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La empresa contratante eléctrica confía en Dropbox Business para conectar la oficina central con supervisores sobre le terreno en algunas de las regiones más remotas de Canadá.

Resultados clave de CEL Electric

Mayor colaboración entre supervisores y la sede central

Recuperación de datos ilimitada de recursos valiosos

Mayor seguridad para los datos de pago de los clientes

EL RETO

Un shock para el sistema

Con una economía basada en gran medida en la minería, la producción y la agricultura, la provincia canadiense de Saskatchewan depende de empresas contratantes eléctricas como CEL Electric para alimentar instalaciones de producción claves. Creada en 1979, CEL ha crecido hasta abrir seis oficinas en distintas ubicaciones en Canadá. Con el crecimiento de la empresa, las herramientas existentes limitaban la capacidad de los empleados para compartir fácilmente información entre sí y con clientes. Cuando enviaban por correo electrónico dibujos a propietarios de edificios, los empleados se veían forzados a dividir grandes archivos PDF en fragmentos más pequeños para no superar las limitaciones de los adjuntos. “Los pasos eran complicados y a veces se perdían datos”, comenta Mark Karr, director de proyectos. Algunos empleados incluso debían recurrir al envío de CD, unidades USB o dibujos y contratos en papel por mensajero; un proceso lento y costoso. La gota que colmó el vaso fue cuando, en 2014, un rayo impactó sobre un servidor de CEL en Saskatoon, borrando seis meses de trabajo, cuenta Shaun Unger, vicepresidente de asuntos corporativos. “Fue como una llamada de atención para realizar un cambio”, explica Unger. CEL decidió pasarse a la nube y eligió Dropbox Business porque permitía compartir archivos con socios externos de forma sencilla. El hecho de que muchos empleados de CEL ya tuvieran una cuenta de Dropbox personal hizo que la decisión se tomara con incluso más rapidez. “La adopción es mucho más sencilla cuando los empleados ya se sienten cómodos con el sistema”, cuenta Unger. “Dropbox era con diferencia la forma más eficaz de poner en marcha proyectos”.

“Si me desplazo, mi día se esfuma. Tengo que coger un avión, conducir a un lugar remoto, ir a una reunión y volver. Es bastante caro. Con Dropbox Business, puedo apoyar a los supervisores sobre el terreno desde la oficina central en lugar de hacer el viaje”.

LA SOLUCIÓN

Una mejor forma de colaborar

Dropbox Business ha transformado por completo la forma en que CEL gestiona los trabajos, desde la licitación inicial a la fase de diseño y la construcción final de generadores de potencia, plantas de tratamiento de aguas y contenedores de cereales, por nombrar algunos proyectos. Para mantener este complejo proceso lo más ordenado posible, CEL configura subcarpetas de cada proyecto para organizar documentos clave como dibujos, órdenes de cambio, presupuestos y permisos. “Ahora todo el mundo sabe dónde está todo”, explica Karr. “Ya no tengo que llevar en el llavero una unidad de almacenamiento USB”. Los equipos de ingeniería y diseño tienen la capacidad de colaborar en enormes diseños de AutoCAD, puesto que los empleados pueden acceder a los archivos más recientes en Dropbox, lo que reduce los tiempos de espera de proyectos. Si la definición de un proyecto cambia, los supervisores sobre el terreno pueden echar mano a los archivos que necesitan desde sus teléfonos, con lo que es sencillo colaborar con oficinas de CEL en tiempo real. Gracias a la función de subidas desde cámara de Dropbox, las fotografías de nuevos cableados o convertidores se comparten de forma casi instantánea con la oficina central. “Cuando un supervisor hace una foto, puedo ver en seguida de qué estamos hablando”, explica Karr. Cuando los empleados trabajan desde una ubicación remota, pueden seguir accediendo a todos los archivos que necesitan, ya que Dropbox Business funciona en situaciones con un ancho de banda limitado. “Incluso con una conexión inestable junto a la Bahía de Hudson, recibíamos todos los cambios”, comenta Karr. Los empleados de CEL ya no tienen que preocuparse de consultar documentos antiguos, puesto que la insignia de Dropbox permite a los usuarios saber quién más está trabajando en un archivo. El departamento técnico duerme más tranquilo ahora que sabe que la información delicada de la empresa está segura. La función de transferencia de cuentas permite a los administradores mover archivos a la cuenta de otro empleado si alguien se va de la empresa. Y la fechas de caducidad de los enlaces restringen el acceso a las licitaciones o conceptos de diseño después de una fecha determinada.

“La adopción es mucho más sencilla cuando los empleados ya se sienten cómodos con el sistema. Dropbox era con diferencia la forma más eficaz de poner en marcha proyectos”.

LOS RESULTADOS

Enlaces en lugar de aviones

Dropbox Business ha proporcionado a CEL un sistema de copia de seguridad de datos fiable, que era la necesidad más apremiante de la empresa tras el impacto del rayo. Pero CEL cuenta que el servicio también ha sido un éxito en otros ámbitos. La recuperación de versiones ilimitada ha resultado muy práctica. Por ejemplo, ha permitido que un empleado recuperase dibujos y hojas de cálculo valorados en 5000 USD que se habían eliminado accidentalmente. Pero el mayor impacto reside en el aumento de la eficiencia y la productividad. “Con Dropbox Business, puedo apoyar a nuestros supervisores sobre el terreno desde la oficina central en lugar de hacer el viaje”, explica Karr. “Si me desplazo al lugar, tengo que coger un avión, conducir a un lugar remoto, ir a una reunión y volver. Es bastante caro”. Sobre el terreno, Dropbox Business permite a todo el mundo estar al tanto. “Todo está centralizado, independientemente de dónde esté el equipo”, comenta Unger. “No hay duda de que nos permite ser más productivos a todos”.