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Resultados clave de Orkla

Presentaciones de productos más limpias y modernas

Más recursos para un equipo comercial distribuido

Más tranquilidad y supervisión administrativa

El reto

Evolución de una marca establecida

Cuando llevas en un negocio más de tres siglos, te acostumbras a ver cómo evoluciona el sector. Las divisiones de Orkla han vivido tiempos buenos y malos, hasta llegar a ser el mayor fabricante de su categoría en Escandinavia. En los últimos años, a medida que la empresa se expandía, su equipo de comerciales se ha ido transformando progresivamente, de operaciones en la oficina y flujos de trabajo en papel, a un flujo de trabajo móvil con procesos digitalizados. La empresa llevaba dos décadas usando Lotus Notes. Dependían de esta solución y de sus bases de datos y plataforma de correo para compartir documentos, pero no existía un flujo de trabajo bien definido. A medida que cada vez más empleados empezaron a trabajar desde casa, estando de viaje y en las instalaciones de distribución de alimentos de Orkla Foods, surgió la necesidad de un sistema para compartir archivos mejor y más limpio. “Necesitábamos una forma más rápida de recibir información de nuestros comerciales y una manera mucho más moderna de presentar nuestros productos”, afirma el gerente de ventas, Jon-Erik Andersgaard. “Queríamos que todos nuestros comerciales itinerantes tuvieran acceso a imágenes, vídeos y los documentos administrativos que explican cómo queremos trabajar”. Orkla Foods tomó la decisión de pasar a dispositivos tablet y aplicaciones de ventas móviles creadas sobre el CRM SAP, pero esto suponía un nuevo conjunto de problemas para sus flujos de trabajo.

“La aplicación de Dropbox es muy fácil de explicar para la gente que empieza a usar dispositivos móviles en el trabajo. Si quieres que los empleados entiendan cómo acceder y compartir archivos rápidamente desde un dispositivo móvil, Dropbox es la tecnología que necesitas”.

La solución

Un nuevo orden mundial

Aunque las tablets permitían a los comerciales de Orkla Foods permanecer mejor conectados mientras trabajaban a distancia, no sabían cómo compartir documentos fuera de un entorno tradicional de oficina, como complemento de la aplicación de ventas. Necesitaban una aplicación que funcionara de forma más fluida con la interfaz de la tablet y les permitiera ver y compartir documentos con mayor facilidad. Andersgaard añade: “Nuestros comerciales necesitaban una plataforma diseñada específicamente para compartir de forma rápida y segura documentos y archivos multimedia”. El equipo de ventas encontró la solución en Dropbox Business. La funcionalidad fácil de entender de la aplicación para móviles era exactamente lo que buscaba Orkla Foods. Según Andersgaard: “La aplicación de Dropbox es muy fácil de explicar para la gente que empieza a usar dispositivos móviles en el trabajo. Si quieres que los empleados entiendan cómo acceder y compartir archivos rápidamente desde un dispositivo móvil, Dropbox es la tecnología que necesitas”. Ahora, cuando los comerciales visitan tiendas por todo el continente, pueden recuperar al instante presentaciones de PowerPoint, vídeos y todos los documentos que necesitan para cerrar sus ventas. Ya no tienen que buscar en el correo ni intentar localizar archivos que se han compartido mediante aplicaciones complejas. Además, cuando la empresa actualiza la información sobre sus productos, las condiciones de ventas y el material de marketing (algo que suelen hacer varias veces al año), puede enviar los archivos a los empleados sin necesidad de imprimir ni distribuir manualmente un solo documento. “Nuestro objetivo es eliminar el papel del flujo de trabajo”, explica Andersgaard. “Dropbox Business ofrece un espacio digital único para que los empleados encuentren toda la información que necesitan, desde la información de ventas más completa y novedosa hasta los documentos de incorporación de empleados, pasando por instrucciones para los informes de gastos”.

"Con Dropbox Business, tenemos un control absoluto sobre quién verá qué, cuándo y durante cuánto tiempo. Tanto si incorporamos a un nuevo empleado, como si tenemos que poner al tanto al equipo de ventas, podemos ofrecerles la información que necesitan en el momento y el lugar adecuados".

LOS RESULTADOS

Productividad y tranquilidad en una misma solución

En Orkla Foods adoran Dropbox Business porque permite a los empleados moverse libremente por el mundo, pero también porque mantiene todos los archivos de la empresa a salvo en un mismo lugar. Con unos 300 usuarios en el campo de las ventas itinerantes, a veces se producen eliminaciones accidentales de archivos. Pero como dice Andersgaard: “Dropbox Business nos aporta la máxima tranquilidad. La gente comete errores, y saber que podemos recuperar documentos perdidos y versiones anteriores es muy interesante”. Además de saber que sus empleados nunca tendrán que preocuparse por perder archivos importantes, la empresa también puede asegurarse de que tienen los archivos que necesitan inmediatamente y en cualquier situación. "Con Dropbox Business, tenemos un control absoluto sobre quién verá qué, cuándo y durante cuánto tiempo”, asegura Andersgaard. “Tanto si incorporamos a un nuevo empleado como si tenemos que poner al tanto al equipo de ventas, podemos ofrecerles la información que necesitan en el momento y lugar adecuados".