "Med Dropbox kan folk fortsætte med at arbejde på deres bærbare computere eller tænde deres telefoner, og virksomheden stopper ikke et eneste sekund", siger Souza.

Den bedste delings- og opbevaringsløsning til din virksomhed

eller køb nu