El estudio de arquitectura con sede San Francisco gestiona su proceso de diseño al completo en Dropbox Business, lo que le permite trabajar sin esfuerzo con proveedores y ampliar las capacidades de su pequeño equipo.

Red Dot Studio, un estudio de arquitectura

Resultados clave de Red Dot Studio

Colaboración más estrecha de manera interna y con proveedores

Más tiempo para centrarse en el diseño

Crecimiento más rápido de la empresa

EL RETO

Lidiar con soluciones poco eficientes

Para prosperar en el intenso mercado inmobiliario de San Francisco, Red Dot Studio debe diseñar residencias elegantes que maximicen cada valioso metro cuadrado. Con un personal interno de solo seis empleados, la empresa de arquitectura se dio cuenta de que los diseños de cocina no eran lo único que necesitaba ser eficientes. El equipo tenía que simplificar la manera en la que compartía información para tener éxito como pequeña empresa. En los inicios del estudio, Red Dot Studio contrató a una consultora informática para instaurar un servidor en la oficina, con la esperanza de que aliviara la carga de la gestión de datos. Pero el resultado fue el contrario. “El servidor era voluminoso, lento y complicado, y teníamos que pedir ayuda para solucionar los fallos”, explica Alix Daguin, diseñador de proyectos y el segundo empleado de la empresa. Para una presentación con clientes, el equipo consiguió evitar el lento servidor compartiendo archivos PDF, Photoshop, InDesign CAD mediante la cuenta personal de Dropbox de Daguin. “Al día siguiente tuvimos claro que ya era suficiente y nos registramos en Dropbox Business", comenta.

LA SOLUCIÓN

Colaboración dentro y fuera de la oficina

Actualmente, los diseñadores de Red Dot Studio utilizan Dropbox Business para colaborar no solo entre ellos sino también con ingenieros, consultores y clientes externos. Al configurar carpetas compartidas para cada proyecto, el equipo puede colaborar y supervisar las revisiones de recursos como cálculos de planes, permisos y diseños esquemáticos. “Trabajar en una estructura de carpeta organizada es mucho más fácil que mediante correo electrónico, donde los datos se perdían”, afirma Daguin. “Nuestros contratistas están familiarizados con Dropbox, así que sacan lo que necesitan de nuestras carpetas compartidas para hacer su trabajo, lo que nos ahorra un montón de mensajes ineficientes". Al realizar presentaciones con clientes o coordinarnos con ingenieros, Red Dot Studio utiliza los enlaces compartidos de Dropbox para enviar fácilmente presentaciones voluminosas y archivos CAD. Dropbox Business permite a los miembros del equipo de Red Dot Studio tener acceso constante a su trabajo independientemente de donde se encuentren. Cuando alguien necesita los conceptos más recientes, solo tiene que acceder a ellos desde la aplicación de Dropbox para móviles. “Después de visitar una obra, teníamos que perder tiempo buscando un boceto, escanearlo y guardarlo”, dice Daguin. “Ahora solo tenemos que hacer una foto con nuestros teléfonos, guardarla en la ubicación permanente correcta y distribuirla en el acto. Ahora es mucho más eficiente".

LOS RESULTADOS

Gastos generales y personal eficiente

Red Dot Studio ha traspasado todos los archivos del estudio a Dropbox Business, lo que ha aportado tranquilidad a los empleados. En particular, les encanta la función del historial de versiones ilimitado, que les permite volver a versiones anteriores de documentos y recuperar fácilmente archivos eliminados por error. “Aunque haya una inundación o un incendio, sé que Dropbox lo tiene todo controlado”, dice Daguin. Para Red Dot Studio, Dropbox Business llegó en el momento perfecto. "Al crecer de uno a seis empleados, era lógico aprovechar la flexibilidad y facilidad de Dropbox", comenta Daguin."Podemos centrar nuestras energías en nuestras competencias centrales y nuestra ventaja competitiva: diseños excelentes, la relación con clientes y nuestros empleados”.

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