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Der Hersteller von Designeraccessoires nutzt Dropbox Business gezielt, um Abläufe zu straffen, um Dateiversionskonflikte zu vermeiden – und auch, weil das Tool perfekt zu seiner Liebe zur edlen Funktionalität passt.

Bellroy: Zentrale Ergebnisse

Einfacheres Onboarding neuer Mitarbeiter

Mehr Kontrolle über Dateiversionen

Präziseres Management des Dateizugriffs

Die Herausforderung

Ein internationales Unternehmen wächst zusammen

2010 beschloss Bellroy, ein australischer Hersteller von Designergeldbörsen und anderen edlen Accessoires, dessen Name sich aus den Standorten der ersten beiden Niederlassungen in Bells Beach und Fitzroy zusammensetzt, Kunden eine bessere Möglichkeit zu bieten, alltägliche Dinge mit sich zu führen. Der Plan war, Ledergeldbörsen mit dem unternehmenstypischen Hang zu edlem Design und müheloser Handhabung neu zu konzipieren, der sich wie ein roter Faden durch alle Aspekte der Firma zieht. Mit der Ausdehnung des Betriebs auf eine Partneragentur in Portland, Oregon, in den USA, einen Produktentwicklungspartner in Melbourne und zahlreiche Lieferanten in Übersee wurde die Ideologie des Minimalismus schwer auf die Probe gestellt. Ein regelrechtes Patchwork an Systemen diente zur Dateiablage und -freigabe und die Abläufe wurden umständlich und unhandlich. Es wurde immer schwieriger, Dateiversionen im Auge zu behalten. Um seinen Überzeugungen treu zu bleiben und eine agile Unternehmensstruktur zu fördern, beschloss Bellroy, alle internationalen Standorte auf eine einzige Lösung umzustellen: Dropbox Business.

„Unsere Designer und Distributoren arbeiten rund um die Uhr in aller Herren Länder und es ist entscheidend, dass sie alle stets an den neuesten Dateiversionen arbeiten. Mit Dropbox Business können wir dafür sorgen, dass alle die richtigen Versionen sehen, und wir können leichter mit großen Dateien umgehen.“

Die Lösung

Einfachere länderübergreifende Zusammenarbeit

Bellroy hatte Dropbox zuvor in Verbindung mit einem Sammelsurium anderer Anwendungen genutzt. Durch die Umstellung auf Dropbox Business konnte das Unternehmen jedoch sämtliche Inhalte an einem zentralen Ort zusammenführen und erhielt mehr Kontrolle über all seine Dateien. „Unsere Designer und Distributoren arbeiten rund um die Uhr in aller Herren Länder und es ist entscheidend, dass sie alle stets an den neuesten Dateiversionen arbeiten. Mit Dropbox Business können wir dafür sorgen, dass alle die richtigen Versionen sehen, und wir können leichter mit großen Dateien umgehen.“ Die problemlose Zusammenarbeit erlaubt es der Belegschaft, alle Projekte auch dann zügig zu bearbeiten, wenn die Mitarbeiter unterwegs sind. „Unsere festangestellten und freiberuflichen Mitarbeiter sind recht oft auf Reisen, ob von einer Niederlassung zur anderen oder international. Da ist es beruhigend zu wissen, dass sie mit Dropbox Business jederzeit auf all ihre Dateien zugreifen können.“

„Die Stresslevel bei Neueinstellungen sind jetzt erheblich gesunken. Bei einigen der anderen Lösungen hat immer derjenige, der eine Datei oder eine Version angelegt hat, das Eigentum daran. Bei Dropbox Business ist klar, dass die Datei Bellroy gehört und wir stets kontrollieren, wer auf die Datei zugreifen kann – und wer nicht.“

Die Ergebnisse

Sichere, straffe Abläufe

Mit Dropbox Business konnte Bellroy viele seiner bestehenden Abläufe straffen und modernisieren – darunter auch das Onboarding neuer Mitarbeiter und das Dateizugriffsmanagement. Mit dem, was Fallshaw locker als „das Easy-Symbol am oberen Bildschirmrand“ bezeichnet, haben neue Mitarbeiter schnell den Dreh bei der Dateifreigabe heraus. Sie müssen kaum noch geschult werden und machen kaum noch Fehler. Sobald alles eingerichtet ist, können sie produktiv mit anpacken. Dabei behält Bellroy stets alle Fäden in der Hand. Fallshaw bekräftigt: „Die Stresslevel bei Neueinstellungen sind jetzt erheblich gesunken. Bei einigen der anderen Lösungen hat immer derjenige, der eine Datei oder eine Version angelegt hat, das Eigentum daran. Bei Dropbox Business ist klar, dass die Datei Bellroy gehört und wir stets kontrollieren, wer auf die Datei zugreifen kann – und wer nicht.“ Im Endeffekt hat Bellroy dank der effizienteren Arbeit mit Dropbox Business deutlich mehr Zeit, um an Geldbörsen- und anderen Produktdesigns zu feilen. Fallshaw ist sich sicher: „Dank Dropbox Business kann sich unser Team darauf konzentrieren, Mehrwert für Verbraucher zu schaffen, statt sich damit herumschlagen zu müssen, Software oder Dateien ans Laufen zu bringen.“