Das führende Bauunternehmen Australiens wagt den Schritt ins digitale Zeitalter mit Dropbox

ADCO: Zentrale Ergebnisse

Mehr als 3.500 abgeschlossene Projekte im Wert von über 10 Milliarden $

40 veraltete Dateiserver

Die Herausforderung

Rückständige Altsysteme

Wie bei den meisten Unternehmen, die in den 1970er-Jahren gegründet wurden, sind auch die bestehenden Systeme und Technologien bei ADCO schwer weiterzuentwickeln. Einige Unternehmen wagen noch nicht einmal den Versuch. Nicht so ADCO, eines der führenden Bauunternehmen Australiens. Mit über 3.500 abgeschlossenen Projekten im Wert von mehr als 10 Milliarden $ seit Firmengründung ist ADCO heute Vorreiter der Bauindustrie in das Zeitalter der Digitalisierung. 


Stets mit dem Ziel vor Augen, die erste Wahl bei Kunden zu sein, war man sich in dem knapp 50-jährigen Unternehmen einig, dass ein Vorstoß in die Digitalisierung unumgänglich war, wenn man wettbewerbsfähig, agil und leistungsstark bleiben wollte. „Wir standen am Scheideweg“, erklärt Doug Zuzic, Chief Information Officer bei ADCO. „Unsere Infrastruktur war mindestens sieben Jahre alt und musste ausgetauscht werden. Sie wies enorme Mängel auf. Wir stellten uns also die Frage, ob wir in eine physische Infrastruktur investieren oder eine Cloud-basierte Lösung wählen sollten.“


Für Doug und sein Team lag die Antwort auf der Hand: ADCO benötigte eine einzige Plattform, die unkompliziert in der Handhabung war und Arbeitsvorgänge innerhalb des Teams vereinheitlichte, damit Informationen nicht länger auf mehrere Bundesstaaten verteilt gespeichert werden mussten, ein maximaler Überblick des Unternehmens auf Landesebene möglich wurde und die Mitarbeiter im Außendienst endlich mobil sein konnten. Nachdem mehrere auf dem Markt verfügbare Optionen in Betracht gezogen wurden, fand ADCO mit Dropbox schließlich die perfekte Lösung. 

„In jedem Bundesstaat wurden projektspezifische Dokumente eigenständig gespeichert. So entstanden Silos in unserem Unternehmen. Durch die Umstellung auf Dropbox arbeiten wir wieder als ein Team zusammen.“

Die Lösung

Eine Cloud-First-Strategie

In der Absicht, den neu entwickelten Cloud-First-Plan umzusetzen, testete ADCO Dropbox für zwei verschiedene Aufträge in New South Wales. Das positive Feedback der Mitarbeiter führte schließlich zu einer unternehmensweiten Einführung.


Elizabeth Mackinson, Grafikdesignerin bei ADCO, arbeitet in den Bauplanungs-Teams und war eine der ersten, die Dropbox Business testen durften. Als Designerin stimmt sich Elizabeth mit Gutachtern, Projekt Managern, Bauleitern und Architekten über das Erstellen von Angeboten und Ausschreibungen ab. 


⏎„Unser Team arbeitet von Haus aus äußerst eng zusammen. An einem einzigen Angebot arbeite ich mit bis zu zehn verschiedenen Personen. Mit Dropbox Business können wir Dokumente schnell und einfach für das gesamte Team freigeben. Wir können sehen, woran Teammitglieder arbeiten – unsere Arbeitsabläufe werden noch sicherer und transparenter.
⏎Mit Dropbox Business arbeitet unser gesamtes Team jetzt noch schneller und flexibler als je zuvor. Mein Leben hat sich dadurch enorm verändert“, sagte Elizabeth.


