Información sobre lectores en archivos compartidos

Este artículo describe una característica disponible solo para determinados usuarios a través del acceso anticipado en equipos de Dropbox Business.

Si quieres utilizar esta característica en tu equipo de Dropbox Business, habilítala y comienza a usarla ya mismo. Si eres usuario de Dropbox Basic o Plus, no podrás suscribirte a esta característica.

¿Qué significa que un producto de Dropbox esté en versión "alfa" o "beta"?

Con la información sobre lectores, puedes consultar si un usuario está viendo un archivo en tiempo real. Si eres miembro de un equipo de Dropbox Business suscrito a un plan Advanced, Enterprise o Education, también podrás consultar cuándo un usuario vio un archivo por última vez.

Consulta si un miembro del equipo está viendo tu archivo

Cuando un miembro del equipo está viendo un archivo compartido en tiempo real, su icono se muestra en color. Si desplazas el mouse sobre el icono, se lee Viendo ahora. Después de que un miembro del equipo visualiza el archivo, su icono se muestra en color gris. 

Si, en un archivo, le concedes a un miembro del equipo los permisos Puede ver o Puede editar, su icono se muestra en gris junto al botón Compartir. Si compartes un archivo con un miembro del equipo a través de un vínculo compartido, su icono no se muestra hasta que el miembro del equipo visualiza el archivo.

Consulta cuándo un miembro del equipo vio tu archivo por última vez

Los miembros de equipos de Dropbox Business suscritos a un plan Advanced, Enterprise o Education pueden consultar cuándo un usuario vio un archivo por última vez. Para consultar cuándo un usuario vio un archivo por última vez, desplaza el mouse sobre su avatar, y se mostrará cuándo se ha  Visto el archivo.

También puedes consultar el historial completo de cuándo se vieron los archivos.

Para ver una lista completa de las personas que visualizaron el archivo, lleva a cabo estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Busca el archivo que te interesa y haz clic en él para abrirlo.
  3. Haz clic en la lista de lectores (los iconos de miembros del equipo con acceso al archivo).
  4. En el cuadro de diálogo, hay una lista de las personas que tienen acceso al archivo mediante una carpeta o un archivo compartidos.
Información sobre lectores
Consulta cuándo un miembro del equipo vio un archivo por última vez

Usar la información sobre lectores

La información sobre lectores debe estar habilitada en tu cuenta de forma predeterminada. De no ser así, habilita la información sobre lectores.

Una vez habilitada, la información sobre lectores se habilita de forma automática para todos tus archivos. Si no quieres ver la información sobre lectores en un archivo o una carpeta específicos, puedes inhabilitarla; para ello, sigue estos pasos:

Archivos compartidos

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Busca el archivo correspondiente.
  3. Haz clic en Compartir.
  4. Haz clic en Configuración del archivo.
  5. Junto a ¿Mostrar quiénes accedieron al archivo?, selecciona No mostrar.
  6. Haz clic en Guardar configuración.

Carpetas compartidas

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Busca la carpeta correspondiente.
  3. Haz clic en Compartir.
  4. Haz clic en Configuración de la carpeta.
  5. Junto a ¿Mostrar quiénes accedieron a la carpeta?, selecciona No mostrar.
  6. Haz clic en Guardar configuración.

Nota: Solo el propietario de una carpeta compartida puede inhabilitar la información sobre lectores. Cualquier editor puede inhabilitar la información sobre lectores en un archivo compartido.

Si estás viendo un archivo, no podrás impedir que el propietario vea tus datos en la información sobre lectores. Quienes consulten tu contenido no podrán inhabilitar la información sobre lectores en tu archivo compartido o tu carpeta compartida.

Por ejemplo: La información sobre lectores está desactivada para un equipo. Un miembro del equipo recibe una invitación a una carpeta compartida donde la información sobre lectores está activada. El miembro del equipo se mostrará en la información sobre lectores de la carpeta compartida.

Privacidad

Miembros del equipo y otros usuarios con los permisos “Puede editar” o “Puede ver”

Puedes consultar la información sobre lectores de los miembros de tu equipo o de otros usuarios con los permisos Puede editar o Puede ver. Los miembros del equipo y los otros usuarios con el permiso Puede editar en un archivo pueden ver los nombres y las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo, de los usuarios con el permiso Puede editar y de los usuarios con el permiso Puede ver.

Los usuarios con el permiso Puede ver no podrán consultar la información sobre lectores.

Usuarios que pueden acceder a un archivo a través de un vínculo compartido

Cuando un usuario que no es miembro del equipo o que no recibió una invitación específica al archivo accede a un vínculo compartido, se muestra como un Invitado que está viendo el archivo. No es posible consultar el nombre ni la dirección de correo electrónico de un Invitado.

Los invitados no podrán consultar la información sobre lectores.

Para obtener más información, haz clic en una de las siguientes preguntas:

¿Cómo se habilita la información sobre lectores?

La información sobre lectores puede estar habilitada en tu cuenta de forma predeterminada. Si no se muestra la información sobre lectores en tu contenido, puedes habilitarla para todos tus archivos; para ello, sigue estos pasos:

Administradores de Dropbox Business

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Información sobre lectores.
  5. Cambia la selección del menú desplegable a Activado de forma predeterminada.
  6. Guarda los cambios.

Nota: Si eres miembro de un equipo de Dropbox Business, y el administrador inhabilitó la información sobre lectores, comunícate con él para que habilite la característica.

Usuarios de Dropbox Plus y Dropbox Basic

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en tu avatar.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Desliza Información sobre lectores en todos mis archivos a la posición Activada.

