Cómo firmar un PDF y obtener firmas electrónicas en línea

Ya no necesitas papel físico para conseguir una firma legalmente vinculante. Optimiza el proceso de firma de contratos para tus clientes y para ti con firmas electrónicas.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica es prácticamente lo que su nombre indica: una versión digital de tu firma manuscrita. Cuando un formulario en PDF necesita una firma, verás un campo de firma destacado como un área que puedes editar para agregar texto y firmar. Es posible que los términos “firma digital” y “firma electrónica” se utilicen indistintamente, pero en realidad no son la misma cosa. Cuando se trata de cómo firmar digitalmente un PDF, existen dos maneras:

Firmas electrónicas

La firma electrónica, de conformidad con la Ley de Firmas Electrónicas, sirve como equivalente vinculante de tu firma manuscrita, que, a su vez, es tu consentimiento a los términos y condiciones establecidos en el documento que firmes. También conocida como firma electrónica, es básicamente una imagen de tu firma colocada en un documento digital y no puede declararse inválida por el mero hecho de no ser una firma física.

Firmas digitales

La firma digital está cifrada y diseñada para contrarrestar cualquier posibilidad de alteración. Cuando se firma un documento con una firma digital, un algoritmo funciona para generar un “hash". Este hash es completamente único en el documento que firmes en el momento en que lo firmes. Si de alguna manera se modifica o altera el documento, cambiará el hash. Si abres un documento que se ha firmado con un hash, tu programa te dirá si se ha alterado el contenido desde que se aplicó una firma. Y, de ser así, puede ser necesario cuestionar la integridad del documento.

¿Son vinculantes las firmas electrónicas y digitales?

Sí, las firmas electrónicas y digitales son vinculantes, aunque esto puede variar de un estado a otro y de un país a otro. Ambos tipos de firmas son características legalmente vinculantes de cualquier documento que firmes.

¿Necesito una firma electrónica o una firma digital?

Todo depende de tu documento. Las firmas digitales tienen más peso en cuanto a seguridad porque no es posible estar en presencia del firmante y están destinadas a ser entregadas con seguridad a nivel de notario. Dicho esto, la mayoría de las circunstancias a las que tu equipo y tú probablemente se enfrenten no requieren un notario, así que una firma electrónica es más que suficiente.

¿Cuándo necesito una firma electrónica?

Puedes utilizar una firma electrónica para firmar documentos como contratos, acuerdos y facturas. Una ventaja agregada es que puedes cotejar tus documentos para ser más ágil que nunca: nunca más deberás firmar cada factura individual a mano ni preocuparte por dónde guardarla. Es posible que también estés familiarizado con la pantalla táctil o el panel táctil de firma que se suelen utilizar como protocolo de firma en los escritorios de la oficina, que también se consideran firmas electrónicas.

¿Qué programas me permiten firmar un PDF?

Una gran cantidad de integraciones de aplicaciones de Dropbox permiten la firma electrónica en programas, como Microsoft Word y Adobe Acrobat. Las integraciones de Dropbox incluyen herramientas de firma electrónica inmejorables, como HelloSign, una empresa de Dropbox, DocuSign y Adobe Sign. ¿Lo mejor? Siempre y cuando tu dispositivo sea compatible con alguna de estas herramientas, puedes firmar. Eso significa que, ya sea que estés en una PC, un teléfono Android o un iOS, nada te impide que firmes y finalices los contratos.

Cómo firmar electrónicamente un PDF sin una imagen de tu firma

No te preocupes si no tienes un archivo de imagen digital de tu firma precisa, porque no es necesario. Una firma electrónica te permite agregar texto como medio de firma o genera una firma “manuscrita” de tu nombre. De manera alternativa, las herramientas de lápiz óptico para iPad y los trackpads para PC te permiten colocar tu propia firma manuscrita, pero no son estrictamente necesarias para crear una firma en línea.

Cómo firmar un documento PDF con Dropbox

Las integraciones de Dropbox, como HelloSign, hacen que sea fácil beneficiarse de las firmas electrónicas dentro de tu cuenta de Dropbox. Puedes crear un contrato desde el borrador hasta las etapas finales y luego enviarlo para firmarse, todo dentro de Dropbox. Esto significa que no será necesario descargar ningún documento confidencial en tu PC local que pueda eliminarse de forma accidental o dejarse en espera en una carpeta poco segura. Si eres tú quien firma, también puedes agregar tu firma desde Dropbox: solo debes seleccionar un PDF o un documento de Word que te gustaría firmar y seleccionar HelloSign o cualquier herramienta de firma electrónica que quieras usar.

Los archivos se almacenan de forma segura en Internet, son accesibles a la distancia y utilizan nuestra protección de varias capas y un estricto cifrado. Desde la colaboración en las propuestas iniciales, el envío de borradores de contratos y finalmente el almacenamiento de tu documento PDF firmado, Dropbox es un proveedor integral de soluciones para tus necesidades de firma electrónica.

Utiliza las firmas electrónicas en Dropbox para agilizar el trabajo

Ya sea que estés esperando la aprobación de una factura o incorporando un nuevo empleado, hemos llegado a aceptar que imprimir, firmar, confirmar y archivar documentos puede ocupar días, si no semanas, de tu tiempo. Pero no tiene por qué ser así. Al firmar los documentos a través de HelloSign y Dropbox, puedes hacer que tu flujo de trabajo sea más fluido:

  • El tiempo de respuesta es un 80 % más rápido
  • Almacenamiento seguro
  • Ecológico
  • Ahorra tiempo en la administración
  • Ahorra dinero en fax y gastos de envío (especialmente para los trabajadores autónomos)
  • Se puede hacer directamente en tu espacio de trabajo de Dropbox

Aunque el mundo aún se está adaptando a la firma electrónica, los viejos tiempos de la tinta de John Hancock pronto serán cosa del pasado.