La empresa de arquitectura con base en San Francisco lleva a cabo todo su proceso de diseño en Dropbox Business. De este modo, puede trabajar sin esfuerzo con los contratistas y ampliar la capacidad de su pequeño equipo.

Red Dot Studio, empresa de arquitectura

Resultados clave de Red Dot Studio

Mejor colaboración interna y con los contratistas

Más tiempo para hacer hincapié en el trabajo de diseño

Un crecimiento más rápido de la empresa

El desafío

Evitar las soluciones anticuadas

Para prosperar en el popular mercado inmobiliario de San Francisco, Red Dot Studio debe diseñar elegantes residencias que aprovechen al máximo todos y cada uno de los valiosos metros cuadrados. Con un personal interno de solo seis miembros, la empresa de arquitectura se dio cuenta de que los diseños de las cocinas no eran los únicos que debían ser eficientes. El equipo tenía que simplificar la forma de compartir la información a fin de tener éxito como pequeña empresa. En los primeros tiempos de la empresa, Red Dot Studio contrató a una empresa de consultoría informática para instalar un servidor en sus instalaciones con la esperanza de librarse de la carga que suponía la administración de datos. Sin embargo, el resultado fue todo lo contrario. "El servidor era pesado, lento y complicado, y teníamos que depender de otra persona que nos ayudara con los problemas técnicos", señala Alix Daguin, diseñadora de proyectos y la segunda empleada de la empresa. En la presentación para un cliente, el equipo evitó el uso del anticuado servidor y compartió archivos PDF, y archivos de Photoshop, InDesign y CAD a través de la cuenta de Dropbox personal de Daguin. "Al día siguiente, estaba claro que ya era suficiente, y nos registramos en Dropbox Business", afirma.

La solución

Colaboración dentro y fuera de la oficina

En la actualidad, los diseñadores de Red Dot Studio usan Dropbox Business para colaborar no solo entre ellos, sino también con ingenieros externos, consultores y clientes. Al configurar carpetas compartidas para cada uno de los proyectos, el equipo puede trabajar en conjunto y hacer un seguimiento de las revisiones en los activos, como cálculos de los planos, permisos y diseños esquemáticos. "Trabajar con una estructura organizada de carpetas es mucho más fácil que usar el correo electrónico, donde los archivos suelen extraviarse", expresa Daguin. "Los contratistas conocen Dropbox. Acceden a los archivos que necesitan para realizar su trabajo en las carpetas compartidas; de este modo, evitamos las complicaciones de enviar y recibir archivos por correo electrónico". Al realizar presentaciones para los clientes o trabajar de forma coordinada con los ingenieros, Red Dot Studio usa los vínculos compartidos de Dropbox para enviar presentaciones y archivos de CAD de gran tamaño con facilidad. Dropbox Business les permite a los miembros del equipo de Red Dot Studio acceder a su trabajo estén donde estén en todo momento. Cuando un usuario necesita los conceptos más recientes, puede acceder a ellos rápidamente a través de la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles. "Tras visitar una obra, solíamos dedicar tiempo a buscar un boceto, escanearlo y guardarlo", señala Daguin. "Ahora, podemos capturar una imagen en nuestros teléfonos, guardarla en la ubicación correcta a largo plazo y difundirla de inmediato. Es un proceso mucho más sencillo".

Los resultados

Mantener un personal y los gastos generales reducidos

Red Dot Studio guardó todos los archivos de la empresa en Dropbox Business, lo cual refleja la tranquilidad que la solución les brinda a los empleados. Particularmente, les gusta la característica del historial de versiones ilimitado, que les permite volver a las versiones anteriores de los documentos y recuperar los archivos eliminados por error con facilidad. "Aunque haya una inundación o un incendio, sé que contamos con el respaldo de Dropbox," señala Daguin. Para Red Dot Studio, Dropbox Business llegó justo a tiempo. "Al crecer de uno a seis empleados, el hecho de aprovechar la flexibilidad y la facilidad de uso de Dropbox era lógico," expresa Daguin. "Podemos centrar nuestra energía en nuestras actividades principales y en la ventaja competitiva: un excelente trabajo de diseño, las relaciones con los clientes y los empleados".

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