Orkla: Zentrale Ergebnisse

Klarere und modernere Produktpräsentationen

Bessere Unterstützung einer verteilten Vertriebsmannschaft

Mehr Sicherheit und administrativer Überblick

Die Herausforderung

Weiterentwicklung einer Traditionsmarke

Nach über 300 Jahren im Geschäft weiß man, dass Weiterentwicklung einfach dazugehört. Orkla hat seine Unternehmenssparten durch gute und schlechte Zeiten geführt und hat sich nicht zuletzt dadurch als einer der größten Hersteller seiner Art in Skandinavien etabliert. Während seines anhaltenden Wachstums hat sich das Unternehmen in den letzten Jahren stetig von bürogebundenen und papierbasierten Abläufen entfernt und mobilere Workflows mit elektronischen Prozessen eingeführt. Seit etwa zwanzig Jahren nutzt das Unternehmen Lotus Notes in Kombination mit Datenbanken und E-Mails zur Dateifreigabe ohne einen konkret vorgeschriebenen Ablauf. Doch je mehr Mitarbeiter von zu Hause aus, unterwegs oder vor Ort an den verschiedenen Orkla Food-Vertriebsstandorten arbeiteten, desto deutlicher wurde die Notwendigkeit eines strukturierteren und leistungsstärkeren Dateifreigabesystems. „Unsere Vertriebsmitarbeiter benötigten die Informationen schneller und in einem wesentlich moderneren Format, um unsere Produkte besser präsentieren zu können“, erläutert Jon-Erik Andersgaard, Sales Support Leader. „Wir wollten dem gesamten Team im Außendienst besseren Zugang zu Bildern und Videos sowie zu den Verwaltungsunterlagen verschaffen, in denen unsere Richtlinien und Ziele erläutert werden.“ Orkla Foods entschied sich für die Einführung von Tablet-Geräten und einer mobilen Vertriebsanwendung mit SAP CRM als Grundlage, was allerdings zu neuen Problemen in den Arbeitsabläufen des Unternehmens führte.

„Die Dropbox-App ist auch für die Mitarbeiter leicht verständlich, die mit der geschäftlichen Nutzung von Mobilgeräten noch nicht so vertraut sind. Wenn Mitarbeitern der Zugriff auf Dateien und deren Freigabe über Mobilgeräte leicht gemacht werden soll, ist Dropbox genau das Richtige.“

Die Lösung

Eine neue Weltordnung

Obwohl die Vertriebsmitarbeiter von Orkla Foods unterwegs nun besser mit der Zentrale in Verbindung bleiben konnten, gestaltete sich die Freigabe von Dokumenten außerhalb des traditionellen Bürobetriebs mithilfe eines Zusatzmoduls der Anwendung schwierig. Was sie brauchten, war eine Tablet-freundlichere App, über die sie Dokumente leichter abrufen und freigeben konnten. Andersgaard meint dazu: „Unsere Mitarbeiter benötigten eine Plattform, die speziell auf das schnelle und sichere Freigeben von Dokumenten und Mediendateien ausgelegt ist.“ Schließlich entschied sich das Vertriebsteam für Dropbox Business. Die benutzerfreundliche Handhabung der mobilen App war genau das, wonach Orkla Foods gesucht hatte. „Die Dropbox-App ist auch für die Mitarbeiter leicht verständlich, die mit der geschäftlichen Nutzung von Mobilgeräten noch nicht so vertraut sind“, freut sich Andersgaard. „Wenn Mitarbeitern der Zugriff auf Dateien und deren Freigabe über Mobilgeräte leicht gemacht werden soll, ist Dropbox genau das Richtige.“ Auf ihren Reisen zu Lebensmittelmärkten im In- und Ausland können die Vertriebsmitarbeiter jetzt sofort auf PowerPoint-Präsentationen, Videos und all die Dokumente zugreifen, die sie bei Geschäftsabschlüssen benötigen. Das erspart ihnen die Suche nach E-Mails oder nach Dateien, die über unhandliche Apps für sie freigegeben wurden. Wenn man außerdem bedenkt, dass die Produktinformationen, Verkaufsbedingungen und Marketingmaterialien mehrmals im Jahr überarbeitet werden, ist es mehr als praktisch, dass das Unternehmen diese seinen Mitarbeitern nun an die Hand geben kann, ohne sie drucken oder auch nur ein einziges Dokument versenden zu müssen. „Letztendlich arbeiten wir auf papierfreie Arbeitsabläufe hin“, erklärt Andersgaard. „Dropbox Business bietet einen zentralen, digitalen Anlaufpunkt für unsere Mitarbeiter, an dem sie alle notwendigen Informationen finden – angefangen bei den aktuellen und vollständigen Vertriebsinfos über Onboarding-Dokumente für neue Mitarbeiter bis hin zur Anleitung für die Reisekostenabrechnung.“

„Mit Dropbox Business bestimmen wir selbst, wer was wann und wie lange sehen kann. Ob wir einen neuen Mitarbeiter einarbeiten oder das Vertriebsteam auf dem Laufenden halten müssen: Wir können jedem zur richtigen Zeit die notwendigen Informationen am richtigen Ort bereitstellen.“

Die Ergebnisse

Produktivität und Sicherheit

Mehr Bewegungsspielraum für Mitarbeiter mag der erste Gedanke gewesen sein, aber was Orkla Foods an Dropbox Business besonders zu schätzen weiß, ist die Gewissheit, dass die Unternehmensdateien sicher und geschützt an einem einzigen Ort gespeichert sind. Bei rund 300 Nutzern im Außendienst kommt es immer mal wieder vor, dass Dateien versehentlich gelöscht werden. Das aber braucht Andersgaard wenig zu kümmern: „Mit Dropbox Business müssen wir uns darum keine Sorgen machen. Fehler können passieren und das Wissen, dass wir verloren gegangene Dokumente und frühere Versionen wiederherstellen können, ist sehr beruhigend.“ Nicht nur, dass die Sorge um den Verlust wichtiger Dateien entfällt, die Unternehmensführung kann sich außerdem sicher sein, dass ihre Mitarbeiter in jeder Situation die richtigen Dateien parat haben. „Mit Dropbox Business bestimmen wir selbst, wer was wann und wie lange sehen kann“, bestätigt Andersgaard. Ob wir einen neuen Mitarbeiter einarbeiten oder das Vertriebsteam auf dem Laufenden halten müssen: Wir können jedem zur richtigen Zeit die notwendigen Informationen am richtigen Ort bereitstellen.“