Vorher wurden Informationen zu verschiedenen Aufträgen auf lokalen Servern in den betreffenden Bundesstaaten gespeichert. Deshalb gab es keine klare Übersicht der Projekte bei ADCO, was wiederum zu Zerrissenheit innerhalb des Unternehmens führte. „Das größte Problem war, dass all unsere Informationen auf Bundesstaatenebene gespeichert waren. Jeder Staat hatte einen Server. Darum konnten wir zu keinem Zeitpunkt auf alle Aufträge landesweit zugreifen“, erklärt Zuzic. „Mit Dropbox ist es uns gelungen, die Verwaltung unserer Aufträge über die Bundesstaatsgrenzen hinweg vollständig zu vereinheitlichen. Wir verfügen jetzt über eine einzige, zugängliche Ansicht aller Informationen zu jedem abgeschlossenen und laufenden Projekt.“ 


Unter den ADCO-Mitarbeitern machte sich zunehmend Unmut breit, denn sie mussten ins Büro zurückkehren, um Arbeitsvorgänge abzuschließen, da es nicht möglich war, von Mobilgeräten aus auf Dateien zuzugreifen, während sie sich auf der Baustelle befanden. „Diese Angebundenheit war sehr frustrierend. Der Zugriff auf Dateien stellte uns regelmäßig vor Herausforderungen“, sagt Zuzic. Vor allem fanden es die Mitarbeiter schwierig, umfangreiche Dateien, wie BIM-Dateien oder CAD-Zeichnungen, für Berater freizugeben. Sie machten vor Ort Fotos mit einer Kamera, übertrugen sie auf einen USB-Stick und luden sie dann auf einen Server hoch. „Dieser Vorgang war zeitaufwändig, ineffizient und frustrierend. Doch mit Dropbox können unsere Mitarbeiter eine Zeichnung jetzt vor Ort auf dem Mobilgerät öffnen und in Echtzeit bearbeiten“, sagte Zuzic. „Hätten wir weiterhin an Dateiservern festgehalten, wären uns die Vorteile des mobilen und flexiblen Arbeitsalltags wohl verwehrt geblieben.“


Angesichts der alternden Infrastruktur war die Informationssicherheit ebenfalls eine Schwachstelle bei ADCO. „Aufgrund des Alters unserer Server ergaben sich während eines Sicherheits-Audits einige Probleme“, so Zuzic. „Durch die ISO-Zertifizierung 27001 und die Möglichkeit, Nutzer schnell hinzuzufügen und zu entfernen, konnten wir mit Dropbox die Sicherheit in unserem Unternehmen bedeutend verbessern.“ 

„Als fortschrittliches Unternehmen ist uns bewusst, dass wir effiziente Maßnahmen ergreifen müssen. Dropbox gehört zu diesen Maßnahmen.“

Die Ergebnisse

Als Einheit zusammenarbeiten

Vor der Partnerschaft mit Dropbox wurden unterschiedliche Daten bei ADCO innerhalb mehrerer Bundesstaaten gespeichert – und das Beschaffen von Informationen somit deutlich erschwert. „Die Informationen waren wie Puzzleteile überall verstreut: auf Festplatten, SAN-Netzwerken, NAS- und anderen Servern“, sagt Zuzic. Früher mussten Mitarbeiter eine Anfrage an die IT-Abteilung senden, wenn sie auf der Suche nach Dateien waren, die zu einer bestimmten Baustelle in einem anderen Bundesstaat gehörten. Dadurch ging viel Zeit verloren. Ob auf der Baustelle oder im Büro: Mit Dropbox können Bauleiter und Projektmanager jetzt schneller als je zuvor von jedem beliebigen Gerät aus auf Dateien zugreifen und diese über einen einzigen Link für alle freigeben. Dank Dropbox können abgeschlossene Aufträge ganz einfach archiviert werden – alle Informationen sind an einem Ort verfügbar.


Außerdem ist ADCO dabei, alle 40 Dateiserver im Unternehmen abzuschalten. „Wir konnten Betriebsausgaben senken, indem wir Server durch die Datenmigration in die Cloud ersetzen. Durch diese Cloud-First-Strategie haben wir unsere IT-Mitarbeiter aus dem Backoffice-Bereich gelockt und sie an einen produktiveren Ort gebracht, an dem Sie strategisch und proaktiv handeln können“, erklärt Zuzic. „Unsere IT-Teams arbeiten an wirklich bedeutenden Projekten und bieten dem Unternehmen einen echten Mehrwert.“