Dropbox Paper: configuración de administración para equipos de Dropbox Business

Dropbox Paper: una forma simple y potente de colaborar.

Crea, comparte y mantén a tu equipo sincronizado sin esfuerzo con la ventaja adicional de los controles administrativos para proteger tu empresa.

  • Controla qué se comparte a través del uso compartido solo en el equipo.
  • Obtén visibilidad sobre la actividad de los usuarios consultando las actividades de Paper en el registro de actividad.
  • Utiliza la opción de inicio de sesión como usuario para ver documentos de Paper como otro miembro del equipo.

Secciones en este artículo:

Habilitar Paper

Para habilitar Paper en tu equipo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la pestaña Configuración.
  4. Elige Paper en Configuración adicional.
  5. En Habilitar Paper, selecciona Act. o Desact.
  6. Acepta las condiciones de Dropbox antes de activar Paper.
  7. Haz clic en Aplicar cambios.

Uso compartido solo en el equipo

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden elegir con quién pueden compartir documentos de Paper los miembros del equipo. Los administradores pueden elegir habilitar el uso compartido fuera del equipo o solo dentro del equipo de Dropbox. Para limitar el uso compartido dentro de tu equipo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la pestaña Configuración.
  4. Elige Paper en Configuración adicional.
  5. En Compartir documentos de Paper externamente, selecciona Act. o Desact.
  6. Haz clic en Aplicar cambios.

Esta opción no es retroactiva y solo se aplica a los documentos compartidos una vez modificada la configuración. Consulta los documentos que se han compartido con personas ajenas a tu equipo en el informe de actividad.

Nota: cuando se cambia el ajuste a desactivado , también se impide que los miembros del equipo puedan crear documentos en carpetas externas compartidas con ellos.

Privacidad predeterminada de documentos de Paper

Los administradores tienen la capacidad de elegir una configuración predeterminada de privacidad para los enlaces a documentos de Paper. Para elegir la privacidad predeterminada de los documentos de Paper:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la pestaña Configuración.
  4. Elige Paper en Configuración adicional.
  5. En Privacidad predeterminada de documentos de Paper, selecciona Cualquiera o Solo el equipo.
  6. Haz clic en Aplicar cambios.

Nota: la configuración de privacidad para documentos individuales de Paper se puede cambiar si la configuración de uso compartido lo permite.

Controles de eliminación permanente

Por defecto, el creador puede eliminar de manera permanente un documento o una carpeta después de que se haya archivado.

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden limitar la capacidad de eliminación permanente de documentos de Paper solo a los administradores de equipo. Para evitar eliminaciones permanentes, los administradores de equipo pueden decidir desactivarla opción de eliminaciones por parte del equipo.

Nota: si la opción Eliminación está desactivada, los administradores de equipo pueden eliminar permanentemente archivos si inician sesión como otro usuario.

Nota: esta configuración es aplicable a archivos de Dropbox y a documentos de Paper.

Desvinculación de dispositivos móviles

Los administradores pueden desvincular dispositivos con la aplicación de Paper para móviles instalada desde la cuenta de un miembro del equipo.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la página Miembros.
  4. Haz clic en el nombre del miembro cuyo dispositivo deseas desvincular.
  5. En Dispositivos móviles de Paper, haz clic para desvincular todos los dispositivos móviles de Paper.

Iniciar sesión como usuario

Los administradores de un equipo de Dropbox Business pueden iniciar sesión como otro miembro del equipo. Cuando utilizan esta función, los administradores pueden:

  • Ver carpetas y documentos de Paper
  • Compartir documentos y carpetas con otros usuarios
  • Mover carpetas y documentos de Paper
  • Restaurar documentos de Paper archivados
  • Archivar y eliminar permanentemente documentos de Paper

Los administradores no pueden crear, editar ni introducir comentarios en los documentos.

Para iniciar sesión como un miembro del equipo y acceder a su cuenta de Paper:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la página Miembros.
  4. Haz clic en el icono con forma de engranaje junto al nombre del miembro del equipo en cuyo nombre quieres iniciar sesión.
  5. Haz clic en Iniciar sesión como usuario.
  6. Haz clic en Iniciar sesión para confirmar que te gustaría iniciar sesión como usuario seleccionado.
  7. Haz clic en la pestaña Paper.
  8. Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar sesión.

Nota: todas las acciones realizadas por el administrador quedan recogidas en el registro de actividad.

Registro de actividad de Paper

La página Actividad muestra un resumen de la actividad más reciente de un equipo. Los administradores pueden seleccionar un tipo concreto de actividad de Paper en la página Actividad o descargar un informe de actividad completo.

Se registran actividades de Paper al:

  • Crear y modificar documentos
  • Introducir comentarios en documentos y cerrarlos
  • Compartir documentos con miembros del equipo y con personas ajenas a este
  • Archivar y eliminar permanentemente documentos
  • Solicitar acceso a documentos de miembros del equipo y personas ajenas a este
  • Ver documentos por parte de miembros del equipo y personas ajenas a este
  • Realizar cambios en la política de uso compartido

Para ver el registro de actividad:

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
  2. Abre la Consola de administración.
  3. Abre la página Actividad.

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