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Cette entreprise d'installations électriques s'appuie sur Dropbox Business pour faciliter les échanges entre le siège et les chefs de chantier, qui se trouvent parfois dans les régions les plus reculées du Canada.

Principaux résultats de CEL Electric

Collaboration renforcée entre les chefs de chantier et le siège

Récupération illimitée des données sur des biens de valeur

Sécurité des informations de paiement des clients renforcée

LE DÉFI

Quand un électrochoc vient chambouler le système

Avec une économie reposant largement sur l'exploitation minière, l'industrie manufacturière et l'agriculture, la province canadienne du Saskatchewan fait appel à des entreprises spécialisées dans les installations électriques telles que CEL Electric pour le raccordement de sites industriels au réseau électrique. Depuis sa création en 1979, CEL a connu une croissance stable et ouvert six agences dans l'ensemble du Canada. Mais à mesure que l'entreprise s'est développée, les outils existants ont freiné la capacité des collaborateurs à partager facilement des informations entre eux et avec leurs clients. Par exemple, pour envoyer des schémas par e-mail aux propriétaires d'un bâtiment, ils devaient scinder les gros fichiers PDF en plusieurs petits fichiers pour contourner les limites de taille. "Les processus étaient lourds et les pertes de données fréquentes", explique Mark Karr, chef de projet. Pire encore, de nombreux collaborateurs devaient se résoudre à faire appel à des sociétés de coursier pour envoyer des CD, des clés USB ou des piles de schémas et de contrats imprimés, une solution à la fois lente et coûteuse. C'est en  2014 que la goutte d'eau fit déborder le vase : la foudre s'est abattue sur l'un des serveurs de CEL à Saskatoon et l'entreprise a perdu six mois de travail. "C'était le signe qu'il était temps de changer les choses," explique Shaun Unger, vice-président chargé des affaires générales. CEL a alors décidé de passer au cloud et choisi Dropbox Business pour sa capacité à faciliter le partage des fichiers avec des partenaires externes. Et comme de nombreux collaborateurs de CEL possédaient déjà des comptes Dropbox à titre personnel, la migration s'est déroulée sans encombre. "L'adoption a été largement facilitée par le fait que les collaborateurs étaient déjà à l'aise avec le système", confie Shaun Unger. "Dropbox était de loin la solution la plus efficace pour lancer de nouveaux projets.

"Si je dois me rendre sur site, je ne fais rien d'autre de la journée. Je dois prendre l'avion, terminer le trajet en voiture, assister à la réunion, puis faire le chemin inverse. Les coûts ne sont pas négligeables. Avec Dropbox Business, je peux superviser le travail des chefs de chantier à partir du siège, sans devoir aller sur place."

LA SOLUTION

Une collaboration plus intelligente

Dropbox Business a intégralement transformé la manière dont CEL gère ses projets, de l'appel d'offres initial à la phase de conception en passant par la construction proprement dite des centrales électriques, usines de traitement des eaux usées et autres silos à grain. Pour essayer d'optimiser au maximum ce processus complexe, CEL a mis en place des sous-dossiers pour chaque projet, afin d'organiser les ressources principales : schémas, demandes de modifications, devis, permis de construire, etc. "Désormais, tout le monde sait où trouver chaque document, explique Mark Karr. "Je n'ai plus besoin d'attacher des clés USB à mon porte-clés." Les équipes d'ingénieurs et de dessinateurs peuvent collaborer sur de gros fichiers AutoCAD, car les collaborateurs ont toujours accès aux fichiers les plus récents via Dropbox, ce qui réduit les délais de livraison des projets. En cas de modification importante du projet, les chefs de chantier sur le terrain peuvent désormais récupérer les fichiers dont ils ont besoin sur leur téléphone et collaborer plus facilement avec les agences CEL, le tout en temps réel. Avec la fonctionnalité de chargements appareil photo de Dropbox, les photos des nouveaux câblages ou des sources d'alimentation sur le terrain peuvent être partagées presque instantanément avec le siège. "Dès qu'un chef de chantier prend une photo, je peux la consulter immédiatement", confie Mark Karr. Lorsqu'ils travaillent sur des sites distants, les collaborateurs peuvent toujours accéder aux fichiers dont ils ont besoin, car Dropbox Business fonctionne même lorsque la bande passante est limitée. "Même avec une connexion de mauvaise qualité depuis le fin fond du Nord canadien, nous pouvons voir les modifications au fur et à mesure", continue Mark Karr. Les collaborateurs de CEL ne perdent plus leur temps à travailler sur des documents obsolètes. En effet, avec le Badge Dropbox, ils savent qui d'autre modifie un fichier. Désormais, les membres de l'équipe informatique ont l'esprit tranquille, car ils savent que les données sensibles de l'entreprise sont en sécurité. La fonctionnalité de transfert de compte permet aux administrateurs de déplacer des fichiers vers le compte d'un autre collaborateur lorsque quelqu'un quitte l'entreprise. Par ailleurs, les délais de validité appliqués aux liens limitent l'accès aux dossiers d'appel d'offres et aux dessins préliminaires au-delà d'une certaine date.

"L'adoption a été largement facilitée par le fait que les collaborateurs étaient déjà à l'aise avec le système. Dropbox était de loin la solution la plus efficace pour lancer de nouveaux projets."

LES RÉSULTATS

Des liens hypertextes en lieu et place des billets d'avion

Avec Dropbox Business, CEL a répondu à son besoin le plus urgent après l'épisode de la foudre et dispose désormais d'une solution de sauvegarde fiable. Mais pour la société, ce changement représente un avantage à bien d'autres égards. La fonctionnalité de récupération étendue des fichiers supprimés est très pratique. Elle a d'ailleurs permis à un collaborateur de récupérer des schémas et des feuilles de calcul supprimés par erreur, dont la perte aurait coûté 5 000 dollars à l'entreprise. Cependant, c'est dans le domaine de l'efficacité et de la productivité que les gains sont les plus visibles. "Avec Dropbox Business, je peux collaborer avec nos chefs de chantier à partir du siège sans devoir me déplacer, explique Mark Karr. Lorsque je dois me rendre sur place, je dois prendre l'avion, puis louer une voiture, assister à la réunion et faire le chemin inverse. Les coûts ne sont pas négligeables." Sur le terrain, Dropbox Business permet à tous les collaborateurs de rester sur la même longueur d'onde. "Tout est centralisé pour tous les membres de l'équipe, où qu'ils se trouvent, affirme Shaun Unger. Ce qui est certain, c'est que nous sommes tous plus productifs."