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El personal del instituto de investigación utiliza Dropbox para empresas para permitir una colaboración segura con documentos de investigación confidenciales desde cualquier parte.

Resultados clave de Ehrenberg-Bass

Aumento de la privacidad en proyectos individuales

Uso compartido más sencillo para usuarios situados en diferentes ubicaciones

Mayor seguridad en los archivos de proyectos activos y completados

El reto

Adopción preliminar

Con un equipo de cazadores de tendencias al frente, no es sorprendente que en Ehrenberg- Bass fueran pioneros a la hora de adoptar el almacenamiento de archivos en línea. En cuanto tuvo noticias de Dropbox Business, el director y profesor Byron Sharp tomo la decisión de nivel ejecutivo de migrar a los miembros del personal desde servidores in situ a Dropbox Business. Aunque no todos los empleados de Ehrenberg-Bass estaban familiarizados con Dropbox, Sharp solo tuvo que hacer una breve presentación para que todo el mundo estuviera al día. Sesenta y cinco usuarios configuraron la cuenta de Dropbox Business de Ehrenberg-Bass y empezaron a almacenar y compartir proyectos, datos y material de formación inmediatamente. Kirsty Willis, directora de Investigación de mercados, lo recuerda así: “La transición fue muy sencilla. Configuramos una cuenta, subimos algunos archivos a Dropbox y todos empezamos a compartir información inmediatamente. Ya no tuvimos que guardar los archivos en el servidor nunca más”.

“Cuando recopilamos datos, van a la carpeta de Dropbox. Cuando escribimos un informe o una propuesta, también. Así, cualquier miembro del equipo del proyecto puede ir a Dropbox y coger lo que necesite".

La solución

Cambios de comportamiento

Muchas plantillas maestras de archivos de Ehrenberg-Bass (como las que se utilizan en las propuestas comerciales) residen en Dropbox, por lo que suele ser el punto de partida de profesores, estudiantes de honor y otros empleados cuando emprenden nuevos proyectos. Una vez iniciado un proyecto, su equipo utilizará Dropbox Business para almacenar datos, compartir archivos pertinentes y consolidar la información de los miembros del equipo. Según explica Willis: “Cuando recopilamos datos, se guardan en una carpeta de Dropbox. Cuando redactamos un informe o una propuesta, también. Así, cualquier miembro del equipo del proyecto puede ir a Dropbox y coger lo que necesite". Solo unas cuantas personas gestionan cada proyecto, pero los que participan en él suelen preferir trabajar fuera de la oficina, lo que convierte a Dropbox Business en un valioso activo. “Cuando hay mucha gente trabajando de manera remota, es muy positivo que podamos entrar en Dropbox con tanta facilidad”, añade Willis. Una vez completados los proyectos, no es raro que los miembros del equipo redacten documentos o artículos de revistas para publicar los resultados de sus investigaciones. Tanto la investigación como las conclusiones asociadas suelen utilizarse en las tesis de los estudiantes universitarios de postgrado. Algunos miembros del personal de Ehrenberg-Bass incluso han redactado manuales sobre investigación de mercados con sus resultados. En el caso de cada proyecto posterior a la investigación, se utiliza Dropbox Business para organizar los archivos a lo largo del proceso de desarrollo. Según Willis: “Dropbox está genial porque ofrece más privacidad que un servidor. La gente puede controlar quién puede acceder a sus archivos cuando trabaja en proyectos individuales.” Además de depender de Dropbox Business durante las fases de investigación y elaboración de informes, el equipo de Ehrenberg-Bass utiliza también Dropbox para mantener el material de marketing en orden. Cuando la organización tenga que publicitarse para conseguir nuevos clientes o patrocinadores corporativos, solo tiene que acceder a su biblioteca de archivos de marketing de Dropbox.

“Dropbox está genial porque ofrece más privacidad que un servidor. Todo el mundo puede controlar quién puede acceder a sus archivos cuando trabaje en proyectos individuales.”

LOS RESULTADOS

Compartiendo experiencias en todo el mundo

Como los miembros del personal de Ehrenberg-Bass almacenan tantos datos de vital importancia en Dropbox (y suelen consultar informes de investigación anteriores cuando trabajan en proyectos de temas similares), unas de las características que más valoran es la capacidad de proteger a los archivos frente a la eliminación. “Lo último que queremos es eliminar las carpetas que hemos creado”, afirma Willis. “Nuestra intención es que todo se mantenga en Dropbox durante mucho tiempo”. La organización experimentó el poder de recuperación de archivos de Dropbox Business en primera persona cuando alguien eliminó accidentalmente una carpeta que contenía “una enorme cantidad de trabajo”. Tal y como recuerda Willis: “Estábamos todos sentados en una reunión y, de repente, nos dimos cuenta de que la carpeta más importante de la investigación había sido eliminada. Fue maravilloso poder rastrear quién había sido y, por supuesto, ¡fue fantástico que pudiéramos recuperar todos los archivos!” Gracias a la comodidad del almacenamiento y uso compartido de archivos, y a la tranquilidad de saber que sus archivos están seguros, en Ehrenberg-Bass están muy contentos de haber adoptado Dropbox de manera preliminar y haber trasladado sus datos ahí. Como afirma Willis: “Sin lugar a dudas, recomiendo Dropbox Business para crear copias de seguridad de todo el contenido que haya que mantener seguro y accesible”.