La empresa de relojería utiliza Dropbox Business para compartir material de marketing con sus proveedores, por lo que ya no es necesario seguir utilizando sitios FTP.

Resultados clave de Citizen Watch

Compartir con otras partes es más sencillo y rápido 

Distribución optimizada de documentos de imágenes 

Incorporación sencilla y adopción rápida 

EL RETO

Inicio de una nueva era

Detrás de la operación de crecimiento de Citizen Watch America hay un equipo altamente dedicado de 14 profesionales de tecnología de la información comprometidos con ofrecer a los empleados una tecnología fiable. Mientras los departamentos de ventas y marketing se encargan de presentar y distribuir los productos a los proveedores, el equipo de tecnología de la información se ocupa de que los sistemas, el software y el hardware funcionen de la forma más eficiente posible. Cuando CWA decidió renovar su sitio web en 2012 (con un plazo muy apretado), el equipo de tecnología de la información optó por una herramienta de FTP existente para colaborar con los desarrolladores, pero la encontró muy limitada a la hora de transferir imágenes de alta resolución y otros archivos. El director de desarrollo de TI, Gen Miake, recuerda: “el equipo debía asegurarse de que los archivos llegaran a las otras partes”. Para simplificar los procesos y liberar mano de obra, el equipo decidió probar Dropbox. Fue perfecto. "La comodidad y la velocidad a la que todo el mundo podía acceder a los datos con Dropbox era significativa", explica Miake. "Fue decisivo para completar el proyecto a tiempo".

“Que la gente adoptara Dropbox no fue nada complicado, con lo que todo resultó mucho más sencillo. La herramienta estaba a su alcance y no la rechazaron. ¡Es perfecta!"

Gen Miake, director de desarrollo de TI, Citizen Watch America

LA SOLUCIÓN

La herramienta favorita de los empleados

Los miembros del equipo informático encontraron una solución que satisfacía sus necesidades, y a medida que se difundía la utilidad de Dropbox, cada vez más empleados de CWA empezaron a usarlo para compartir archivos con socios de negocio externos en lugar de depender de métodos más lentos, como el correo electrónico”. A medida que más gente adoptaba Dropbox en la empresa, Miake y su equipo supieron que había llegado el momento de pasar a un producto diseñado para un número mayor de usuarios. Así pues, a principios de 2013 implementaron Dropbox Business en CWA. Tras una sola sesión de formación, todo fue rodado. “Antes, el objetivo del departamento de TI era llevar la nueva tecnología a los usuarios, aunque lo complicado es que la usen”, comenta Miake. “Que la gente adoptara Dropbox no fue nada complicado, con lo que todo resultó mucho más sencillo. La herramienta estaba a su alcance y no la rechazaron. ¡Es perfecta!” Ahora, cuando Citizen presenta un nuevo modelo de reloj, se pueden distribuir rápidamente imágenes autorizadas a proveedores con fines de promoción en sus sitios web. Para ayudar a los representantes a obtener las imágenes con mayor rapidez, CWA ha configurado un sistema de gestión de documentos digitales integrado en Dropbox. “Cuando un cliente llama para pedir la imagen de un reloj particular, la integración en Dropbox permite a los representantes facilitarla rápidamente”, explica Miake. Para el departamento de TI, Dropbox Business no solo ha eliminado la necesidad de mantener sitios FTP, sino que también se ha convertido en una parte esencial de la gestión de los proyectos. Para la selección de una nueva solución ERP, IT trabajó conjuntamente con un consultor externo y utilizó Dropbox para proporcionar toda la información necesaria. CWA está usando Dropbox de nuevo para ayudar con la implementación de la solución ERP. Tal y como Miake explica, “almacenamos en Dropbox todos los diagramas de diseño y de subida y limpieza de datos que nuestro nuevo socio ERP necesita”. En estos momentos, Miake y su equipo están actualizando el sistema de gestión de almacén de CWA y utilizan Dropbox para compartir datos sobre tipos de envío, volumen de envío máximo y volumen de productos movidos de forma que el consultor que les ayuda pueda redactar especificaciones de requisitos específicas. “Como la mayoría de los documentos dinámicos, nuestras especificaciones cambian continuamente, y perderíamos el control si utilizáramos el correo electrónico”, comenta Miake. “Gracias al control de versiones de Dropbox, todo el mundo está seguro de tener la versión más reciente de todo lo que necesita”.

“Con herramientas como Dropbox, seguir creciendo es totalmente factible”.

Gen Miake, director de desarrollo de TI, Citizen Watch America

LOS RESULTADOS

Un enfoque más progresivo

Con dos décadas de experiencia, Miake ha sido testigo de grandes transiciones en el sector de la tecnología de la información. “El ámbito de la tecnología de la información ha crecido drásticamente”, declara. “Ya no son solo las soluciones ERP, también debemos apoyar las soluciones SaaS, que son tan importantes para los negocios”. Tecnologías como Dropbox Business ayudan a los equipos como el de Miake a enfrentarse a retos sin agotar todos los recursos. “Nuestro objetivo es proporcionar herramientas que ayuden a la gente a hacer su trabajo y cumplir las necesidades de la empresa. El control del uso es una parte importante, y Dropbox Business nos permite ver dónde falla. La antigua actitud de "si lo construyes, lo usarán" ya no está vigente.Citizen Watch America sigue creciendo y optimizando sus operaciones, y Miake cree que Dropbox Business es en parte responsable de esto. Miake explica: “En 2013 crecimos a un ritmo considerable y queremos seguir así este año. Con herramientas como Dropbox, seguir creciendo es totalmente factible”.

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