Si la información sobre lectores está inhabilitada en tu cuenta, puedes habilitarla para archivos o carpetas específicos; para ello, sigue estos pasos:

Archivos compartidos

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Busca el archivo correspondiente.
  3. Haz clic en Compartir.
  4. Haz clic en Configuración del archivo.
  5. Junto a ¿Mostrar quiénes accedieron al archivo?, selecciona Mostrar.
  6. Haz clic en Guardar configuración.

Carpetas compartidas

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Busca la carpeta correspondiente.
  3. Haz clic en Compartir.
  4. Haz clic en Configuración de la carpeta.
  5. Junto a ¿Mostrar quiénes accedieron a la carpeta?, selecciona Mostrar.
  6. Haz clic en Guardar configuración.

¿Cómo hago para inhabilitar la información sobre lectores en toda mi cuenta?

Si no quieres que se muestre la información sobre lectores en tu contenido, puedes inhabilitarla; para ello, sigue estos pasos:

Administradores de Dropbox Business

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en Consola de administración.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Haz clic en Información sobre lectores.
  5. Cambia la selección del menú desplegable a Desactivado de forma predeterminada Desactivado por completo. Si seleccionas Desactivado de forma predeterminada, los miembros del equipo podrán activar la información sobre lectores en sus archivos o carpetas.
  6. Guarda los cambios.

Nota: Si eres miembro de un equipo de Dropbox Business, el administrador selecciona la opción predeterminada para tu equipo. Si la información sobre lectores está Activada de forma predeterminada Desactivada de forma predeterminada, puedes configurar esta opción en carpetas o archivos específicos que sean de tu propiedad.

Usuarios de Dropbox Plus y Dropbox Basic

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Haz clic en tu avatar.
  3. Haz clic en Configuración.
  4. Desliza Información sobre lectores en todos mis archivos a la posición Desactivada.

Nota: Si seleccionas Desactivado, podrás activar la información sobre lectores en carpetas o archivos específicos que sean de tu propiedad.

¿Qué plataformas se admiten para la información sobre lectores?

Puedes consultar cuándo un miembro del equipo está viendo un archivo compartido en dropbox.com o en la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles. Si un miembro del equipo usa la insignia de Dropbox en un archivo de Microsoft Office, podrás ver cuándo está viendo el archivo en tiempo real. 

Los miembros de equipos de Dropbox Business suscritos a un plan Advanced, Enterprise o Education pueden consultar cuándo un miembro del equipo vio el archivo en dropbox.com o en las aplicaciones de Dropbox para dispositivos móviles, y cuándo usa la aplicación para escritorio.

En el caso de los usuarios de Windows, podrán consultar cuándo se vieron los archivos en la mayoría de las aplicaciones.

En el caso de los usuarios de Mac OS 10.9 y versiones posteriores, podrán consultar cuándo se vieron los archivos en las siguientes aplicaciones:

  • Adobe Acrobat Pro
  • Adobe Photoshop CC 2015 y 2016
  • Microsoft PowerPoint 2011 y 2016
  • Microsoft Word 2011 y 2016
  • iWork Keynote, Numbers, Pages
  • Vista previa
  • TextEdit

¿De qué forma un usuario puede obtener acceso a un archivo?

Los miembros de una carpeta compartida con el permiso Puede editar pueden invitar a usuarios a la carpeta. Para ver los permisos de un usuario (“Puede editar” o “Puede ver”), haz clic en Compartir

Si eres el propietario de una carpeta compartida, puedes limitar quiénes podrán invitar a usuarios a la carpeta.

Si se muestra un Invitado, este usuario solo puede acceder al archivo a través del vínculo. Un Invitado también puede ser un usuario que tiene acceso a un archivo, pero que está accediendo a un vínculo compartido sin haber iniciado sesión.

¿Por qué no se muestra un usuario a quien le concedí acceso?

Si más de cuatro usuarios vieron un archivo, se muestra un icono con un número. El icono muestra cuántos usuarios vieron el archivo. Para ver a todos los usuarios que tienen acceso al archivo, haz clic en el icono.

Si no se muestra la persona que buscas, es posible que no haya visto el contenido o que lo haya visto sin haber iniciado sesión. Si no inició sesión al ver el contenido, se muestra como Invitado

Si eres miembro de un equipo de Dropbox Business suscrito a un plan Advanced, Enterprise o Education, puedes consultar el historial completo de cuándo se vieron los archivos.

Administradores de Dropbox Business: ¿Puedo acceder a la información sobre lectores?

Sí. Los administradores de equipos de Dropbox Business pueden consultar la información sobre lectores en los registros de actividad.

Más información

Configuración de la información sobre lectores 

Si la información sobre lectores está inhabilitada en una carpeta compartida, también lo está en todo el contenido de la carpeta. Solo el propietario puede habilitar la información sobre lectores en archivos específicos de la carpeta compartida. 

Si la información sobre lectores está habilitada en una carpeta compartida, la característica está habilitada solo para los archivos en los cuales la información sobre lectores no se haya inhabilitado de forma específica.

Si la información sobre lectores está habilitada en una carpeta compartida, los usuarios que Pueden editar la carpeta podrán inhabilitar la información sobre lectores en los archivos de la carpeta compartida.

Mover contenido

Cuando mueves un archivo a una carpeta compartida, el archivo adopta la misma configuración de la información sobre lectores que tenía la carpeta compartida. Si mueves un archivo a una carpeta compartida que no es de tu propiedad, es posible que la configuración de la información sobre lectores del propietario sea diferente.

Nota: Si modificaste la configuración de la información sobre lectores de tu archivo antes de moverlo, este conserva la configuración que seleccionaste.

Unirte a un equipo

Si te unes a un equipo de Dropbox Business, la configuración de la información sobre lectores del equipo se aplica también a tu cuenta.

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